5 Tips Efektif untuk Meningkatkan Komunikasi Tertulis Anda

Apakah Anda membaca beberapa pesan dari rekan kerja Anda yang membuat Anda salah paham? Pesannya mungkin tidak menghina, tetapi nadanya tidak terdengar. Anda merasa tersinggung, dan itu tercermin dalam cara Anda berhubungan dengan mereka. Mereka mungkin tidak bermaksud jahat tetapi menggunakan pilihan kata yang salah.

Komunikasi tertulis bisa mengarah ke selatan dalam banyak cara. Anda harus berhati-hati dalam meningkatkan cara Anda berkomunikasi secara tertulis, sehingga niat Anda tidak salah paham.

Apa itu Komunikasi Tertulis?

Komunikasi tertulis adalah proses pengiriman pesan dan instruksi berbasis teks melalui surat, laporan, manual, dll.

Digunakan untuk menyampaikan informasi di tempat kerja, komunikasi tertulis sering kali mengambil pendekatan formal. Itu tertuang dalam dokumen resmi yang berfungsi sebagai bukti dan titik referensi.

Perkembangan baru dikomunikasikan kepada tim secara tertulis. Ketika anggota tim menunjukkan perilaku yang tidak dapat diatur, mereka diberikan pertanyaan melalui komunikasi tertulis dan merespons dengan cara yang sama.

Berbeda dengan komunikasi verbal yang bisa dilupakan jika tidak direkam, komunikasi tertulis berlangsung lama, apalagi jika tidak dirusak.

Tantangan Komunikasi Tertulis

Seperti bentuk komunikasi lainnya, tujuan komunikasi tertulis akan gagal jika penerima tidak memahami isi pesan.

Komunikasi tertulis memiliki beberapa hambatan yang dapat mengubah makna pesan atau maksud pengirim. Mari kita lihat beberapa di antaranya.

1. Kurangnya Kejelasan

Komunikasi kehilangan esensinya ketika rumit. Pilihan kata yang digunakan oleh pengirim dalam komunikasi tertulis dapat membuat penerima bingung. Dan karena pengirim tidak tersedia untuk mengklarifikasi hal-hal, kebingungan tetap ada.

Jika karyawan merasa terdorong untuk mengambil tindakan setelah menerima pesan tertulis yang rumit, mereka mungkin akan membuat kesalahan karena kurangnya pemahaman tentang pesan tersebut.

Kesalahan yang dibuat di tempat kerja sebagai akibat dari masalah kejelasan adalah kemunduran bagi organisasi karena waktu dan sumber daya terbuang percuma.

2. Kendala waktu

Alur kerja yang paling efisien adalah yang terus bergerak. Anggota tim harus mendapatkan informasi apa pun yang mereka butuhkan secara instan dan menerapkannya pada pekerjaan mereka. Tapi itu tidak selalu terjadi dengan komunikasi tertulis.

Dalam komunikasi tertulis, pengirim mengirimkan pesan kepada penerima. Alih-alih mendapatkan tanggapan instan, mereka harus menunggu sampai penerima menerima pesan dan kemudian membalas. Waktu yang dihabiskan di antaranya bisa mahal dalam situasi mendesak. Kerusakan mungkin sudah terjadi sebelum informasi dikumpulkan.

3. Kurangnya Fleksibilitas

Pesan yang Anda kirim ke kolega di tempat kerja mungkin berisi informasi yang tidak akurat. Anda mungkin ingin memperbarui pesan untuk kejelasan lebih lanjut. Tapi begitu Anda sudah mengirimnya, Anda tidak bisa melakukannya.

Anda harus menulis pesan lain dari awal untuk mengatasi kesalahan informasi atau menyertakan pembaruan yang ingin Anda sampaikan. Melakukan semua itu membuat stres, terutama ketika Anda memiliki setumpuk pekerjaan di tangan Anda.

4. Keterlambatan dalam Pengambilan Keputusan

Membuat keputusan di tempat kerja membutuhkan beberapa tingkat kecepatan. Setiap orang yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan harus selalu mengikuti perkembangan terkini dan memberikan masukan secara tepat waktu.

Ketika proses pengambilan keputusan dikoordinasikan dengan komunikasi tertulis, waktu yang dihabiskan untuk menerima, membaca, dan menanggapi pesan menunda proses pengambilan keputusan. Anda dapat meningkatkan grup Anda proses pengambilan keputusan dengan alat yang tepat.

5 Cara Meningkatkan Komunikasi Tertulis Anda

Jika Anda ingin berkembang dalam pekerjaan atau karier Anda, Anda harus lebih memperhatikan komunikasi tertulis Anda. Dan itu karena Anda berkomunikasi dengan orang-orang secara tertulis hampir setiap hari.

Memastikan bahwa mereka memahami pesan yang Anda sampaikan kepada mereka membantu Anda mendapatkan respons yang diinginkan. Mengingat hal ini, mari kita bahas beberapa cara agar Anda dapat berkomunikasi dengan lebih baik secara tertulis.

1. Identifikasi Tujuan

Apa yang ingin Anda capai dengan pesan tersebut? Penting bagi Anda untuk mengidentifikasi ini di awal, sehingga Anda dapat mengartikulasikan pemikiran Anda ke arah itu. Anda bisa membuat orang buka dan baca email Anda mudah dengan tulisan yang efektif.

Sebuah pesan tertulis tanpa tujuan yang jelas dalam pikiran adalah seperti komentar yang berjalan. Anda akan memiliki satu halaman penuh konten tanpa mengatakan sesuatu yang konkret. Isi pesan Anda mungkin menyesatkan penerima jika Anda tidak mengetahui tujuan Anda.

2. Masuk ke Sepatu Penerima

Komunikasi tertulis meleset dari sasaran jika penerima tidak memiliki informasi latar belakang atau konteks yang diperlukan untuk memahami pesan yang mereka baca. Jika Anda menulis kepada seseorang dan menyebutkan hal-hal yang tidak mereka sadari, mereka akan hilang.

Tempatkan diri Anda pada posisi pembaca saat Anda menulis pesan. Berapa banyak yang mereka ketahui tentang subjek? Apakah mereka membutuhkan informasi latar belakang atau konteks?

Memahami keadaan pikiran pembaca mengenai subjek juga membantu Anda memilih kata dan nada yang tepat untuk menyampaikan pesan Anda.

3. Catat Ide

Setelah membuat catatan mental untuk menulis pesan, mulailah mempersiapkannya dengan mencatat ide-ide yang muncul di benak.

Karena Anda tidak dapat dengan mudah mengambil pesan Anda dari penerima untuk mengedit atau memperbarui, catat semua poin Anda sebelumnya, sehingga Anda dapat memasukkannya ke dalam pesan Anda.

Anda tidak perlu membawa buku catatan untuk tujuan itu. Aplikasi pencatat seperti catatan sederhana memudahkan Anda untuk menuliskan ide-ide Anda di perangkat seluler saat bepergian. Anda dapat mengakses catatan Anda dari jarak jauh kapan pun Anda membutuhkannya.

4. Jadilah Jelas dan Sederhana

Komunikasi tertulis yang paling efektif adalah jelas dan sederhana. Sekarang bukan waktunya untuk mengesankan pembaca Anda dengan kata-kata besar dan ekspresi tata bahasa.

Ada kecenderungan bagi Anda untuk ingin tampil cerdas dengan penggunaan kata-kata yang indah, tetapi itu kontraproduktif dalam komunikasi tertulis. Ingat, Anda tidak akan hadir secara fisik saat pembaca membaca pesannya. Jadi, Anda tidak dapat mengklarifikasi hal-hal jika membingungkan pembaca.

Jika Anda sedang mengerjakan sebuah proyek, Anda bisa tulis pernyataan tujuan proyek pembunuh dengan komunikasi tertulis yang efektif.

5. Sunting dengan Teliti

Membaca pesan dengan kesalahan tata bahasa dan kesalahan ketik adalah hal yang mematikan. Simpan masalah penerima Anda dengan mengedit pesan Anda secara menyeluruh sebelum mengirimnya.

Menahan keinginan untuk mengirim pesan tertulis dengan tergesa-gesa. Tidak peduli seberapa mendesaknya, luangkan waktu untuk mengeditnya. Mungkin ada kata, ekspresi, dan kesalahan yang tidak perlu dalam pesan. Menelusurinya sekali lagi akan membantu Anda mengenalinya, tetapi itu tidak akan terjadi jika Anda tidak meluangkan waktu untuk itu. Aplikasi seperti tata bahasa sangat bagus untuk mengedit dan menyempurnakan tulisan Anda.

Jika Anda memiliki reputasi mengirim pesan yang sarat kesalahan, orang akan enggan membaca pesan Anda. Mereka akan membiarkan pesan Anda bertahan sampai mereka memiliki kekuatan mental untuk menahan tekanan yang disebabkan oleh membaca konten Anda.

Menyampaikan Pesan Anda Secara Efektif

Interaksi verbal di tempat kerja bisa berisik. Komunikasi tertulis membantu menciptakan ketenangan. Rekan tim dapat berkomunikasi dalam situasi apa pun tanpa menarik perhatian pada diri mereka sendiri.

Setelah komunikasi tertulis Anda jelas dengan nada yang tepat, Anda dapat membuat orang melakukan apa yang Anda inginkan tanpa menindaklanjuti untuk mengklarifikasi sesuatu. Anda juga membangun reputasi untuk diri sendiri sebagai orang yang berkomunikasi secara efektif.

Cara Menulis Email yang Efektif dengan Cepat (4 AI Tools yang Dapat Anda Gunakan)

Apakah Anda kesulitan menulis email untuk menyelesaikan sesuatu? Berikut adalah beberapa tip tentang cara menulis email yang lebih baik lebih cepat, bersama dengan beberapa alat untuk digunakan.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis