3 Alasan Mengapa Anda Harus Mengukur Produktivitas Anda

Terkadang mudah untuk merasa seperti Anda tidak menyelesaikan banyak hal dalam sehari, bahkan ketika Anda sedang bekerja keras. Namun, Anda mungkin tidak menyadari seberapa banyak yang sebenarnya Anda lakukan jika Anda tidak membuat catatan tentang cara Anda menghabiskan waktu produktif Anda.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan mengapa mengukur produktivitas Anda sangat membantu dan beberapa contoh bagaimana Anda dapat membuat daftar tugas sederhana di berbagai jenis perangkat lunak.

3 Alasan Mengapa Anda Harus Mengukur Produktivitas Anda

Ada sejumlah alasan mengapa mengukur produktivitas Anda bermanfaat. Tidak hanya membantu Anda mengetahui di mana Anda berada dengan tugas-tugas penting Anda, tetapi juga akan membantu dengan motivasi dan pengalaman perencanaan hari Anda secara keseluruhan.

Mengukur produktivitas Anda dimulai dengan membuat daftar tugas harian sederhana yang Anda buat keesokan harinya sebelum atau pagi itu, tetapi itu tidak terbatas pada item yang ada di sana. Idealnya, Anda tetap berpegang pada daftar yang telah Anda buat, namun, tidak jarang Anda teralihkan oleh tugas baru yang menarik perhatian Anda.

Bahkan jika Anda menyelesaikan tugas baru sebelum memasukkannya ke daftar tugas Anda, tetap buat catatan di sana. Dengan begitu, Anda mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang tugas mana yang Anda habiskan.

Berikut adalah tiga alasan mengapa menyimpan daftar seperti itu sangat membantu.

1. Anda Akan Melihat Anda Menyelesaikan Pekerjaan

Menulis daftar tugas tidak hanya akan membantu Anda tetap fokus pada prioritas hari itu, tetapi Anda juga akan memiliki cara untuk membuktikan kepada diri sendiri bahwa Anda menyelesaikan sesuatu saat Anda memeriksa item.

Tidak berarti perlombaan untuk melihat seberapa banyak Anda dapat memeriksa. Lebih dari itu, Anda akan tahu bahwa Anda telah menyelesaikan tugas-tugas penting Anda—atau setidaknya berkontribusi untuk tugas yang lebih besar dengan menangani beberapa item tindakan.

Terkait: Microsoft To Do vs. Taskade: Alat Manajemen Tugas Mana yang Lebih Baik?

Anda tidak hanya akan merasa lebih baik di penghujung hari, tetapi Anda mungkin juga merasa termotivasi untuk melihat apa yang Anda capai hari sebelumnya dan menjaga momentum tetap berjalan.

2. Anda Dapat Menetapkan Tujuan yang Lebih Baik

Setiap tujuan harus terukur. Namun, Anda tidak akan tahu harus mulai dari mana jika Anda tidak memiliki dasar.

Dengan menuliskan tugas Anda dan melacak apa yang telah Anda capai, Anda memberi produktivitas Anda unit pengukuran—jumlah tugas yang diselesaikan. Dengan menggunakan angka itu, Anda bisa mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang berapa banyak tugas yang biasanya dapat Anda selesaikan dalam rata-rata sehari, yang merupakan dasar Anda.

Dari sana, Anda dapat menetapkan tujuan yang lebih realistis, atau jumlah tugas harian, dan menyesuaikan naik atau turun sesuai kebutuhan.

3. Anda Akan Tahu Kapan Saatnya Beristirahat

Terkadang sulit untuk mengetahui kapan harus meletakkan pekerjaan, proyek, atau belajar. Dengan memberi diri Anda sejumlah tugas untuk diselesaikan setiap hari, Anda akan tahu kapan waktunya untuk istirahat.

Itu tidak berarti Anda harus menyelesaikan semuanya. Faktanya, pakar produktivitas Ivy Lee merekomendasikan agar sekelompok eksekutif menyelesaikan enam tugas sehari, dan apa pun yang tidak mereka selesaikan, mereka harus pindah ke hari berikutnya dan menjadikannya prioritas utama.

Terkait: Cara Mengoptimalkan To-Do List Anda Agar Lebih Efisien

Metodenya juga tidak mengajari eksekutif untuk terus menambah daftar mereka begitu mereka menyelesaikan enam tugas harian mereka. Untuk melakukannya akan seperti memindahkan garis finish sekali sebelum membiarkan diri Anda merayakan kemenangan Anda.

Anda tahu beban kerja Anda lebih baik daripada siapa pun. Bahkan jika Anda hanya setengah jalan melalui daftar Anda, Anda akan dapat mengukur lebih baik jika Anda harus mendorong melalui satu lagi, atau jika Anda sudah melakukan cukup, dan Anda dapat melanjutkan di mana Anda tinggalkan setelah beberapa istirahat yang sangat dibutuhkan.

Cara Cepat Mengukur Produktivitas dalam Perangkat Lunak Pengolah Kata

Contoh ini menunjukkan Halaman Apple. Namun, Anda tidak memerlukan perangkat lunak khusus untuk memulai, seperti yang dapat dilakukan oleh pengolah kata apa pun.

Mulailah dengan membuat dokumen baru dan beri nama yang sesuai. Tambahkan tanggal dalam huruf tebal untuk membuatnya menonjol, dan tulis tugas Anda dalam bentuk poin.

Saat Anda menyelesaikan tugas, ubah pemformatan dengan cara tertentu untuk memberi tahu diri Anda bahwa Anda telah menyelesaikannya—misalnya, mencoret teks atau mengubah warna.

Setiap tugas yang belum selesai, Anda dapat menyalin dan menempelkannya ke bagian atas daftar hari berikutnya. Anda dapat memotong dan menempel juga jika Anda tidak ingin melihat tugas yang belum selesai, tetapi mungkin berguna bagi Anda untuk lacak ini juga sehingga Anda dapat menyesuaikan tujuan Anda, dan mempelajari jenis tugas apa yang mungkin Anda temukan lebih banyak menantang.

Jika ternyata Anda telah memindahkan tugas lebih dari sekali, Anda mungkin perlu menemukan metode untuk menyelesaikannya, seperti makan kodok metode, di mana Anda menantang diri sendiri untuk menyelesaikan tugas yang lebih sulit atau kurang diinginkan terlebih dahulu.

Beberapa Contoh Mengukur Produktivitas Anda di Perangkat Lunak Lain

1. Gagasan

Berikut ini contoh daftar tugas harian Anda di Notion. Daftar ini menggunakan blok daftar tugas yang harus dilakukan Notion, yang memberi Anda kotak untuk dicentang saat Anda menyelesaikan item. Saat Anda melakukannya, perangkat lunak secara otomatis mencoret item untuk Anda.

2. Klik ke atas

Anda juga dapat menggunakan daftar sederhana di ClickUp untuk membantu Anda mengukur produktivitas Anda. Daftar dalam contoh menggunakan hari dalam seminggu sebagai grup, dan saat Anda menyelesaikan item, mereka pergi ke menyelesaikan grup sehingga Anda masih dapat melihat semua yang telah Anda lakukan.

Untuk ini, menggunakan tanggal ditutup kolom akan membantu Anda melacak hari mana Anda menyelesaikan item.

3. Spreadsheet

Spreadsheet sederhana adalah cara lain Anda dapat mengawasi produktivitas Anda—pun intended. Dalam contoh ini, Anda akan menggunakan satu file untuk satu bulan penuh. Setiap tab menguraikan minggu dalam bulan itu, dan setiap kolom adalah hari dalam seminggu.

Spreadsheet seperti Google Spreadsheet menawarkan kotak centang yang akan memudahkan penandaan item.

Pantau Produktivitas Anda

Mengukur produktivitas Anda akan membantu Anda mengurangi stres tentang hal-hal yang tidak Anda selesaikan karena Anda menunjukkan kepada diri sendiri bahwa Anda membuat kemajuan. Ini juga akan memungkinkan Anda untuk menetapkan tujuan yang lebih baik dan tahu kapan saatnya untuk beristirahat.

Untungnya, itu tidak perlu terlalu rumit, dan Anda mungkin sudah memiliki perangkat lunak yang Anda butuhkan untuk memulai.

5 Cara untuk Meningkatkan Produktivitas dan Melakukan Lebih Banyak Dalam Waktu Lebih Sedikit

Ingin meningkatkan produktivitas Anda dan melakukan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat? Berikut beberapa cara efektif yang bisa Anda gunakan.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis