Cara Membuat Catatan Selama Rapat Zoom Seperti Profesional

Baik itu rapat tim atau panggilan klien, rapat Zoom telah menjadi bagian penting dari kehidupan setiap pekerja jarak jauh. Namun, kebanyakan orang melupakan diskusi setelah pertemuan berakhir. Tidak mengingat hal-hal penting dari rapat dapat membuat Anda tidak efisien, yang dapat menyebabkan tidak produktif. Jadi, bagaimana Anda tetap di atas semua pertemuan online Anda?

Masukkan catatan rapat. Meskipun ini bukan konsep baru, banyak orang tidak memiliki sistem pencatatan yang tepat untuk membantu mereka memenuhi panggilan mereka. Tapi bagaimana Anda membuat catatan selama rapat Zoom? Mari kita cari tahu.

Catatan Rapat vs. Menit: Apa Bedanya?

Sebagian besar waktu, orang menggunakan catatan rapat dan notulen rapat secara bergantian. Namun, keduanya bukanlah hal yang sama, dan memahami perbedaannya dapat membantu meningkatkan efisiensi Anda.

Catatan dan risalah adalah tindakan yang mencatat poin penting yang dibahas dalam rapat, tetapi ditujukan untuk hal yang berbeda. Catatan rapat adalah informasi singkat tentang ide, rencana, tujuan, tindakan, tenggat waktu yang disebutkan dalam rapat. Anda dapat memodifikasi konten tergantung pada tujuan dan niat Anda.

Di sisi lain, risalah rapat adalah detail formal yang dapat berfungsi sebagai dokumentasi hukum rapat, yang dapat dilihat oleh auditor dan pengadilan. Pada dasarnya, risalah menangkap informasi seperti peserta rapat dan ketidakhadiran, topik yang dibahas, waktu mulai dan akhir rapat, keputusan yang dibuat, dan banyak lagi. Menit mengikuti struktur tertentu, tidak seperti not yang dapat diubah.

Terkait:Templat Risalah Rapat Terbaik untuk Profesional

Cara Membuat Catatan dalam Rapat Zoom

Selain penggunaan pribadi, catatan rapat juga dapat berfungsi sebagai sumber daya untuk digunakan rekan kerja Anda, terutama jika Anda bersedia membagikannya. Karena mereka memiliki semua informasi penting yang dibahas dalam rapat, ini dapat membantu meningkatkan produktivitas tim Anda.

Namun, catatan rapat Anda harus memiliki struktur. Jika tidak, tidak ada yang akan memahami mereka. Berikut cara membuat catatan rapat seperti profesional:

1. Biasakan Diri Anda Dengan Dasar-dasar Mencatat

Saat membuat catatan, ada beberapa topik yang harus Anda bahas. Di bawah ini adalah hal-hal yang harus Anda sertakan:

PRA-PERTEMUAN: Sebelum rapat dimulai, tuliskan detail yang sudah tersedia untuk Anda agar tidak membuang waktu. Inilah mereka:

• Tanggal dan waktu: Ini akan membantu Anda mengatur dan mengurutkan catatan Anda dengan baik.
• Peserta dan jenis rapat: Apakah itu panggilan klien atau rapat tim? Siapa yang menghadirinya?
• Jadwal acara: Ringkasan tentang apa pertemuan itu.
• Ide ide: Apakah Anda memiliki sesuatu yang ingin Anda bagikan selama rapat? Tulislah, agar Anda tidak melupakannya.

SELAMA RAPAT: Setelah rapat dimulai, Anda dapat memfokuskan pencatatan pada hal-hal penting yang disebutkan selama rapat, seperti:

• Barang Aksi: Jika ada rencana yang dibahas selama pertemuan, tuliskan. Berikan rincian yang disebutkan, seperti orang-orang yang terlibat, tugas dan tanggung jawab, garis waktu, dan tanggal jatuh tempo.
• Fakta: Fakta-fakta penting yang disampaikan selama pertemuan.
• Pertanyaan dan jawaban: Catat pertanyaan yang diajukan dalam rapat dan jawabannya, sehingga Anda dapat merujuknya jika perlu.

Terkait: Kiat untuk Membuat Catatan Lebih Baik Dengan Microsoft OneNote

2. Jangan Rekam Semua yang Anda Dengar

Mencatat bukan tentang menangkap semua yang disebutkan selama Rapat zoom. Menuliskan seluruh pertemuan adalah pendekatan kuno; pro tidak melakukan itu lagi. Jika Anda mencoba metode lama, kemungkinan besar Anda akan gagal. Ini karena seluruh proses memakan waktu dan mengalahkan tujuan utama pencatatan. Ini juga akan membingungkan Anda atau siapa pun yang akan membacanya, karena akan berisi informasi berlebihan yang tidak perlu.

Sebagai gantinya, rekam kata kunci dan item tindakan saja. Pada dasarnya, Anda mengambil kata kunci dan membuat ringkasan poin dan apa pun yang perlu dilakukan dengannya. Anda dapat melihat dasar-dasar pencatatan agar catatan Anda tetap ringkas dan mudah dimengerti.

3. Buat Template

Untuk membuat seluruh proses pencatatan lebih cepat, Anda perlu membuat template. Ini menghemat waktu Anda untuk memikirkan detail mana yang akan dibawa kemana. Pada saat yang sama, Anda tidak perlu menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengeditnya setelah rapat karena sudah diformat.

Anda dapat membuat template yang sesuai dengan kebutuhan Anda, atau Anda juga dapat mengikuti berbagai strategi pencatatan. Misalnya, Anda dapat mencoba metode kuadran dan membagi catatan Anda menjadi empat bagian: pertanyaan, tugas, tugas, dan catatan. Jika Anda adalah orang yang visual, peta pikiran bisa menjadi template yang ideal.

Selain strategi, Anda juga dapat menggunakan aplikasi pencatat untuk memudahkan Anda mengatur semuanya. Beberapa aplikasi sudah memiliki template yang siap Anda gunakan, jadi Anda tidak perlu berpikir untuk membuat atau menemukannya.

Terkait: Aplikasi Pencatat Bersih dan Sederhana yang Bekerja Offline

4. Tentukan Tujuan Anda

Jika Anda ingin sukses dalam menulis catatan rapat Zoom, hal terpenting yang perlu Anda perhatikan adalah tujuan Anda. Tanyakan pada diri sendiri: Mengapa Anda menulis catatan? Apakah Anda ingin menggunakan ini untuk menjadi efisien dan memajukan karir Anda? Apakah Anda menulis catatan sebagai bagian dari pekerjaan Anda? Apakah Anda ingin membagikannya? Apakah Anda melakukannya agar lebih terorganisir? Apa yang ingin Anda dapatkan darinya?

Mendefinisikan tujuan pencatatan Anda memungkinkan Anda untuk lebih termotivasi untuk melakukannya dengan lebih baik. Jika Anda tahu apa yang ingin Anda capai, menulis catatan rapat menjadi seperti berjalan-jalan di taman, karena Anda akan memiliki pemahaman yang lebih jelas tentang hasil yang Anda inginkan. Ingat, catatan pertemuan Anda akan membantu Anda menjadi lebih baik dalam karir Anda. Ini bukan hanya sesuatu yang Anda lakukan; itu dapat secara signifikan membantu Anda maju dan menjadi jauh lebih efektif di tempat kerja.

Apakah Praktis Selalu Mencatat Saat Zoom Meeting?

Anda tidak selalu harus membuat catatan selama rapat. Namun, Anda perlu belajar menilai pentingnya setiap panggilan yang Anda lakukan. Misalnya, jika itu hanya panggilan penyelarasan dan tidak ada detail penting yang disebutkan, Anda dapat melewati catatan dan fokus pada panggilan itu sendiri.

Namun, mencatat adalah keterampilan penting yang harus Anda pelajari untuk memajukan karir Anda. Selain membantu efisiensi, ini dapat menyebabkan retensi yang lebih baik, yang dapat meningkatkan memori jangka panjang Anda. Ini juga membangun akuntabilitas dan meningkatkan kinerja rekan tim Anda, memungkinkan mereka untuk menjadi lebih sadar akan apa yang seharusnya mereka lakukan. Terakhir, ini memberi arah, sehingga Anda tahu di mana harus memusatkan perhatian Anda.

Digital vs. Catatan Kertas: Mana yang Harus Anda Gunakan?

Kebiasaan mencatat Anda dapat menjadi jantung dari produktivitas Anda. Apakah Anda suka sekolah lama dengan catatan kertas atau lebih suka aplikasi pencatat digital?

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis