Apa itu Tugas Batching? Panduan Komprehensif

Produktivitas di tempat kerja sering didefinisikan sebagai jumlah pekerjaan yang dapat diselesaikan seseorang selama periode waktu tertentu. Semakin produktif Anda, semakin banyak hal yang Anda selesaikan.

Namun, alih-alih menggunakan pendekatan konvensional untuk menyelesaikan pekerjaan, ada berbagai strategi berbeda yang dapat Anda terapkan.

Dalam beberapa kasus, bahkan perubahan kecil dapat menyebabkan dampak besar pada jumlah pekerjaan yang Anda selesaikan. Pengelompokan tugas adalah contoh klasik dari ini.

Jadi, apa sebenarnya task batching itu? Dan bagaimana Anda bisa melakukannya dengan benar? Mari kita cari tahu.

Apa itu Tugas Batching?

Pengelompokan tugas hanyalah proses pengelompokan tugas yang sifatnya serupa dalam satu kelompok dan menyelesaikannya sekaligus alih-alih melakukannya satu per satu sepanjang hari Anda.

Anda dapat mengelompokkan hampir semua tugas bersama-sama. Misalnya, jika Anda harus membalas email Anda, Anda dapat menetapkan waktu tertentu dan kemudian fokus secara eksklusif pada itu.

Alih-alih menjawab email yang tidak mendesak secara sporadis sepanjang hari, Anda dapat meluangkan waktu dan menyelesaikan pekerjaan sekaligus dengan fokus penuh.

Terkait: Aplikasi Terbaik yang Dapat Anda Gunakan untuk Memprioritaskan Tugas di Tempat Kerja

Manfaat utama dari pengelompokan tugas adalah Anda dapat menggunakannya untuk hampir semua hal, mulai dari pekerjaan mendalam hingga menyelesaikan tugas kasar sepanjang hari Anda.

Cara Menyelesaikan Tugas Secara Efektif

Untuk mengelompokkan tugas secara efektif, Anda memerlukan dua hal: alat pelacak waktu dan aplikasi yang harus dilakukan. Berikut adalah panduan langkah-bijaksana untuk mengelompokkan tugas secara efektif.

Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah memilih alat pelacak waktu. Pengelompokan tugas hanya efektif jika Anda tahu berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk setiap kumpulan tugas.

Terkait: Aplikasi Pelacakan Waktu Gratis untuk Memaksimalkan Pekerjaan Mendalam Anda

Pilihan yang populer adalah Clockify, karena sepenuhnya gratis untuk digunakan. Tentu saja, ada opsi lain yang tersedia seperti Toggl, jadi pilihlah aplikasi apa pun yang nyaman Anda gunakan.

2. Gunakan Aplikasi yang Harus Dilakukan untuk Mengkategorikan Tugas yang Sesuai

Tidak ada kekurangan aplikasi yang harus dilakukan, jadi ini lebih merupakan masalah apa yang Anda suka dan bersedia membayar. Microsoft To Do adalah aplikasi fantastis yang gratis untuk digunakan dan disinkronkan di berbagai platform, termasuk iOS, Android, Windows, dan macOS. Anda juga dapat menemukan opsi lain, seperti Centang Centang.

Saat memilih aplikasi agenda, pastikan Anda memilih aplikasi yang memungkinkan Anda menetapkan label atau mengkategorikan tugas. Itu akan membuat perbedaan besar saat Anda mengelompokkan tugas bersama.

3. Batch Pekerjaan Bernilai Rendah untuk Jam yang Melelahkan dalam Sehari

Untuk mengelompokkan tugas dengan sukses dan meningkatkan produktivitas Anda, Anda perlu memahami bagaimana tingkat energi Anda berfluktuasi sepanjang hari.

Hampir semua dari kita mengalami jeda atau penurunan energi sepanjang hari. Namun, bagi kebanyakan orang, pagi hari adalah yang paling produktif. Tingkat energinya setinggi langit, dan pikiran bekerja di semua silinder.

Namun, kebanyakan orang mengalami kemerosotan tepat setelah makan siang, dengan produktivitas turun drastis. Anda dapat mengelompokkan pekerjaan bernilai rendah, seperti menjawab email yang tidak penting atau melakukan tugas biasa, selama periode energi rendah ini.

Terkait: Aplikasi Time-Batching Terbaik untuk Meningkatkan Produktivitas

Demikian pula, untuk tugas-tugas yang lebih menuntut, yang terbaik adalah mengelompokkannya untuk waktu ketika pikiran Anda akan segar dan fokus. Bisa jadi larut malam atau dini hari!

4. Pecahkan Proyek Lebih Besar Menjadi Tugas Lebih Kecil

Hal penting yang perlu Anda lakukan adalah memecah proyek yang lebih besar saat pengelompokan tugas. Anda tidak dapat mengelompokkan tugas bersama-sama jika itu akan menghabiskan sebagian besar hari Anda.

Sebaliknya, jika Anda sedang mengerjakan proyek besar, Anda perlu memecahnya menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan dapat dieksekusi. Dan, seperti biasa, pastikan Anda dapat mengkategorikan tugas-tugas ini sesuai dengan itu.

Misalnya, jika Anda perlu menyiapkan laporan yang komprehensif, Anda dapat membagi alur kerja menjadi beberapa langkah, termasuk perencanaan, pengumpulan data, penyusunan laporan, dan penyajian.

5. Tetapkan Batas Waktu dan Tinjau Kinerja Anda

Menggunakan alat pelacak waktu sangat penting untuk mengelompokkan dan menyelesaikan tugas dengan sukses. Dalam banyak kasus, tugas-tugas tertentu mungkin tidak terkendali dan menyita lebih banyak waktu Anda daripada yang Anda kira.

Tetapkan batas waktu yang realistis dan cobalah untuk tetap menggunakannya. Seiring waktu, Anda akan lebih memahami berapa banyak waktu yang Anda perlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu, dan batas waktu Anda akan menjadi lebih efisien.

Anda harus melakukan audit waktu setiap minggu untuk mengetahui kategori tugas mana yang menghabiskan sebagian besar waktu Anda dan bagaimana Anda dapat memangkas waktu yang dihabiskan untuk tugas yang tidak terlalu menuntut.

Terkait: Alternatif Aplikasi Pelacakan Waktu Toggl Terbaik

4 Manfaat Utama dari Task Batching

Pengelompokan tugas adalah teknik produktivitas fantastis yang akan membantu Anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam rentang waktu yang lebih singkat. Berikut adalah manfaat terbesar yang ditawarkannya.

1. Peningkatan Produktivitas

Dengan lebih berfokus pada tugas-tugas serupa, Anda akan menyelesaikan lebih banyak daripada membiarkan perhatian Anda mengembara. Pengelompokan tugas lazim karena memungkinkan Anda menyelesaikan semua pekerjaan berprioritas tinggi sekaligus saat tingkat energi Anda lebih tinggi.

Ini juga memungkinkan Anda mengelola tingkat energi Anda lebih baik sepanjang hari dan fokus pada tugas yang berbeda berdasarkan tingkat fokus Anda.

2. Meningkatkan Keyakinan

Kepercayaan diri Anda jelas akan rendah ketika Anda secara mental atau fisik terkuras secara mental dan memiliki tugas penting untuk diselesaikan. Anda tidak akan percaya pada pekerjaan Anda sendiri dalam banyak kasus.

Dengan menyelesaikan pekerjaan penting selama periode energi tinggi dan fokus, kepercayaan diri Anda secara keseluruhan juga akan meningkat. Saat Anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dari waktu ke waktu, pekerjaan itu akan terus meningkat!

3. Kepuasan Kerja yang Lebih Baik

Cobalah pengelompokan tugas jika Anda terus-menerus mengejar tenggat waktu dan melompat dari satu tugas ke tugas lainnya. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengatur waktu Anda lebih efektif, pada akhirnya meningkatkan kepuasan kerja.

4. Mengurangi Stres

Dengan pengelompokan tugas, Anda tidak akan kehilangan waktu tidur karena tenggat waktu yang akan datang atau kualitas kerja yang buruk. Karena Anda akan memiliki periode yang ditentukan untuk menyelesaikan semua tugas penting dan tidak penting, Anda akan tahu kapan harus berhenti dan meluangkan waktu untuk hal-hal lain.

Secara alami, itu akan membantu menurunkan tingkat stres dan memungkinkan Anda mendapatkan keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik.

Mengatur Produktivitas Sangat Penting untuk Sukses

Mengukur dan mengatur tingkat produktivitas Anda sangat penting. Ini akan memungkinkan Anda untuk menjadi lebih baik dalam pekerjaan Anda, meluangkan waktu untuk hal-hal yang Anda sukai, dan belajar lebih banyak. Lebih penting lagi, Anda tidak akan merasa terus-menerus terjebak dengan pekerjaan dengan mengatur dan mengelola tingkat produktivitas Anda.

Bagaimana Mengelola Empat Pilar Produktivitas: Tips dan Alat untuk Digunakan

Apakah Anda ingin meningkatkan produktivitas Anda? Berikut cara mengelola empat pilar penting produktivitas dengan teknologi.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis