Cara Mengatur Tonggak Proyek untuk Peningkatan Produktivitas

Memulai sebuah proyek tanpa pencapaian seperti bekerja sepanjang hari tanpa istirahat. Selain lelah, Anda juga akan bosan.

Pencapaian proyek memberi Anda alasan untuk bersemangat dengan proyek Anda, bahkan ketika ujungnya masih jauh. Mereka menunjukkan penghargaan dari usaha Anda dan menginspirasi Anda untuk bekerja lebih keras.

Pada artikel ini, kita akan membahas pentingnya tonggak proyek dan bagaimana menetapkan tonggak proyek yang efektif untuk sukses.

Apa Itu Tonggak Proyek?

Tonggak proyek adalah poin spesifik yang menunjukkan kapan suatu peristiwa, fase, atau tujuan diselesaikan dalam suatu proyek. Tonggak sejarah yang efektif membantu Anda melacak proyek dan hal-hal yang diperlukan untuk menyelesaikannya.

Tonggak pencapaian proyek mencakup seluruh umur proyek, dari awal hingga akhir. Sama seperti rambu-rambu di jalan, mereka menyuruh Anda menyelesaikan sebuah proyek.

Beberapa contoh umum dari pencapaian proyek adalah persetujuan proyek, pembiayaan proyek, dan perakitan anggota tim proyek.

Mengapa Tonggak Proyek Penting?

Milestones adalah pilar-pilar yang menopang kesuksesan sebuah proyek. Tanpa pencapaian proyek, proyek Anda mungkin mulai terasa melelahkan atau membosankan. Hal ini terjadi, terutama dengan proyek-proyek besar yang membutuhkan waktu lama untuk dieksekusi. Pencapaian proyek adalah salah satu hal yang membuat tim Anda tetap termotivasi sepanjang perjalanan.

Berikut adalah beberapa pentingnya tonggak proyek.

1. Kolaborasi yang Efektif

Memiliki tonggak dalam sebuah proyek membantu Anda mendelegasikan tugas untuk menandai tonggak. Alih-alih membuat anggota tim tetap diam, mereka akan terus terlibat, memberikan kontribusi positif pada proyek.

Akan ada peningkatan produktivitas ketika ada kerjasama dalam tim, dan semua orang tahu apa yang harus mereka lakukan di setiap titik. Hasilnya akan terlihat dari penampilan mereka.

Tonggak yang melibatkan tes dan inspeksi akan mendorong karyawan untuk menangani tugas mereka dengan benar untuk lulus tes.

2. Pertahankan Standar Tinggi

Standar apa yang ingin Anda capai dalam proyek Anda? Menargetkan standar tertentu dalam hasil akhir proyek Anda tanpa pencapaian adalah tidak mungkin. Lebih mudah untuk memenuhi standar yang disepakati ketika Anda mengukurnya pada tonggak yang berbeda.

Pastikan bahwa pencapaian mencapai standar yang ditetapkan sebelum menandainya sebagai selesai. Anda tidak dapat mencapai standar yang ditetapkan ketika kualitas pencapaian apa pun di bawah ekspektasi.

3. Buat Keputusan Manajemen yang Diinformasikan

Menetapkan tonggak sejarah membantu Anda untuk membuat keputusan kelompok yang lebih baik untuk menyelesaikan proyek Anda tepat waktu. Anda akan mengetahui langkah-langkah yang harus diambil, sumber daya yang diperlukan, dan jumlah waktu yang Anda perlukan untuk proyek tersebut. Menyadari faktor-faktor penting ini akan mengurangi kemalasan dan membuang-buang waktu.

Tim Anda dapat melanjutkan proyek bahkan tanpa kehadiran Anda karena mereka tahu bahwa mereka memiliki sumber daya untuk membuat keputusan yang tepat. Ini juga akan meningkatkan produktivitas dan membuat tim Anda lebih berorientasi pada tindakan.

4. Identifikasi Kemungkinan Tantangan

Cara efektif untuk memecahkan masalah adalah dengan mengidentifikasi masalah sebelumnya, dan tonggak membantu Anda melakukannya. Tantangan dalam proyek Anda dapat berupa anggaran yang tidak mencukupi, kurangnya sumber daya, atau anggota tim.

Anda dapat memberi tahu tantangan yang dapat menghambat keberhasilan penyelesaian tonggak sejarah dan segera mengatasinya. Jika Anda mengabaikan tantangan ini, konsekuensinya mungkin muncul saat Anda tidak mengharapkannya.

5. Memotivasi Tim

Motivasi tim sangat penting untuk keberhasilan proyek. Sebagai manajer proyek, Anda perlu memotivasi tim Anda untuk terus mendorong, dan Anda dapat melakukannya dengan pencapaian.

Tonggak pencapaian mengungkapkan tahap proyek saat ini dan mendorong tim untuk lebih berupaya menyelesaikannya. Dengan tidak adanya tonggak, tim Anda tidak dapat mengukur kinerja mereka.

6. Memantau Tenggat Waktu

Apakah Anda ingin memiliki kendali atas tenggat waktu proyek Anda? Tonggak sejarah memberi tahu Anda kapan Anda harus memulai dan menyelesaikan tugas tertentu. Melacak proyek Anda akan memungkinkan Anda untuk memenuhi tenggat waktu dan menyelesaikan tugas tanpa tekanan yang tidak perlu.

Tidak mengendalikan tenggat waktu Anda dapat menyebabkan produktivitas rendah, dan Anda akhirnya tidak menyelesaikan proyek.

5 Tips untuk Menetapkan Tonggak Pencapaian Proyek yang Efektif

Sebelum menyelesaikan tonggak proyek Anda, Anda harus yakin bahwa itu realistis dan dapat dicapai. Menetapkan tonggak untuk menggairahkan diri sendiri adalah kontraproduktif. Anda akan kecewa ketika Anda tidak dapat mencapai tonggak, dan itu akan mempengaruhi sikap Anda terhadap keseluruhan proyek.

Berikut adalah beberapa tip untuk menetapkan tonggak proyek yang efektif.

1. Pilih Waktu yang Tepat

Memiliki tonggak sejarah Anda terlalu dekat satu sama lain menciptakan rasa kemajuan yang salah. Atur jarak pencapaian Anda dengan cukup baik sehingga hasilnya akan signifikan bagi keseluruhan proyek.

Pastikan pencapaian Anda menantang dan luangkan waktu tertentu bagi Anda untuk menyelesaikannya. Namun, jangan memisahkan mereka terlalu jauh karena bisa menyebabkan hilangnya motivasi.

Tidak yakin bagaimana mengatur ruang proyek Anda? Gunakan alat seperti BuktiHub untuk memecah proyek Anda menjadi beberapa tonggak dan melacak waktu eksekusi.

2. Bertujuan untuk Kemajuan

Agar pencapaian Anda efektif, Anda harus memastikan bahwa pencapaian tersebut membawa Anda beberapa langkah lebih dekat ke akhir proyek Anda. Tonggak yang baik menggerakkan Anda dari titik A ke titik B. Jika tonggak sejarah meninggalkan Anda di tempat yang sama, itu tidak progresif.

Untuk membuat pencapaian Anda progresif, Anda harus memastikan bahwa pencapaian tersebut tidak tumpang tindih. Setiap tonggak sejarah harus independen satu sama lain. Gunakan alat manajemen proyek seperti Brightpod untuk memastikan bahwa pencapaian Anda tidak tumpang tindih agar alur kerja tetap berjalan.

3. Sederhanakan Milestones

Tonggak yang paling efektif sederhana dan mudah dipahami oleh semua orang dalam tim. Jika anggota tim tidak memahami komponen tonggak sejarah dan bagaimana mencapainya, mereka akan berjuang untuk menyelesaikannya.

Anda dapat memanfaatkan alat manajemen proyek seperti Perencana Tonggak untuk menyederhanakan pencapaian Anda menjadi bagian yang komprehensif agar mudah dipahami.

4. Buat Aksesibilitas Mudah

Sebagai manajer proyek, Anda harus selalu membuat pencapaian proyek Anda tersedia untuk anggota tim Anda. Menyembunyikan bagian apa pun dari pencapaian akan menyebabkan penundaan dalam alur kerja. Kecuali jika itu adalah proyek pribadi, biarkan pencapaian Anda tetap terbuka sehingga anggota tim akan mengikuti perkembangannya. Mereka akan mengerahkan lebih banyak tekanan untuk mencapai tonggak dekat.

Gunakan alat manajemen proyek seperti aliran ciuman untuk membuat pencapaian proyek Anda tersedia bagi anggota tim Anda. Mereka dapat mengakses dasbor proyek Anda dari jarak jauh kapan saja di penyimpanan berbasis cloud.

Pencapaian proyek Anda tidak akan efektif jika tidak ada yang menganggapnya serius. Buat anggota tim Anda memahami pentingnya mencapai setiap pencapaian dengan meminta pertanggungjawaban mereka.

Jika tim gagal mencapai tonggak, seseorang atau sekelompok orang harus bertanggung jawab untuk itu. Jika tidak, karyawan Anda akan enggan menyelesaikan pekerjaan.

Tetap Termotivasi Dengan Tonggak Proyek

Kepuasan yang datang dengan menyelesaikan proyek dengan sukses tidak ternilai harganya. Anggota tim akan merasa sangat bangga pada diri mereka sendiri karena melakukan pekerjaan dengan baik.

Tonggak proyek adalah indikator bahwa Anda dan tim Anda berada di jalur yang benar. Ketika proyek menjadi sulit, dan Anda merasa ingin berhenti, pencapaian yang telah Anda selesaikan akan memotivasi Anda untuk terus maju. Jika Anda dapat mencapai tonggak tersebut, Anda dapat mencapai yang di depan.

5 Manfaat Menghemat Waktu Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Dengan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, Anda dapat mengatur semuanya di satu tempat, menghemat waktu. Berikut adalah beberapa manfaat menghemat waktu.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis