Cara Menghindari Penggunaan Alat Komunikasi dan Kolaborasi yang Berlebihan

Kolaborasi dan alat komunikasi sangat penting untuk keberhasilan proyek apa pun, terutama untuk tim jarak jauh. Mereka membantu meningkatkan produktivitas dan koneksi di antara karyawan sambil memungkinkan mereka mengakses informasi dari mana saja kapan saja.

Namun, terlalu banyak pilihan dapat menjadi stres, terutama ketika Anda harus memulai setiap hari kerja dengan beralih di antara berbagai alat untuk tetap berada dalam lingkaran. Artikel ini akan membahas beberapa tips dan alat untuk membantu Anda menggunakan alat kolaborasi dengan lebih efektif.

Membebani tim Anda dengan kolaborasi alat bukanlah solusi untuk produktivitas yang lebih baik; sebaliknya, dapat menyebabkan:

• Produktivitas lebih rendah karena tim Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengejar informasi di berbagai platform daripada menyelesaikan tugas.
• Proyek tertunda karena komunikasi jatuh di antara celah-celah.
• Mengurangi kolaborasi karena beberapa orang mungkin kesulitan untuk membiasakan diri dengan berbagai platform kolaborasi.
instagram viewer
• Sulitnya mengakses informasi saat Anda membutuhkannya.
• Juggling antara berbagai aplikasi kolaborasi dapat menyebabkan pengalihan konteks dan efektivitas yang lebih rendah.
• Pemborosan karena banyak dari solusi perangkat lunak ini memiliki fitur yang tumpang tindih dan memerlukan biaya berlangganan.

Jadi, jika alat kolaborasi sangat penting untuk kerja tim, bagaimana Anda bisa menghindari masalah ini?

1. Prioritaskan Kebutuhan Tim dan Perusahaan Anda

Penting untuk memulai dengan menyadari bahwa kolaborasi yang efektif bukanlah tentang teknologi—ini tentang orang-orang Anda dan bagaimana mereka berinteraksi untuk mencapai tujuan bersama. Kolaborasi dan alat komunikasi masuk untuk memungkinkan dan memfasilitasi ini.

Oleh karena itu, Anda harus mulai dengan menilai kebutuhan perusahaan Anda dan budaya seperti apa yang ingin Anda bangun untuk tim Anda. Selain itu, dapatkan gambaran yang jelas tentang jenis tugas yang dilakukan tim Anda sehari-hari dan cara terbaik untuk berinteraksi satu sama lain.

Misalnya, jika Anda ingin mempromosikan kepercayaan dan kebebasan untuk bekerja selama jam kerja yang fleksibel, pilih solusi digital yang memungkinkan komunikasi asinkron dan kolaborasi, seperti Memutar dan Yac, dapat bekerja dengan baik. Alat-alat ini memberdayakan orang-orang Anda untuk tetap fokus selama garis waktu mereka yang paling produktif.

Di sisi lain, jika tim Anda kebanyakan bepergian, dan Anda menghargai komunikasi waktu nyata, alat yang memfasilitasi komunikasi sinkron dan menawarkan akses desktop dan seluler, seperti Kendur, mungkin pilihan terbaik Anda.

Setelah Anda memiliki gagasan yang jelas tentang kebutuhan Anda dan jenis budaya yang ingin Anda promosikan, akan lebih mudah untuk mempersempit jumlah opsi yang sesuai dengan pendekatan kerja Anda. Memilih alat hanya karena populer dapat secara tidak sengaja mengubah budaya dan sistem operasi perusahaan Anda, yang menyebabkan hasil yang tidak produktif.

2. Manfaatkan Suite Ruang Kerja

Setelah menilai kebutuhan perusahaan Anda dan dalam upaya untuk mengurangi jumlah alat kolaborasi yang Anda gunakan, Anda bisa mulai dengan melihat platform all-in-one atau serbaguna yang menawarkan berbagai fitur yang diperlukan untuk mengoperasikan bisnis.

Solusi ini dirancang khusus untuk menyatukan semuanya dengan menggabungkan fitur-fitur penting dan fungsionalitas dari beberapa aplikasi ke dalam satu platform, menghilangkan kerumitan membuka beberapa program untuk mengakses informasi.

Dengan demikian, mereka membantu menghemat waktu dan uang sekaligus mempermudah semua orang untuk menyelesaikan sesuatu tanpa melewatkan pembaruan apa pun. Mereka ideal untuk usaha kecil dan menengah yang tidak selalu membutuhkan lonceng dan peluit terbaru, melainkan solusi sederhana dan langsung yang membantu mereka beroperasi dengan lancar.

Alat ini memungkinkan Anda untuk bertukar pesan, menelepon, membuat catatan, menetapkan tugas, dan bahkan merencanakan proyek – semuanya dari satu tempat. Beberapa contoh dari suite ruang kerja terbaik yang menyediakan banyak fitur untuk merampingkan alur kerja Anda termasuk Paku atau halaman yang sama. Anda dapat menggunakan salah satu alat ini untuk menyatukan semua aktivitas Anda.

Misalkan organisasi Anda berspesialisasi dalam bidang pekerjaan tertentu dan platform multiguna Anda tampak seperti “Jack of all trades, master of tidak ada." Dalam hal ini, Anda harus mempertimbangkan untuk menemukan solusi terbaik yang sesuai untuk masing-masing fungsi yang dapat dengan mudah diintegrasikan dengan masing-masing fungsi lainnya.

Jika manajemen proyek adalah fokus utama Anda, Anda mungkin ingin melihat alat dengan fitur seperti pembuatan tugas dan penugasan, fungsi pencarian yang kuat, beberapa tampilan dasbor, pelaporan status proyek, dan proyek template.

Terkait: Integrasi Zapier Yang Akan Mengotomatiskan Alur Kerja Manajemen Tugas Anda

Namun, Anda juga harus mempertimbangkan solusi manajemen proyek yang menawarkan peluang integrasi dengan alat lain, misalnya, Sarang lebah, senin.com, atau menulis. Dengan cara ini, Anda dapat menggunakan beberapa alat yang cocok untuk tujuan tertentu dan menghubungkannya untuk mencapai hasil yang lebih baik.

Selain itu, alat ini mudah digunakan, sehingga memudahkan semua orang untuk mempelajari dan menggunakannya secara efektif.

4. Buat Gudang Pengetahuan Terpusat

Seperti yang telah kami sebutkan di atas, salah satu kelemahan utama menggunakan terlalu banyak alat kolaborasi adalah karyawan membuang waktu yang berharga melompat dari satu platform ke platform lain untuk mengakses informasi atau menyadap rekan lain dengan pertanyaan yang telah dijawab beberapa waktu.

Untuk menghindari hal ini, Anda dapat menyimpan semua informasi penting dalam basis pengetahuan terpusat yang mudah diakses dari mana saja. Anda dapat menggunakan wiki internal perusahaan alat seperti Tettra untuk menyimpan apa pun mulai dari kebijakan di seluruh perusahaan dan tutorial cara kerja hingga informasi produk tertentu. Siapa pun yang memiliki izin dapat menambahkan dan mengedit file, menciptakan platform kolaborasi intuitif yang membantu karyawan berbagi informasi satu sama lain.

Idenya adalah bahwa setiap anggota tim dapat langsung menuju ke basis pengetahuan ini untuk menemukan informasi dan mendapatkan jawaban atas pertanyaan atau masalah apa pun yang mungkin mereka miliki.

Mulailah Perjalanan Anda Menuju Komunikasi dan Kolaborasi yang Efektif Sekarang

Jika saat ini Anda berurusan dengan terlalu banyak kekacauan dalam hal alat komunikasi dan kolaborasi, pertimbangkan untuk menerapkan solusi di atas.

Dengan menggunakan solusi dan strategi digital kolaborasi terbaik untuk bisnis Anda, Anda mengambil langkah besar untuk menjadi lebih produktif, menghemat uang dalam jangka panjang, dan meningkatkan kinerja secara keseluruhan.

Saat Anda tumbuh dan bisnis Anda menjadi lebih menuntut, Anda selalu dapat merevisi proses Anda untuk memenuhi kebutuhan Anda yang berubah.

Cara Meningkatkan Produktivitas Tempat Kerja Anda Dengan Berbagi Pengetahuan

Berbagi pengetahuan di tempat kerja bisa menjadi kekuatan, tetapi hanya jika Anda menciptakan lingkungan yang mendorongnya. Berikut adalah beberapa alat dan tip untuk membantu.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis