Cara Menggunakan Komunikasi Teks Saja untuk Meningkatkan Efisiensi Kerja Virtual

Tim virtual tidak memiliki kebebasan untuk melakukan interaksi tatap muka seperti rekan kerja mereka di kantor. Mereka mengandalkan berbagai alat untuk berkomunikasi satu sama lain dari lokasi terpencil mereka.

Karena perbedaan lokasi dan zona waktu, panggilan telepon tidak selalu yang terbaik. Mengirim pesan teks adalah alternatif yang lebih baik, karena anggota tim dapat mengirim pesan kapan saja tanpa mengganggu satu sama lain. Tetapi komunikasi hanya teks juga tidak sempurna. Itu meleset dari sasaran jika faktor-faktor tertentu tidak dipertimbangkan.

Dalam artikel ini, kita membahas bagaimana tim virtual dapat menggunakan komunikasi teks saja secara lebih efektif.

Bagaimana Mengirim SMS Meningkatkan Keterampilan Komunikasi

Mengirim pesan teks membawa nuansa berbeda ke meja komunikasi. Ada dua cara utama komunikasi berbasis teks meningkatkan komunikasi. Mari kita lihat mereka.

Ada dua cara utama komunikasi berbasis teks meningkatkan komunikasi.

1. Tingkatkan Keterampilan Membaca dan Menulis

Menggunakan steno dan emoji adalah tren dalam berkirim pesan, terutama untuk obrolan informal. Metode SMS ini menjauhkan Anda dari penggunaan bahasa Inggris yang benar.

Saat berkomunikasi dengan atasan, rekan kerja, atau rekan bisnis Anda, Anda tidak berkomunikasi dengan mereka seperti yang Anda lakukan dengan teman atau orang penting lainnya. Anda diminta untuk menulis dalam bahasa Inggris yang benar, yang membutuhkan pembacaan ulang dan restrukturisasi lengkap. Ini juga membantu menjaga nada yang lebih formal dalam komunikasi.

2. Dorong Komunikasi yang Jelas

Komunikasi hanya teks juga menciptakan keterampilan komunikasi yang jelas. Saat berkomunikasi melalui teks, Anda dipaksa untuk tetap fokus pada komunikasi Anda. Karena niat Anda adalah untuk tujuan bisnis, tidak ada ruang untuk kata atau kalimat selangit.

7 Tips Menggunakan Komunikasi Teks Saja untuk Pekerjaan Virtual

Dengan SMS menjadi bagian penting dari pekerjaan jarak jauh, penting untuk memahami bagaimana membuatnya lebih efektif. Jika dilakukan dengan cara yang salah, tim Anda akan mengalami gangguan komunikasi yang mengganggu alur kerja Anda. Berikut adalah beberapa tip untuk membantu Anda membuat pesan Anda sederhana dan komprehensif.

1. Hindari Penggunaan Singkatan

Tidak peduli seberapa dekat Anda dengan rekan bisnis atau kolega Anda, komunikasi dengan mereka tidak boleh bersifat informal. Menggunakan singkatan atau steno yang tidak perlu dalam pesan Anda menggambarkan pandangan yang tidak profesional.

Anda tidak harus terlalu kaku dengan pesan Anda, tetapi menggunakan singkatan seperti "U" dan bukan "Anda" dalam percakapan yang berhubungan dengan pekerjaan tidak etis. Ini bisa menjadi perubahan besar bagi kebanyakan orang yang mengharapkan pesan berbasis teks terpadu dan terstruktur.

2. Gunakan Caps dengan Tepat

Huruf kapital cocok untuk tujuan tertentu dalam penulisan. Menggunakan huruf kapital di seluruh kalimat adalah salah satu jebakan yang harus Anda hindari dalam berkirim pesan. Karena kita terbiasa membaca teks huruf kecil, tidak mudah untuk membaca semua teks huruf kapital.

Teks dengan huruf besar semua juga memberikan nada tegas pada pesan Anda. Sepertinya Anda marah atau berteriak pada penerima. Jika Anda ingin memposting di media sosial, menulis teks dengan huruf kapital semua membuat Anda tampak seperti pencari perhatian.

3. Buat Waktu yang Baik

Komunikasi hanya teks memberi Anda hak istimewa untuk membalas pesan pada waktu yang tepat. Namun, itu tidak boleh dengan mengorbankan penerima Anda.

Misalnya, tidak pantas mengirim pesan teks di tengah malam atau dini hari kecuali mereka secara khusus memberi tahu Anda bahwa itu bukan masalah. Anda seharusnya tidak mengharapkan balasan cepat untuk pesan semacam itu. Yang terbaik adalah mengirim semua pesan terkait pekerjaan selama jam kerja.

4. Hindari Kalimat Panjang

Tata bahasa yang paling baik ditulis menjadi membosankan jika terlalu panjang tanpa melanggar paragraf. Rentang perhatian orang bisa lebih rendah dari ikan mas. Pesan teks yang banyak dapat membuat mereka membaca sekilas konten alih-alih membacanya.

Skimming dapat menyebabkan mereka melewatkan detail penting dalam pesan, mengubah niat Anda sebagai pengirim.

5. Gunakan Emoji Hanya Saat Diperlukan

Emoji tidak buruk. Faktanya, mereka memiliki memengaruhi cara kita berkomunikasi secara positif. Emoji membantu Anda mengekspresikan emosi tertentu dengan tepat.

Saat mengirim teks yang berhubungan dengan pekerjaan, Anda tidak harus sepenuhnya menghilangkan penggunaan emoji dalam teks Anda. Sebaliknya, Anda harus tahu kapan waktu yang tepat untuk menggunakannya, sehingga Anda tidak membuat kesan yang salah. Jika Anda tidak yakin kapan harus menggunakannya, tinggalkan saja.

6. Jangan Membuat Asumsi

Dalam berkirim pesan, ada kecenderungan untuk berasumsi kapan dan bagaimana penerima akan menanggapi pesan Anda. Melakukan hal ini dapat memengaruhi suasana hati Anda secara negatif karena respons mereka mungkin sangat berbeda.

Tidak peduli seberapa lambat penerima Anda membalas, jangan pernah berasumsi apa yang mereka pikirkan. Tunggu sampai Anda mendengar kabar dari mereka. Anda dapat mengirim pengingat jika mendesak.

7. Koreksi Pesan Anda

Jangan terburu-buru untuk menekan "kirim" tanpa mengoreksi pesan Anda. Sangat mudah untuk tidak melihat kesalahan kecil dalam tulisan Anda, jadi luangkan waktu Anda untuk menangkap dan memperbaiki kesalahan ejaan dan tata bahasa.

Dibutuhkan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan masalah yang disebabkan oleh SMS, obrolan, atau email yang ditulis dengan buruk daripada memperbaikinya pertama kali. Bosan mengoreksi pesan Anda secara manual? tata bahasa sangat membantu dalam hal ini.

3 Alat Komunikasi Teks Saja Terbaik yang Dapat Anda Gunakan

Semakin populernya pekerjaan jarak jauh telah melihat pengenalan beberapa alat alur kerja dalam beberapa tahun terakhir. Beberapa dari alat ini melakukan pekerjaan yang baik dalam memberikan tim virtual kesempatan untuk berkembang dalam pekerjaan mereka dengan komunikasi teks saja. Mari kita lihat beberapa di antaranya.

Terutama aplikasi perpesanan untuk bisnis, Slack memungkinkan anggota tim untuk berkumpul di bawah satu atap untuk tujuan kerja. Ini menawarkan kesempatan untuk komunikasi satu lawan satu antara dua anggota serta komunikasi kelompok dengan tiga atau lebih anggota.

Jika Anda mengerjakan proyek dengan beberapa orang terpilih, Anda dapat membatasi komunikasi di antara orang-orang tersebut di ruang khusus yang disebut saluran. Anggota di dalam ruangan dapat berkomunikasi dengan bebas tanpa khawatir anggota tim lain mengakses pesan mereka.

Microsoft Teams adalah alat alur kerja berbasis obrolan untuk komunikasi bisnis. Cocok untuk tim virtual, memungkinkan anggota tim untuk berkolaborasi dalam tugas dengan kesempatan untuk berbagi file dan dokumen kerja.

Melayani kebutuhan komunikasi yang berbeda dari tim virtual, anggota tim dapat mengobrol satu sama lain secara individu dan juga mengobrol dalam grup saat berkolaborasi dalam proyek. Tingkat akses yang berbeda dapat diberikan kepada anggota tim berdasarkan keterlibatan mereka dalam proyek.

Basecamp adalah alat komunikasi dan alur kerja online. Pilihan yang baik untuk tim virtual, memungkinkan kolaborasi tim menggunakan komunikasi teks saja.

Anda dapat mendelegasikan tugas kepada pekerja tertentu dan berkomunikasi dengan mereka satu per satu. Dalam nada yang sama, anggota tim dapat berkolaborasi dalam tugas dan berkomunikasi secara terbuka dengan semua orang dalam lingkaran apa yang terjadi. Ini juga menawarkan pengingat tugas yang mendorong rekan tim untuk memenuhi tenggat waktu.

Fokus pada Informasi Penting Dengan Komunikasi Hanya Teks

Menjawab banyak panggilan telepon terkait pekerjaan menghabiskan waktu Anda lebih dari yang Anda kira. Anda akhirnya berbicara tentang hal-hal yang tidak produktif lama setelah pesan disampaikan.

Dengan komunikasi teks saja, Anda hanya menulis detail penting yang diperlukan. Setiap orang mendapatkan informasi yang mereka butuhkan untuk menjadi efisien dalam pekerjaan. Ada sedikit atau tidak ada ruang untuk miskomunikasi, karena kata-katanya dieja dengan jelas untuk dilihat semua orang.

Pro dan Kontra Menggunakan Komunikasi Teks Saja di Tempat Kerja Virtual

Apakah alat komunikasi teks saja merupakan solusi yang tepat untuk tempat kerja Anda? Berikut adalah beberapa pro dan kontra untuk dipertimbangkan.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis