Terlalu Banyak Spreadsheet? Terorganisir Dengan Tip Ini

Spreadsheet adalah alat yang luar biasa untuk membantu Anda mengatur data dan melacak berbagai bentuk informasi di tempat kerja, terutama dengan penggunaan rumus dan pelaporan. Namun, penggunaan spreadsheet yang berlebihan dapat menjadi tidak efisien, dan membahayakan produktivitas Anda.

Mereka baik untuk beberapa hal, tetapi belum tentu untuk yang lain. Apakah Anda memiliki tumpukan spreadsheet yang dikenakan pada Anda dari pekerjaan Anda, atau Anda hanya menyukai lembar data yang bagus, mungkin sudah saatnya untuk mencari cara untuk mengelolanya.

1. Mengakui Penggunaan Spreadsheet Berlebihan

Anda berada di sini karena Anda bosan dengan desakan tempat kerja Anda menggunakan spreadsheet untuk semuanya, atau Anda menikmati bekerja dengan data, dan Anda bertanya-tanya apakah ini berlaku untuk Anda. Pada kenyataannya, ini adalah praktik yang baik untuk merenungkan bagaimana Anda menggunakan perangkat lunak seperti Microsoft Excel dan Google Sheets, sehingga Anda bisa mendapatkan hasil maksimal dari pekerjaan Anda.

Ini berguna untuk menghitung berapa banyak spreadsheet yang Anda gunakan setiap hari atau setiap minggu. Jika angka ini melebihi enam, Anda dapat menganggapnya sebagai tanda bahwa Anda mungkin bekerja dengan kerugian, dan dapat menyebabkan masalah, seperti:

• Kesulitan dengan manajemen waktu.
• Inefisiensi dengan proses.
• Organisasi informasi yang buruk.
• Hambatan komunikasi di seluruh perusahaan.

Terkait: Kiat Pemformatan Google Spreadsheet untuk Membuat Spreadsheet yang Terlihat Profesional

Mengidentifikasi sejauh mana spreadsheet digunakan untuk menginformasikan pekerjaan Anda dapat membuka opsi untuk cara kerja baru yang lebih produktif. Mari kita lihat beberapa cara Anda dapat mengelola penggunaan berlebihan ini, dan mendapatkan hasil yang lebih baik dalam jangka panjang.

2. Merampingkan Data dengan Menggabungkan dan Mendesain Ulang Spreadsheet

Seringkali, alasan memiliki terlalu banyak spreadsheet adalah karena tidak digunakan secara intuitif. Anda akan tahu ini terjadi jika Anda harus menggunakan dua lembar terpisah untuk tugas tunggal; misalnya, Anda memiliki satu untuk cuti tahunan, dan satu untuk perlindungan shift.

Dalam contoh khusus ini, Anda dapat dengan mudah menggabungkannya menjadi satu lembar kerja yang mencakup semua. Anda dapat melakukan ini dengan membaginya ke dalam tab yang berbeda.

Atau, Anda dapat memasukkan keduanya sebagai tabel pada satu lembar, dan ikuti langkah-langkah berikut untuk memperbarui tabel kesenjangan shift secara otomatis dengan data dari cuti tahunan:

1. Di tabel kedua Anda, di mana Anda akan merekam celah pergeseran, ketikkan rumusnya =IF(Pilih Sel, "GAP", "FULL")
2. Dimana rumus di atas menyatakan Pilih Sel, ketikkan nomor sel yang berisi tanggal cuti tahunan, misalnya, B2.
3. Saat Anda memasukkan tanggal ke dalam sel yang dipilih, ini akan otomatis mengisi kata "GAP" tempat Anda mengetikkan rumus.
4. Jika tidak ada tanggal, kata "FULL" akan terisi otomatis tempat Anda mengetikkan rumus.

Rumus ini dapat digunakan untuk apa saja, terlepas dari nilai selnya, dan dapat menjadi cara yang berguna untuk mengelola informasi serupa di antara tabel.

Terkait: Bagaimana Menghubungkan Data Excel ke Presentasi PowerPoint Anda

Menggabungkan lembar dan potongan data ke dalam satu tempat akan mengurangi jumlah file yang diperlukan untuk tugas tertentu, dan memungkinkan Anda mengatur pekerjaan dengan lebih efektif. Periksa daftar spreadsheet Anda untuk melihat apakah ada yang dapat digabungkan, agar pekerjaan tetap jelas dan mudah diikuti.

Terkadang, tidak mungkin menggabungkan spreadsheet, karena data tidak berkorelasi langsung. Namun, Anda mungkin masih perlu memiliki akses ke beberapa lembar untuk proses yang lebih kompleks, yang melibatkan lebih dari satu tugas.

Dalam kasus ini, ada baiknya menambahkan hyperlink ke lembar kerja Anda untuk memberi Anda akses cepat ke yang lain. Ini juga berfungsi sebagai pengingat yang berguna dari proses penuh. Misalnya, jika Anda memasukkan data pada klien, Anda mungkin menyertakan hyperlink ke lembar umpan balik klien.

Terkait: Jenis Bagan dan Grafik Excel dan Kapan Menggunakannya

Ini dapat dilakukan dengan mudah di Excel dan Google Spreadsheet dengan menekan secara bersamaan CTRL + K pada keyboard Anda. Ini akan memunculkan hyperlink jendela, di mana Anda bisa Mencari untuk file, dan Nama teks yang ingin Anda tampilkan di sel.

Anda bahkan dapat membuat tab yang menyertakan hyperlink ke semua spreadsheet Anda yang lain, dengan informasi tentang kapan menggunakannya. Ini adalah ide bagus jika Anda ingin memastikan bahwa Anda dan kolega Anda berada di halaman yang sama, dan bekerja dari file yang sama, bukan file yang sudah ketinggalan zaman.

4. Pertimbangkan Perangkat Lunak Alternatif

Spreadsheet hanya dapat melakukan banyak hal, dan jika Anda sering menggunakannya, itu mungkin karena Anda memerlukan perangkat lunak khusus untuk menangani beban kerja. Misalnya, apakah Anda benar-benar membutuhkan spreadsheet cuti tahunan jika ini dilacak untuk Anda dalam sistem SDM?

Seringkali, saat bisnis berkembang, ia melampaui spreadsheet dan mulai membutuhkan perangkat lunak untuk mengelola banyak informasi. asana adalah aplikasi luar biasa untuk manajemen proyek, dan ada banyak alternatif perangkat lunak manajemen proyek yang dapat menangani alur kerja manual untuk Anda.

Alih-alih berjuang untuk memenuhi tuntutan perusahaan yang terus berkembang, carilah cara lain untuk menyimpan dan mengelola informasi. Ini akan menghemat waktu Anda dan kolega Anda, dan mengotomatiskan banyak tugas yang biasanya memerlukan pengawasan tambahan.

Terkait: Asana vs. Jira: Mana yang Lebih Baik dalam Metodologi Agile?

5. Tinjau Proses Anda dan Hapus Duplikasi

Penggunaan spreadsheet yang berlebihan dapat terjadi sebagai akibat dari upaya untuk diatur, tetapi terkadang hal ini bisa terlalu berlebihan. Dalam skenario ini, Anda benar-benar dapat berakhir dengan micromanaging diri sendiri, atau kolega Anda, padahal pada kenyataannya, dibutuhkan waktu jauh dari tugas-tugas penting.

Melacak informasi di tempat kerja sangat penting untuk kelancaran, tetapi kadang-kadang, Anda mungkin akhirnya mencoba melacak terlalu banyak hal yang tidak perlu. Renungkan proses Anda saat ini dan pertimbangkan apakah Anda benar-benar membutuhkan spreadsheet untuknya.

Demikian juga, menggunakan spreadsheet untuk merekam data yang sudah disimpan di tempat lain menciptakan duplikasi pekerjaan yang tidak perlu, dan sangat tidak efisien. Singkirkan spreadsheet yang sesuai dan kerjakan dari sumbernya.

Spreadsheet Dapat Melawan Anda

Dengan tips di atas, Anda akan memiliki banyak cara untuk mengosongkan folder spreadsheet dan mulai bekerja lebih efisien. Ikuti insting Anda tentang pekerjaan mana yang layak mendapatkan data khusus, dan mana yang dapat dikelola secara berbeda.

Jika Anda masih tidak yakin, perhatikan baik-baik cara Anda bekerja selama beberapa minggu ke depan. Anda mungkin mulai memperhatikan di mana hal-hal dapat disederhanakan, dan Anda dapat menciptakan ruang digital yang lebih efisien waktu dan terorganisir.

8 Cara Terbaik Menggunakan Aplikasi Google Workspace untuk Manajemen Proyek

Aplikasi Google Workspace dapat memenuhi sebagian besar kebutuhan pengelolaan proyek Anda. Berikut adalah beberapa cara terbaik untuk menggunakannya.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis