Penggunaan Terbaik untuk Kotak Pencarian Microsoft 365

Kotak pencarian Microsoft lebih kuat dari yang Anda kira. Anda dapat menggunakannya untuk menemukan informasi, file, dan tips khusus konteks dengan cepat di aplikasi Microsoft 365 yang sedang Anda kerjakan.

Ada beberapa fitur kotak pencarian yang dibagikan di antara aplikasi Microsoft 365. Fitur lain lebih unik untuk aplikasi individual. Memahami fitur teratas hanya dapat mempercepat alur kerja Anda, seperti yang akan kita bahas hari ini.

Apa itu Kotak Pencarian Microsoft?

Berkat Internet, jumlah informasi di ujung jari Anda tidak terbatas. Yang perlu Anda lakukan adalah menemukan apa yang Anda inginkan. Prinsip inilah yang membuat kotak pencarian Microsoft sangat berguna.

Kotak pencarian membawa Anda ke informasi, file, foto, atau orang yang Anda inginkan lebih cepat dan dengan lebih sedikit beralih antara aplikasi dan folder.

Kotak pencarian tersedia di seluruh aplikasi Microsoft 365. Anda menemukan kotak di atas pita, dengan kata Mencari mengundang Anda masuk. Beberapa pengguna mungkin hanya melihat

kaca pembesar yang meluas ke dalam kotak saat diklik, tergantung pada pengaturan Anda. Bergantung pada versi Microsoft 365 Anda, kotak pencarian mungkin bernama Ceritakan dan memiliki bolam bukannya kaca pembesar.

Klik di kotak pencarian dan pencarian dan saran terbaru akan muncul di menu tarik-turun. Ketik satu huruf dan saran akan terisi kembali.

Cara terbaik untuk menggunakan kotak pencarian adalah dengan mengetikkan satu kata atau frase. Misalnya, Pivot Table di Excel atau View di Word. Ini akan mengisi hasil yang lebih relevan.

Jika Anda tidak melihat apa yang Anda cari, klik Hasil pencarian lainnya. Anda cenderung melihat apa yang Anda inginkan di sana.

Terkait: Cara Mengindeks Windows 11 untuk Hasil Pencarian Lebih Cepat

Mengapa Menggunakan Kotak Pencarian Microsoft?

Mengabaikan kemampuan ini? Hanya dengan beberapa ketukan, Anda dapat mengklik ke folder yang relevan dan membuka file yang Anda inginkan. Demikian pula, beberapa ketukan dapat membuka informasi yang Anda butuhkan dari mesin pencari berbasis browser.

Mungkin itu benar.

Tapi kapan terakhir kali Anda mempertimbangkan berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk mendapatkan file atau informasi? Berapa detik atau berapa klik? Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencari file atau informasi? pekerjaan terfokus di lingkungan kerja yang sudah mengganggu?

Ini mungkin lebih banyak waktu daripada yang Anda pikirkan, terutama ketika Anda dapat menggunakan alternatif yang sangat mudah diakses: melompat ke kotak pencarian, mengetuk satu atau dua kata, dan menemukan apa yang Anda butuhkan.

Mesin pencari di Microsoft 365 adalah bagian dari tren yang lebih luas menuju komputer yang memanfaatkan dengan lebih baik apa yang mereka ketahui tentang Anda. Kemampuan pencarian di Microsoft 365, dan Google Workspace, sekarang begitu kuat sehingga lebih dari sekadar folder untuk menyimpan file dapat terlihat kuno.

Terkait: Cara Menampilkan File dan Folder Tersembunyi di Windows 11

Fitur Kotak Pencarian Microsoft

Kotak pencarian memiliki beberapa fitur inti yang bekerja secara konsisten di seluruh aplikasi Microsoft 365.

1. Lokasi. Anda akan menemukan kotak pencarian di bagian atas aplikasi, di atas pita, meskipun dapat diminimalkan dalam bentuk kaca pembesar, tergantung pada pengaturan Anda. Pintasan keyboard Windows adalah Alt+Q.
2. Kata-kata atau frase. Anda dapat memasukkan satu kata atau frasa ke dalam kotak pencarian dan mendapatkan berbagai hasil spesifik konteks. Misalnya, saat berada di Outlook, kotak akan menampilkan email sebelum dokumen Word.
3. Penyimpanan. Kotak telusur akan mempelajari perilaku Anda dan dengan lebih cerdas memunculkan informasi untuk Anda. Pencarian terbaru Anda disimpan, sehingga Anda dapat mengaksesnya lagi dengan cepat.
4. Tip. Jika Anda perlu mencari cara melakukan tugas tertentu di aplikasi, cukup ketikkan kata yang terkait dengan tugas tersebut ke dalam kotak. Anda akan menemukan dokumen Bantuan atau video untuk membantu Anda.
5. Pencarian web. Jika Anda ingin melakukan penelitian lebih lanjut tentang suatu topik, masukkan di kotak pencarian dan informasi dasar akan terisi di dalam aplikasi, bersama dengan hasil pencarian Bing yang akan terbuka di browser saat diklik.
6. Definisi. Perlu dengan cepat mengambil definisi kata? Cukup ketik dan Anda akan mendapatkan jawaban.
7. Akses file. Ketik nama file dan perangkat Anda akan menemukannya. Anda dapat menyisipkan file di mana pun Anda sedang bekerja atau memilih informasi darinya yang Anda salin.
8. Membagikan. Jenis Membagikan ke dalam kotak pencarian, dan Anda akan dapat membagikan tautan ke file Anda saat ini dengan kolaborator.
9. Tindakan yang disarankan. Pintasan khusus konteks ini membantu Anda melakukan tindakan yang disarankan lebih cepat. Mereka muncul ketika Anda mengklik ke dalam kotak pencarian.
10. Akses pengaturan dengan cepat. Cukup ketik surat ke dalam kotak pencarian, dan Anda dapat dengan cepat membuka pengaturan atau alat yang mungkin Anda habiskan beberapa detik untuk mencari. Misalnya, apakah Anda ingin mencapai pengaturan paragraf di Word, tetapi tidak ingat persis di mana mereka berada? Masukkan P dan Pengaturan Paragraf akan muncul.

Fitur Kotak Pencarian Microsoft berdasarkan Aplikasi

Kotak pencarian memiliki beberapa fitur unik di setiap aplikasi Microsoft 365. Berikut adalah beberapa contoh untuk membantu Anda memulai.

Pandangan

• SM. Ingin menambahkan BCC ke email dengan cepat? Jika Anda belum mengaktifkan kemampuan ini untuk selalu aktif, ketik BCC ke dalam kotak pencarian. Baris untuk BCC akan ditambahkan ke email.
• Langkah Cepat. Sudahkah Anda menyiapkan Langkah Cepat untuk mengelola Kotak Masuk dengan lebih baik? Ketik huruf Q ke dalam kotak pencarian dan opsi Langkah Cepat akan muncul.
• Masukkan Jajak Pendapat. Perlu cepat polling sekelompok rekan? Buka email baru, ketik Vote ke dalam kotak pencarian, gunakan tombol voting, dan pilih gaya polling yang Anda inginkan.

Kata

• Gunakan kembali Konten. Kemampuan untuk menggunakan kembali konten dari file tertentu sangat menonjol di Word. Saat bekerja di satu dokumen, Anda mungkin ingin menyisipkan sedikit teks dari dokumen lain. Gunakan kotak pencarian untuk menemukan file dan buka di panel pencarian. Klik pada tiga titik di sebelah kanan file, sebelum menekan Gunakan kembali Konten. Kemudian, salin dan tempel teks yang Anda butuhkan ke dalam dokumen Anda saat ini.
• Tampilan. Anda dapat dengan cepat mengubah tampilan. Ketik "Lihat" ke dalam kotak pencarian, dan Anda akan melihat opsi untuk Tampilan bergaris, Seluruh halaman, Lihat Garis Kisi, Lihat Garis Kisi Tabel, dan Lihat Garis Besar.

Unggul

• Panel Beku. Ketik F ke dalam kotak pencarian > Panel Beku. Anda akan membuat baris dan kolom yang dipilih saat ini terlihat sementara lembar lainnya bergulir.
• Berbicara. Ketik Bicara dan Anda mendapatkan opsi untuk Ucapkan sel menurut baris atau kolom.

Power Point

• Pelatih Pembicara. Ketik "Pelatih" dan Anda akan melihat tindakan untuk melompat ke sesi dengan Pelatih Pembicara, yang dapat meningkatkan keterampilan presentasi Anda.
• Guru Geser. Ketik S ke dalam kotak pencarian > Slide Master dan Anda siap untuk mulai mengedit slide master, fitur yang sangat sulit ditemukan oleh pengguna PowerPoint yang tidak biasa.

Gunakan Kotak Pencarian Microsoft untuk Bekerja Lebih Cepat

Hemat waktu Anda dan berhenti menjelajahi pita untuk pengaturan yang tepat atau mencari melalui folder untuk file tertentu. Sebagai gantinya, tetap di aplikasi Microsoft 365 tempat Anda bekerja dan ketik beberapa kata ke dalam kotak pencarian Microsoft untuk hasil spesifik konteks. Anda akan menemukan apa yang Anda cari lebih cepat.

Cara Menemukan File dan Dokumen yang Hilang atau Salah Tempat di Windows

Saat Anda secara tidak sengaja kehilangan atau salah menaruhkan file, dokumen, atau apa pun, berikut adalah beberapa solusi yang dapat Anda coba!

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis