6 Tips Manajemen Waktu untuk Mengatur Beban Kerja Anda Sendiri

Pekerjaan, di mana Anda mendapatkan otonomi atas apa yang Anda lakukan, sangat bagus jika Anda tidak suka diberi tahu apa yang harus dilakukan dan menawarkan banyak kepuasan. Namun, dengan kebebasan muncul kebutuhan untuk mengatur dan mengelola pekerjaan Anda sendiri.

Ini membutuhkan keterampilan manajemen waktu dan tugas, dan itu bukan sesuatu yang datang secara alami. Mari kita lihat beberapa cara yang dapat diandalkan untuk memperkuat kemampuan Anda di bidang ini dan mulai mengambil alih beban kerja Anda sendiri secara efektif.

1. Biasakan Menggunakan Kalender

Mengandalkan hanya pada memori Anda untuk melacak jadwal Anda terbuka untuk sejumlah besar kesalahan manusia. Cara termudah untuk menguasai manajemen waktu yang baik adalah dengan menggunakan kalender untuk semuanya dan lakukan ini secara teratur.

Ada banyak aplikasi kalender digital yang bisa Anda manfaatkan, seperti Pandangan dan Google Kalender. Selain itu, Anda dapat memilih minggu, jika Anda lebih suka perencana berbasis tugas.

Terkait: Cara Mengkategorikan Warna Kalender Outlook Anda

Tujuannya adalah untuk memasukkan semuanya ke dalam kalender Anda, termasuk rapat, pekerjaan dan acara, dan pada dasarnya apa pun yang Anda tahu perlu Anda lakukan. Jika ada sesuatu yang Anda tahu Anda mungkin lupa, masukkan. Ini adalah praktik yang baik untuk mengisi kalender Anda sedini mungkin, jadi luangkan waktu di awal minggu Anda untuk melakukan ini.

2. Atur Email Anda Ke Dalam Folder

Menyimpan semua email Anda di Kotak Masuk Anda dapat membuat kekacauan, terutama jika Anda perlu menemukan email masuk penting di kemudian hari. Untuk mengatasinya, Anda harus mengatur email Anda ke dalam folder yang relevan.

Folder yang Anda buat harus spesifik untuk pekerjaan dan peran Anda, dan buatlah agar Anda dapat menemukan informasi dengan cepat. Ini mungkin termasuk folder untuk proyek, pengumuman dan pembaruan perusahaan, anggota tim, email yang perlu Anda tindak lanjuti, dan sebagainya.

Sebaiknya hindari menghapus email yang berhubungan dengan pekerjaan, karena bahkan jika sesuatu tampaknya tidak relevan sekarang, itu tidak berarti itu tidak akan terjadi di masa depan.

Anda mungkin tidak langsung melihat manfaat mengatur komunikasi dengan cara ini, tetapi dalam jangka panjang, ini akan membantu Anda tetap mengendalikan beban kerja Anda.

3. Atur Drive File Anda

Tidak ada yang lebih merusak produktivitas Anda daripada drive file yang memiliki ratusan file lepas. Melakukan hal ini membuat sulit dan berlebihan untuk menemukan apa yang Anda butuhkan, mengakibatkan penundaan dan penghindaran.

Sama seperti email Anda, penting untuk mengatur file Anda ke dalam folder sehingga Anda dapat tetap di atas pekerjaan Anda. Intinya, Anda tidak boleh memiliki file apa pun yang tidak disimpan dalam folder khusus.

Terkait: Alat Produktif untuk Meningkatkan Fokus di Kantor yang Mengganggu

Melakukan hal ini tidak akan secara otomatis membuat Anda lebih baik dalam manajemen beban kerja, tetapi ini akan membantu Anda dengan manajemen waktu dan membuat Anda tetap konsisten. Pernah mendengar pepatah "rumah yang rapi adalah pikiran yang rapi"? Hal yang sama berlaku untuk ruang kerja digital Anda!

4. Melacak Pekerjaan Anda

Memiliki otonomi di tempat kerja berarti Anda diharapkan untuk melacak tugas Anda sendiri yang sedang berlangsung, dan bagaimana hal itu sesuai dengan upaya tim yang lebih luas. Oleh karena itu, tak perlu dikatakan bahwa Anda memerlukan cara praktis untuk melakukan ini.

Anda dapat membuat spreadsheet yang mencantumkan semua kemajuan pekerjaan Anda, dari klien yang bekerja dengan Anda hingga perencanaan proyek. Microsoft Excel dan Google Sheets memiliki banyak template yang dapat Anda gunakan, atau Anda dapat membuatnya dari awal. Idealnya, spreadsheet Anda harus memberi Anda pengawasan pada:

• Apa karya itu.
• Tenggat waktu.
• Indikator kemajuan.
• Tugas yang terkait dengannya.

Atau, Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen kerja, seperti asana, yang melakukan beberapa pengorganisasian untuk Anda. Tidak peduli bagaimana Anda memilih untuk melacak pekerjaan Anda, jika Anda memiliki tanggung jawab penuh atas beban kerja Anda, penting bagi Anda untuk memiliki semacam gambaran visual.

Terkait: Peretasan Asana yang Perlu Anda Ketahui

5. Prioritaskan Tugas Anda Secara Efektif

Ketika Anda tidak memiliki seseorang yang memberi tahu Anda apa yang harus dilakukan, Anda perlu mencari tahu tugas mana yang lebih diprioritaskan daripada yang lain. Keterampilan ini sering kali merupakan keterampilan yang paling sulit bagi orang karena memerlukan pemikiran tentang gambaran yang lebih besar dan mengantisipasi hasil di masa depan.

Untungnya, ada beberapa metode yang dicoba dan diuji untuk melakukan ini, untuk membantu Anda. Itu Metode MoSCoW membantu Anda untuk mengatur tugas menjadi must-have, seharusnya, bisa, dan tidak akan. Ini adalah sistem berjenjang yang memungkinkan Anda untuk memastikan tugas mana yang penting, dan mana yang tidak.

Itu Matriks Eisenhower adalah metode lain yang mengkategorikan tugas Anda ke dalam kotak 2x2: mendesak, penting, tidak mendesak, dan tidak penting. Oleh karena itu, jika tugas Anda masuk ke dalam kotak Urgent/Important, berarti Anda harus melakukannya sekarang. Sedangkan jika masuk ke kotak Not Urgent/Not Important, mungkin Anda bisa mengabaikannya untuk saat ini.

6. Hemat Waktu untuk Tugas yang Berulang

Orang-orang menghabiskan sekitar 25% waktu mereka di tempat kerja untuk tugas-tugas yang berulang; ini adalah sebagian besar waktu, dan itu sangat tidak efisien. Ini bisa berupa email yang Anda kirim dengan konten yang identik atau blok teks yang Anda tulis di laporan.

Kabar baiknya adalah Anda dapat mengotomatiskan pekerjaan rutin seperti ini dengan menggunakan Ekstensi Chrome Expander Teks Ajaib. Ini adalah aplikasi gratis yang memungkinkan Anda membuat hingga 10 pintasan alih-alih menulis teks yang sama, berulang-ulang.

Terkait: Tugas Sehari-hari yang Dapat Anda Otomatiskan Menggunakan Zapier

Pemicu pintasan bisa berupa kombinasi simbol dan huruf. Saat Anda mengetiknya, secara otomatis akan menghasilkan teks lengkap yang Anda butuhkan. Misalnya mengetik #laporan akan menghasilkan laporan kerangka lengkap, dan Anda bisa masuk dan mengedit detail yang relevan.

Tetap di Atas Beban Kerja Anda

Sangat mudah untuk menjadi tidak terorganisir dan membuat kesalahan dalam mengelola beban kerja Anda sendiri. Oleh karena itu, memastikan Anda memiliki segalanya untuk meminimalkan hal ini sangat penting.

Sebagai manusia, kita hanya dapat menyimpan begitu banyak informasi di otak kita, jadi jangan membebani diri Anda dengan mencoba mengingat semuanya. Dengan menggunakan tips yang dieksplorasi di sini, Anda akan berada di jalur yang tepat untuk mengelola beban kasus Anda sendiri secara efektif, dan seiring waktu, itu akan menjadi kebiasaan.

4 Aplikasi Papan Digital untuk Kolaborasi dan Perencanaan Proyek

Papan kolaborasi digital adalah jalan ke depan, tetapi yang mana yang harus Anda gunakan? Berikut adalah aplikasi terbaik untuk kolaborasi dan perencanaan proyek.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis