Cara Menulis Balasan Email Profesional di Luar Kantor

Dalam hal email, mungkin sulit untuk menetapkan batasan profesional. Lagi pula, banyak perusahaan berasumsi bahwa selama Anda memiliki internet, Anda bebas menjawab pesan apa pun.

Meskipun ada waktu di mana para profesional diharapkan untuk selalu siap siaga, waktu perlahan berubah. Hari-hari ini, menjadi semakin umum bagi orang-orang untuk offline pada hari libur mereka, dan untuk alasan yang bagus.

Jika Anda pergi berlibur, mengambil cuti untuk kewarasan Anda, atau harus jauh dari kantor karena alasan lain, berikut adalah beberapa tip tentang cara menulis balasan email profesional di luar kantor.

1. Hapus Judul Subjek Di Luar Kantor

Salah satu cara termudah untuk memberi tahu orang-orang bahwa Anda sedang tidak di kantor adalah dengan mengubah tajuk subjek balasan email Anda. Daripada hanya menulis “Di Luar Kantor”, Anda juga bisa mencantumkan jenis cuti yang Anda ambil, jika Anda nyaman membagikannya.

Berikut adalah beberapa contoh tajuk subjek email di luar kantor:

• Di Luar Kantor – Cuti Liburan (25 Desember – 4 Januari)
instagram viewer
• [Di Luar Kantor] Cuti Medis
• Di Luar Kantor | Cuti
• *Di Luar Kantor* Cuti Darurat
• Di Luar Kantor ( Cuti Berkabung )
• Di Luar Kantor | Cuti hamil
• Di Luar Kantor ~ Kerja Lapangan
• [Di Luar Kantor] Cuti Libur (Hari Natal)
• Di Luar Kantor – Cuti Sakit
• Di Luar Kantor – Menikah!

2. Sebutkan Jenis Cuti yang Anda Ambil

Bagi sebagian orang, biasanya menganggap bahwa email di luar kantor adalah untuk tujuan rekreasi. Namun, itu tidak selalu berlaku untuk semua orang.

Beberapa orang juga menggunakan email di luar kantor untuk bekerja, tetapi tidak dapat mengakses email mereka sepanjang hari. Misalnya, perwakilan penjualan atau mereka yang menjalani kerja lapangan mungkin perlu melakukan perjalanan ke area yang tidak memiliki koneksi internet.

Selain itu, tidak menutup kemungkinan juga Anda mengambil cuti untuk urusan pribadi seperti kunjungan ke rumah sakit, pemakaman, atau untuk sembuh dari sakit. Dengan ini, mungkin canggung untuk menjawab, “Saya harap liburan Anda menyenangkan.”

Terkait: Cara Membuat Liburan Lebih Menyenangkan Menggunakan Teknologi

Untuk menghindari hal ini, Anda dapat memasukkan rincian cuti Anda di dalam badan email Anda sebagai gantinya. Anda tidak harus jujur ​​tentang situasi Anda jika itu membuat Anda tidak nyaman, tetapi jujur ​​​​dengan atasan, rekan tim, atau klien Anda dapat membantu membangun empati.

Misalnya, jika Anda mengalami kecelakaan mobil dan perlu waktu untuk pulih dari cedera Anda, biarkan kontak Anda tahu membantu mereka mengelola harapan mereka tentang keluaran Anda yang tertunda dan yang diharapkan kembali.

3. Hindari Permintaan Maaf yang Tidak Perlu

Bagi banyak pecandu kerja, biasanya menyertakan permintaan maaf dalam email di luar kantor, seperti “Maaf karena tidak dapat langsung membalas!” Namun, penting untuk dipahami bahwa Anda tidak perlu meminta maaf karena telah mengambil cuti dari pekerjaan, terutama jika itu untuk kebaikan. alasan.

Alih-alih meminta maaf, berikut beberapa istilah yang bisa Anda gunakan sebagai gantinya:

• “Terima kasih telah menghubungi!”
• “Terima kasih atas emailnya.”
• "Email ini telah diterima."

Sebagai pengganti permintaan maaf, Anda dapat dengan sopan mengakui bahwa pesan mereka telah diterima secara resmi. Dengan ini, Anda dapat memilih bahasa yang berfokus pada ucapan terima kasih atas waktu dan usaha mereka.

4. Jangan Menjamin Tanggal Balasan

Bagi banyak orang, melihat tumpukan email yang sangat banyak setelah mereka kembali ke kantor setelah lama tidak hadir dapat menjadi hal yang luar biasa. Faktanya, kecemasan bahkan dapat berlipat ganda ketika Anda menggunakan frasa seperti "Saya akan merespons segera setelah saya kembali ke kantor."

Ini tidak hanya dapat menambah banyak tekanan yang tidak perlu untuk menjamin balasan pada hari pertama Anda kembali, tetapi juga menetapkan harapan yang salah bagi orang-orang yang mencoba menghubungi Anda.

Terkait: Kiat untuk Membuat Orang Membuka dan Membaca Email Anda

Meskipun tepat untuk mengakui penerimaan email, tidak perlu menjamin balasan untuk itu segera. Untuk menghindari komitmen berlebihan saat Anda bersedia untuk membalas, yang terbaik adalah tetap berpegang pada jawaban yang luas atau rentang umum.

Berikut adalah beberapa contoh kalimat yang dapat Anda gunakan:

• Saya akan merespon setelah saya tersedia setelah liburan.
• Harap mengharapkan balasan dari saya pada akhir _______.
• Jika tidak mendesak, harap mengharapkan tanggapan oleh ________.

Ingat, jika email sangat penting, orang akan berusaha menelepon atau menindaklanjuti Anda setelah beberapa waktu. Dengan ini, penting untuk menempatkan buffer agar orang tidak mengharapkan balasan yang cepat.

Untuk beberapa peran, biasanya memiliki kontak cadangan untuk menanggung beban saat Anda pergi. Namun, sebelum menugaskan bos, kolega, atau anggota tim untuk menanggung beban saat Anda tidak ada, penting untuk mendapatkan persetujuan.

Dengan banyak orang yang sudah kewalahan dengan pekerjaan mereka sendiri, dapat membuat stres untuk mengambil tanggung jawab orang lain, bahkan jika itu hanya untuk waktu yang singkat. Selain itu, mereka mungkin tidak nyaman memberi klien atau pelanggan akses ke alamat email atau nomor telepon pribadi tertentu.

Untuk alasan ini, sebelum menambahkan detail kontak seseorang ke email Di Luar Kantor Anda, pastikan Anda bertanya kepada mereka apakah Anda boleh melakukannya dan detail apa yang nyaman untuk mereka bagikan.

6. Buat Email Di Luar Kantor yang Berbeda untuk Pihak Internal atau Eksternal

Bergantung pada siapa yang akan menerima email, jumlah informasi yang mungkin ingin Anda bagikan dalam balasan email di luar kantor dapat bervariasi. Lagi pula, Anda masih harus mengambil tindakan pencegahan privasi, terutama saat Anda sedang berlibur.

Misalnya, saat Anda merasa nyaman berbagi tempat Anda bepergian dengan teman kantor Anda, Anda mungkin tidak ingin melakukannya dengan orang sembarangan.

Dengan menggunakan sistem manajemen email, Anda dapat mengatur balasan di luar kantor yang berbeda tergantung pada siapa yang akan menerimanya. Dengan ini, Anda dapat memberikan konteks yang tepat kepada orang-orang tentang situasi Anda di luar kantor.

Buat Batas Kerja Lebih Baik Dengan Balasan Di Luar Kantor Anda

Di dunia di mana kita diharapkan untuk selalu tersedia, email di luar kantor yang menunjukkan batasan dapat membuat perbedaan. Dengan bersikap tegas dengan waktu istirahat pribadi Anda, Anda juga dapat mengajari orang-orang di sekitar Anda tentang nilai kehidupan pribadi Anda.

Selain itu, dengan meminta orang lain untuk menghargai waktu Anda, Anda juga dapat mendorong orang lain untuk melakukan hal yang sama. Meskipun ini tidak terdengar seperti masalah besar, itu bisa berarti segalanya bagi tim ketika standar yang sehat ditetapkan di kantor.

Cara Menulis Pesan Di Luar Kantor di LinkedIn

Ingin memberi tahu jaringan LinkedIn Anda bahwa Anda tidak berada di kantor? Berikut cara menulis pesan tidak di kantor di LinkedIn.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis