Cara Menggunakan Tampilan Papan di Kalender Microsoft 365

Setiap orang terkadang berjuang untuk menemukan informasi, bahkan di dalam sistem file dan aplikasi mereka sendiri. Kalender di Microsoft 365 untuk web menyertakan alat yang sering diabaikan yang dapat membantu.

Tampilan Papan memungkinkan Anda mengelola jadwal dan tugas di satu tempat sekaligus juga dapat mengakses file terkait, catatan, dan mengingat tujuan dengan cepat. Ini melakukan banyak tugas terkait manajemen proyek yang sama seperti Trello dan OmniFocus. Namun bagi orang yang menggunakan Microsoft 365, ini dapat berfungsi sebagai pembangkit tenaga organisasi.

Cara Menggunakan Tampilan Papan di Microsoft 365

Tampilan Papan tersedia di Microsoft 365 di web. Buka kalender Outlook dan klik apa saja melihat Anda menggunakan (hari, minggu, bulan). Di bagian bawah menu tarik-turun, Anda akan melihat Papan.

Klik Bawaan untuk membuka kalender utama dan semua tugas Anda. Atau, Anda dapat mengklik Papan Baru untuk membuat papan yang berfokus pada proyek tertentu.

Tampilan Papan membuka kanvas yang dapat Anda klik untuk bergerak. Anda dapat memperbesar dengan

Ctrl + ] dan keluar, Ctrl + [. Sangat membantu, Board View memiliki banyak pintasan keyboard untuk bernavigasi dengan cepat.

Anda mungkin akan melihat beberapa widget yang dimuat sebelumnya saat kanvas dimuat. Anda dapat mengubah ukurannya dan memindahkannya di sekitar kanvas. Untuk menambahkan lebih banyak widget, klik Tambahkan ke Papan di kiri atas. Anda akan melihat widget berikut di dropdown:

• Kalender
• Catatan
• Daftar tugas
• Koleksi
• Sasaran
• Mengajukan
• Tautan
• Cuaca
• Jam
• Orang
• Lokasi

Klik salah satu widget ini untuk menambahkannya ke kanvas. Untuk menghapus widget, klik tiga titik di atasnya dan pilih Hapus dari papan.

Terkait: Power-Up Trello Terbaik untuk Memaksimalkan Kolaborasi Tim Anda

Masing-masing widget Tampilan Papan memiliki kegunaannya sendiri untuk manajemen proyek.

1. Kalender

Widget kalender mungkin tampak cukup jelas. Anda dapat mengubah tampilan untuk melihat agenda keseluruhan, minggu kerja, minggu, atau bulan. Pandangan yang lebih dalam mengungkapkan kemungkinan penyesuaian lebih lanjut yang perlu diperhatikan.

Tidak hanya kemampuan untuk membuat kalender untuk proyek tertentu. Anda dapat berlangganan kalender di luar Microsoft 365 melalui tautan, atau mengunggah kalender dari file .ics.

Sehubungan dengan sifat pekerjaan modern yang tersebar secara geografis, dimungkinkan untuk menambahkan hari libur internasional dari negara-negara di seluruh dunia. Sebuah fitur perencanaan yang sangat membantu, ini berarti pekerja yang berbasis di Amerika Serikat tidak lagi harus terkejut menemukan rekan Eropa mereka keluar dari kantor lagi pada hari libur lagi!

Anda juga dapat menambahkan kalender untuk acara TV dan olahraga yang Anda ikuti, berguna untuk memutuskan apa yang mungkin layak ditonton.

2. Catatan

Catatan yang dibuat dalam Tampilan Papan juga akan muncul di Umpan OneNote Anda. Anda dapat melakukan pemformatan dasar pada teks di setiap catatan dan menyisipkan gambar. Bahkan mungkin untuk membuat papan Anda sedikit lebih hidup dengan mengubah warna setiap nada.

Anda juga dapat menetapkan tanggal jatuh tempo untuk catatan. Tandai sebagai selesai atau hapus tanggal jatuh tempo, semua dalam Tampilan Papan.

3. Daftar tugas

Widget Daftar Tugas dimaksudkan untuk berfungsi sebagai hub, menampilkan tugas yang disimpan ke aplikasi To Do Microsoft dan catatan dengan tanggal jatuh tempo. Daftar Tugas disinkronkan dengan To Do, sehingga Anda dapat melihat tugas dari papan tertentu dalam aplikasi itu. Setiap papan diberikan daftarnya sendiri.

Tugas yang Anda buat dalam daftar Tampilan Papan dalam To Do akan disinkronkan ke Daftar Tugas itu, salah satu dari sedikit elemen ramah seluler dari alat ini, seperti yang akan dibahas di bawah.

4. Koleksi

Anda dapat membuat koleksi untuk mengelompokkan widget terkait. Ini mungkin sangat berguna jika Anda mengerjakan proyek dengan banyak langkah atau jangka waktu yang lama.

Setelah menempatkan koleksi di kanvas, Anda dapat menyeret widget lain ke dalamnya. Koleksi bertambah saat Anda menambahkan widget. Anda dapat memberi nama setiap koleksi yang Anda buat.

5. Sasaran

Fitur ini bertujuan untuk membuat Anda tetap fokus. Anda dapat menambahkan sasaran ke kanvas Tampilan Papan, atau ke koleksi individual.

Tetapkan tanggal jatuh tempo dan hitungan mundur dengan jumlah hari yang tersisa akan muncul. Target akan otomatis ditambahkan ke kalender Anda. Anda juga dapat mengubah warna latar belakang setiap sasaran.

6. File

Ingin melompat ke file tertentu? Anda dapat menambahkannya sebagai thumbnail dan menautkan langsung ke kanvas atau koleksi.

Ini adalah penghemat waktu nyata karena mengalahkan mengklik di OneDrive atau bahkan mencari file dengan nama. Jika Anda berkolaborasi dengan kolega atau anggota keluarga, Anda dapat memastikan mereka memiliki akses ke file yang benar dengan menempatkannya tepat di kanvas.

Di sini Anda dapat menempatkan tautan di kanvas. Judul halaman dan gambar ditarik ke papan tulis. Sekali lagi, utilitas di sini adalah untuk menempatkan informasi yang relevan dengan proyek Anda ke dalam satu tempat, membuat fitur tautan bagus untuk dimiliki.

8. Cuaca dan Jam

Keduanya sangat bagus saat Anda bekerja dengan tim yang tersebar secara internasional. Anda dapat menambahkan cuaca saat ini dan waktu lokal di lokasi lain.

Fitur seperti ini dapat memberikan Anda konteks terbaik tentang orang lain, dan setidaknya pastikan Anda tidak menelepon mereka di tengah malam.

9. Orang

Ingin menghubungi orang itu dengan cepat? Anda dapat menambahkan info kontak mereka langsung ke Kanvas, membuatnya hanya dengan beberapa klik saja. Fitur ini sangat bagus jika proyek Anda melibatkan dukungan eksternal bukan di direktori perusahaan.

10. Lokasi

Fitur lokasi juga bagus untuk memahami situasi orang lain, karena memungkinkan Anda menyimpan alamat langsung ke kanvas. Anda nanti dapat menyalin alamat atau membuka petunjuk arah ke lokasi menggunakan peta Bing.

Terkait: Cara Menggunakan Pelatih Pembicara PowerPoint untuk Meningkatkan Keterampilan Presentasi Anda

Tampilan Papan Kurang di Seluler

Board View memiliki banyak fitur manajemen proyek yang kuat. Namun, perangkap utama adalah kurangnya integrasi seluler, bahkan jika alat ini dimaksudkan untuk memberikan pandangan 360 derajat pada apa yang harus Anda lakukan.

Anda bisa melihat tugas Tampilan Papan di To Do, tujuan di Kalender, dan catatan di OneNote. Namun, tidak memiliki opsi seluler untuk Tampilan Papan membuatnya terasa seperti alat yang masih dalam pengembangan.

Tidak memiliki kemampuan seluler yang kuat untuk alat yang menyertakan fitur lokasi meningkatkan kesan itu dan menimbulkan beberapa pertanyaan tentang komitmen Microsoft untuk mempertahankan Tampilan Papan. Untungnya, Microsoft tidak begitu cepat mematikan alat, tidak seperti pesaingnya Google, yang terkenal karena memulai proyek dan kemudian membunuhnya.

Tampilan Papan Menyatukan Semuanya

Tampilan Papan menawarkan tinjauan mendalam tentang proyek Anda di satu tempat. Meskipun kurangnya aplikasi seluler khusus membuat frustrasi, jika Anda menggunakan Microsoft 365 di web, itu adalah alat yang kaya fitur untuk mengelola apa yang perlu Anda selesaikan.

5 Manfaat Menghemat Waktu Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Dengan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, Anda dapat mengatur semuanya di satu tempat, menghemat waktu. Berikut adalah beberapa manfaat menghemat waktu.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis