5 Manfaat Menghemat Waktu Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Kerja tim membuat mimpi itu berhasil—kecuali jika menyangkut miskomunikasi. Saat mendiskusikan proyek baru, komunikasi yang berlebihan, kurangnya komunikasi, dan kesalahpahaman dapat memakan banyak waktu.

Anda mungkin telah menghabiskan beberapa waktu mencari sedikit informasi atau file yang ada di kotak masuk, pesan instan, atau catatan tempel kami dari rapat dan panggilan telepon.

Jika Anda dapat berhubungan, Anda dapat mengambil manfaat dari menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. Dalam artikel ini, kami akan membawa Anda melalui daftar manfaat penghematan waktu yang ditawarkan jenis perangkat lunak ini, dengan contoh dari ClickUp, Notion, dan Asana. Bahkan jika Anda bekerja sendirian, Anda mungkin menemukan beberapa takeaways.

1. Tidak Ada Lagi Mengirim dan Mencari Melalui Email

Berkat perangkat lunak manajemen proyek, Anda dapat membuang pengiriman email tugas.

Sebagai gantinya, Anda dapat menggunakan kolom penerima tugas di Klik ke atas papan proyek. Ini memungkinkan Anda untuk menetapkan kepemilikan proyek kepada orang lain.

Setelah Anda menambahkan deskripsi proyek, tanggal jatuh tempo, dan detail lainnya yang ingin Anda sertakan, cukup tambahkan rekan kerja Anda ke kolom ini, dan mereka akan menerima pemberitahuan atau melihatnya di daftar tugas mereka Daftar.

Jika Anda ingin lebih dari satu orang mengambil kepemilikan proyek, Anda dapat mengaktifkan beberapa kolom penerima tugas menggunakan ClickApps ClickUp.

Anda memiliki opsi untuk mengaktifkan ini saat membuat ruang kerja Anda. Namun, jika Anda perlu menambahkannya nanti, buka avatar profil Anda di sudut kiri bawah dan klik untuk menemukannya ClickApps dalam menu.

Dari sana, gulir melalui opsi untuk menemukan Beberapa Penerima Tugas, aktifkan, dan centang untuk ruang kerja tempat Anda ingin menggunakannya.

Kolom penerima tugas adalah untuk mereka yang mengambil tindakan pada suatu proyek. Jika Anda ingin CC seseorang di proyek, tambahkan mereka sebagai pengamat dengan mengklik simbol mata di sudut kanan atas kartu tugas.

Terkait: Gagasan vs. Evernote: Mana yang Tepat untuk Anda?

Sekarang penerima tugas dan pengamat berada dalam lingkaran untuk pembaruan selanjutnya, termasuk orang yang membuat tugas—dan tidak ada yang perlu menelusuri email sepanjang 50 utas untuk detailnya.

2. Kurangi Rapat yang Tidak Perlu

Jika Anda pernah mendengar seseorang mengatakan rapat bisa berupa email—bisa juga halaman di Notion.

Alih-alih berkerumun atau mengadakan sesi brainstorming untuk proyek dan ide yang lebih kecil, buat halaman baru dan berkolaborasi di dalamnya.

Jika Anda baru mengenal Notion, Tugas Tim template akan membantu Anda memulai. Untuk membuat halaman baru di tampilan papan dari template ini, klik tombol tambah di bagian bawah kolom Anda. Jika kamu memilih tampilan daftar, cukup tambahkan baris baru ke daftar Anda.

Sebelum menambahkan rekan tim Anda, isi properti seperti tanggal jatuh tempo dan prioritas, serta detail dan ide yang Anda miliki. Sertakan perintah untuk rekan kerja Anda untuk menambahkan pemikiran dan saran mereka, lalu tambahkan mereka sebagai penerima tugas.

Anda juga dapat memanggil rekan satu tim properti ini jika Anda lebih suka sesuatu yang lebih netral.

Contoh gambar menggunakan info untuk menonjolkan tujuan halaman. Di bawah ini, siapa pun dapat menambahkan informasi menggunakan teks, header, gambar, lampiran, tautan, dan banyak perintah praktis lainnya.

Selain itu, jika Anda atau rekan kerja secara tidak sengaja menghapus sesuatu yang berarti, Anda dapat melihat versi halaman sebelumnya dengan mengeklik ikon jam di pojok kanan atas.

3. Tidak Perlu Menjelaskan Proyek Beberapa Kali

Anda tidak perlu terlalu banyak kolom atau properti untuk memastikan detail tugas Anda jelas dan konsisten. Bahkan, Anda mungkin bisa lolos dengan hanya menggunakan penerima tugas, tanggal jatuh tempo, dan prioritas.

Terkait: Cara Kreatif untuk Mengoptimalkan Asana

Sebelum menambahkan rekan kerja Anda sebagai penerima tugas atau kolaborator ke tugas dalam manajemen proyek Anda perangkat lunak, isi informasi di setiap kolom dan buka kartu atau halaman tugas untuk mengisi keterangan.

Inilah yang terlihat seperti menggunakan tata letak sederhana di versi gratis Asana.

Berkat tata letak dan label yang jelas, semua orang akan tahu siapa penerima tugas atau kolaborator setelah Anda menambahkannya. Mereka juga akan memiliki instruksi yang jelas tentang kapan tanggal jatuh tempo, tingkat prioritas tugas, dan proyek atau bagian mana yang disumbangkan tugas, selain detailnya.

4. Anda Menghindari Menjawab Pertanyaan yang Sama pada Pengulangan

Jika seseorang meminta klarifikasi melalui Slack atau email, tidak semua orang memiliki akses ke jawabannya. Jika mereka bertanya di bagian komentar dari tugas masing-masing di perangkat lunak manajemen proyek Anda, semua orang akan melihatnya.

Berikut ini contoh menggunakan ClickUp.

Apa yang luar biasa tentang komentar ClickUp adalah masing-masing membuat utas baru. Jika Anda menerima dua pertanyaan, Anda dapat menjawabnya secara terpisah dengan memilih membalas di bawah komentar. Anda juga dapat menugaskan seseorang untuk pertanyaan tersebut jika Anda merasa mereka mungkin memiliki jawaban yang lebih baik.

Pertanyaan dan jawaban publik harus mencegah pertanyaan yang sama muncul. Tetapi jika Anda mendapatkan pertanyaan lagi, dan itu bukan jawaban yang cepat, Anda dapat mengarahkan rekan kerja Anda ke arah yang benar dengan menugaskan mereka untuk menjawab juga.

5. Jauh Lebih Sedikit Mengejar Orang Lain untuk Pekerjaan Mereka atau Mencari File

Karena perangkat lunak manajemen proyek mempromosikan kolaborasi, Anda memiliki banyak alat untuk berkomunikasi dengan rekan kerja Anda. Jika Anda ingin pembaruan status cepat, yang perlu Anda lakukan hanyalah menandai mereka di komentar—di Notion. Anda dapat melakukannya menggunakan di tandai (@) dan menarik nama mereka di bilah pencarian.

Anda juga tidak perlu menyaring email atau meminta rekan kerja Anda untuk mengirimi Anda dokumen melalui email, karena mereka dapat menambahkannya langsung di salinan halaman proyek. Namun, jika Anda ingin dokumen muncul di tempat yang sama setiap kali, Anda dapat menambahkan kolom dokumen ke halaman papan proyek.

Kolom dokumen berfungsi dengan baik jika Anda memiliki rekan setim yang terkenal meminta Anda mengirim ulang file setiap kali mereka kehilangan jejaknya. Anda dapat memberi tahu mereka bahwa itu ada di papan proyek jika mereka kehilangan jejaknya lagi.

Tingkatkan Produktivitas Anda Dengan Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Kerja sama tim memang menyenangkan, apalagi saat sebuah proyek berjalan lancar. Dengan mengelola tugas Anda dalam perangkat lunak manajemen proyek, Anda dapat membantu mengurangi gesekan dan menghemat banyak waktu Anda dan rekan kerja Anda dengan mengatur semuanya di satu tempat.

Bahkan jika Anda bekerja sendiri, Anda masih akan mendapat manfaat dari mengetahui di mana menemukan semua detail dan dokumen yang Anda butuhkan. Perangkat lunak mana yang Anda pilih terserah Anda. Dengan banyak opsi luar biasa yang tersedia, kemungkinan besar Anda akan menemukan satu yang sesuai untuk Anda dan tim Anda.

Notion, ClickUp, dan Asana adalah pilihan bagus jika Anda mencari beberapa saran untuk memulai.

KlikUp vs. Asana: Mana yang Lebih Baik untuk Manajemen Proyek?

Ada banyak pilihan untuk perangkat lunak manajemen proyek, berikut adalah beberapa tip untuk membantu Anda memilih antara Asana dan ClickUp.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis