Bagaimana Melakukan Rapat Pembukaan Proyek yang Sukses

Rapat awal proyek adalah kesempatan sempurna untuk membuat semua anggota tim memiliki pemahaman yang sama dan bekerja menuju tujuan bersama. Inilah sebabnya mengapa mereka harus dipersiapkan dengan baik dan disengaja, karena mereka akan membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari diskusi Anda dengan klien Anda.

Dalam artikel ini, kami akan membagikan beberapa kiat dan alat untuk membantu Anda memulai rapat awal yang sukses dengan tim Anda.

Apa itu Rapat Pembukaan Proyek?

Rapat awal proyek adalah tempat manajer proyek bertemu dengan tim, dan terkadang, klien, untuk mempresentasikan tujuan proyek, menjelaskan bagaimana mereka akan dicapai, dan meninjau peran semua orang. Biasanya diadakan di awal proyek baru, meskipun mungkin tepat untuk memilikinya nanti dalam proses jika hambatan atau pertanyaan baru muncul.

Jenis rapat ini membantu Anda memulai proyek baru dengan pijakan yang kokoh dengan mengomunikasikan secara jelas apa yang diharapkan, bagaimana kemajuan akan diukur, dan jebakan apa yang mungkin ada di depan. Secara keseluruhan, ini menetapkan arah untuk kolaborasi proyek yang lancar dengan semua pemangku kepentingan.

Manfaat Memiliki Rapat Pembukaan Proyek

Seperti disebutkan di atas, rapat awal proyek adalah kesempatan untuk membuat semua orang selaras dengan visi proyek Anda dan peran mereka di dalamnya. Berikut ini adalah beberapa manfaat penting lainnya dari memiliki pertemuan awal yang sukses:

• Proyek berjalan lebih efisien ketika semua anggota tim memahami tanggung jawab mereka.
• Kick-off meeting menunjukkan seberapa jauh tim Anda memahami apa yang akan dibutuhkan proyek. Ini dapat membantu Anda mengidentifikasi potensi masalah yang mungkin muncul di sepanjang jalan.
• Rapat awal membantu membangun hubungan baik antara Anda dan klien dengan membuat semua orang memiliki pijakan yang sama di awal proses.
• Memiliki segala sesuatu yang direncanakan lebih awal mengurangi kemungkinan perubahan yang dapat menyebabkan potensi penundaan di kemudian hari selama proyek.
• Klien Anda akan memiliki kesempatan untuk memberikan umpan balik dan ide yang berharga sebelum melangkah terlalu jauh ke dalam siklus hidup proyek.
• Rapat awal proyek yang berhasil meningkatkan kemungkinan untuk tetap pada anggaran dan jadwal.

5 Tips untuk Menjalankan Rapat Pembukaan Proyek yang Sukses

Berikut ini adalah beberapa langkah penting yang harus diambil saat mempersiapkan pertemuan awal proyek:

1. Buat Agenda Anda

Agenda Anda memberikan arah yang jelas untuk diikuti oleh rapat, dan itulah mengapa sangat penting untuk membuatnya dan mendistribusikannya sebelum rapat dimulai. Merencanakan agenda terlebih dahulu akan membantu Anda tetap fokus dan mengerjakan tugas.

Anda dapat menggunakan aplikasi pencatat seperti Evernote untuk membuat rencana rapat yang dapat diakses semua anggota. Anda dapat memulai dari awal atau menghemat waktu dengan menggunakan salah satunya template rapat.

Tambahkan semua detail terkait tentang proyek setelah Anda menangani dasar-dasarnya, termasuk durasi rapat dan ketua (manajer proyek). Meskipun ini akan bergantung pada proyek spesifik yang sedang Anda kerjakan, berikut adalah beberapa ide umum untuk dipertimbangkan:

• Salam dan perkenalan
• Penjelasan yang jelas tentang apa yang Anda rencanakan untuk dicapai selama pertemuan awal
• Tujuan proyek
• Ruang lingkup proyek
• Kendala terkait waktu dan anggaran
• Risiko yang diketahui saat ini
• Daftar kiriman
• Diskusi dan pertanyaan terbuka.

2. Undang Orang yang Tepat

Pada tahap ini, Anda ingin fokus mengundang semua pemangku kepentingan utama. Namun, dalam keinginan Anda untuk membuat bola bergulir, Anda mungkin tergoda untuk mengundang semua orang yang memiliki sesuatu yang berhubungan dengan proyek tersebut bahkan dari jarak jauh. Ini bisa berdampak buruk pada rapat Anda, karena mengelola kerumunan besar akan lebih menantang. Anda hanya boleh menyertakan anggota tim yang memiliki peran dalam proyek (dan dapat memberikan masukan yang berharga).

Anda dapat mengundang peserta rapat melalui email, atau lebih baik lagi, melalui alat komunikasi internal Suka Kendur. Anda dapat menggunakan alat ini untuk membuat saluran (grup) yang akan Anda gunakan untuk berbagi agenda rapat dan dokumen lain yang relevan sehingga semua orang dapat melaluinya sebelum rapat.

3. Jadikan Rapat Interaktif

Buat rapat awal Anda tetap interaktif dengan menyediakan platform terbuka untuk menyuarakan ide atau saran. Tujuannya di sini adalah untuk memastikan bahwa setiap orang berpartisipasi secara aktif selama pertemuan. Berikut adalah beberapa ide tentang apa yang dapat Anda lakukan:

• Diskusi kelompok: Ini bekerja paling baik jika beberapa anggota tim memiliki bidang keahlian yang sama. Oleh bertukar pikiran bersama, Anda dapat dengan cepat membangun pengetahuan satu sama lain dan mengembangkan solusi kreatif yang membuka jalan menuju kesuksesan.
• Bergiliran memimpin rapat: Meskipun sangat ideal untuk meminta manajer proyek memfasilitasi pertemuan awal, Anda dapat merotasi ketua untuk menghindari kehilangan perhatian orang. Ini memungkinkan setiap orang untuk bergiliran memimpin aspek-aspek tertentu dari agenda rapat atau memberikan presentasi, yang juga dapat membantu tim merasa lebih terlibat dalam proyek.
• Mintalah umpan balik: Setiap kali Anda mempresentasikan sesuatu yang baru, tanyakan kepada peserta apakah mereka memiliki pertanyaan tentang hal itu sehingga semua orang dapat menyampaikan pendapatnya dalam rapat. Anda juga dapat memanfaatkan kesempatan ini untuk menemukan pemikiran atau kekhawatiran lain yang mungkin mereka miliki bahwa ketidakpastian tidak menumpuk dari waktu ke waktu — penyebab utama frustrasi di antara orang-orang yang terlibat dalam a proyek.

Teknik interaktif ini akan memastikan bahwa semua pemangku kepentingan Anda terlibat secara aktif dalam pertemuan awal.

4. Perjelas Peran dan Tanggung Jawab

Dengan asumsi bahwa setiap orang memahami keseluruhan proyek dan bagaimana mereka cocok, langkah selanjutnya adalah menentukan peran dan tanggung jawab mereka. Gunakan kesempatan ini untuk mengulangi diskusi sebelumnya tentang apa yang diharapkan semua orang dari satu sama lain. Anda dapat menggunakan alat online seperti asana untuk membuat daftar periksa sehingga setiap orang dapat melihat tugas mana yang menjadi tanggung jawabnya.

Anda bisa mulai dengan menetapkan item tindakan yang perlu diselesaikan dengan tenggat waktu yang disepakati, lalu mendistribusikannya di antara anggota tim. Atur kegiatan-kegiatan ini dalam urutan prioritas, dengan tugas-tugas yang paling penting dicantumkan terlebih dahulu. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan bahwa tenggat waktu terpenuhi tanpa harus membebani orang terlalu banyak.

5. Tambahkan Ringkasan Rapat ke Wiki Internal Anda

Setelah rapat selesai, ubah catatan Anda menjadi dokumen yang terorganisir dengan baik untuk memudahkan referensi di masa mendatang. Anda dapat menggunakan wiki internal sebagai repositori online yang dapat diakses oleh semua orang dalam proyek dengan mudah.

Dengan cara ini, Anda selalu dapat merujuk catatan rapat setiap kali ada pertanyaan tentang sesuatu yang dibahas selama sesi awal. Anda juga dapat menggunakan wiki Anda untuk menambahkan pembaruan seiring kemajuan Anda di sepanjang siklus hidup proyek.

Tetapkan Nada yang Tepat untuk Seluruh Proyek Dengan Rapat Pembuka

Pertemuan awal adalah langkah penting dalam proyek apa pun, karena ini menentukan nada untuk seluruh siklus hidup proyek dan memandu semua orang yang terlibat ke arah yang sama.

Anda dapat memanfaatkan kiat dan alat di atas untuk membuat semua pemangku kepentingan Anda berada di halaman yang sama dan membuka jalan bagi alur kerja yang produktif.

6 Cara Mudah Membuat Rapat Anda Lebih Produktif

Jika Anda ingin tahu bagaimana melakukan rapat tim yang sukses, lihat 6 tips penting ini yang harus Anda ikuti.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis