Apa itu Kebijakan Keamanan Email dan Bagaimana Cara Kerjanya?

Kapan terakhir kali Anda mengirim email? Itu mungkin hari ini. Sama seperti Anda, banyak orang di seluruh dunia mengirim email setiap hari.

Email telah menjadi bagian dari hidup kita untuk waktu yang lama. Karena hampir tidak mungkin melakukannya tanpa mereka, Anda harus mengamankan diri sendiri dengan kebijakan keamanan email yang efektif.

Anda tidak ingin email Anda jatuh ke tangan yang salah, bukan? Menerapkan kebijakan keamanan email membantu menjaganya tetap aman.

Apa itu Kebijakan Keamanan Email?

Kebijakan keamanan email adalah serangkaian prosedur yang mengatur penggunaan email dalam jaringan atau perusahaan. Ini merinci bagaimana kategori pengguna berinteraksi dengan pesan yang dikirim dan diterima melalui email.

Menjaga email Anda tetap teratur dan aman meningkatkan produktivitas Anda. Tujuan dari kebijakan keamanan email adalah untuk mengamankan pesan dari akses yang tidak sah.

Siapa yang mungkin mencoba mengakses email tanpa izin, orang mungkin bertanya? Penjahat dunia maya—mereka sangat tertarik dengan pesan rahasia yang Anda kirim di dalam dan di luar organisasi Anda. Dan itu karena mereka tahu bahwa informasi seperti itu berharga. Jika mereka mendapatkannya, mereka dapat menggunakannya untuk serangkaian kegiatan jahat untuk memperkaya diri mereka sendiri.

Bagaimana Kebijakan Keamanan Email Bekerja?

Kekuatan keamanan default email tidak begitu kuat. Pesan yang dikirim melalui email berada di ruang publik. Oleh karena itu, mereka dapat dengan mudah diakses oleh siapa saja dengan keterampilan peretasan rata-rata. Membuat kebijakan keamanan email adalah salah satu hal dasar yang dapat Anda lakukan untuk menangkal penyerang.

Percaya bahwa Anda atau organisasi Anda tidak dapat menjadi korban pelanggaran email adalah premis yang salah. Selama Anda memanfaatkan email, Anda bisa menjadi sasaran.

Keengganan Anda untuk menerapkan kebijakan keamanan email hanya dapat menahan air jika email yang Anda kirim tidak ada artinya. Tapi itu tidak terjadi jika Anda menjalankan bisnis yang layak.

Agar kebijakan keamanan email efektif, kebijakan tersebut harus menyertakan item berikut:

1. Ruang lingkup dan tujuan kebijakan.
2. Informasi tentang kepemilikan konten yang terkandung dalam email.
3. Kekhawatiran privasi dan harapan pihak yang menggunakan email.
4. Tanggung jawab pengguna email.
5. Pedoman untuk menggunakan akun email organisasi.
6. Tips untuk mendeteksi dan menghindari ancaman keamanan email.
7. Tindakan khusus yang harus diambil jika terjadi dugaan pelanggaran keamanan email.

Aksesibilitas merupakan kunci keberhasilan implementasi kebijakan. Anggota tim hanya dapat mengikuti informasi dalam kebijakan jika mereka dapat mengakses dokumen.

Alih-alih menyimpan dokumen di perangkat fisik, disarankan untuk menggunakan alat alur kerja dengan penyimpanan cloud dan akses jarak jauh. Dengan begitu, anggota tim yang berwenang dapat mengakses kebijakan dari mana saja dan kapan saja.

Pelatihan adalah elemen penting lainnya untuk berhasil menerapkan kebijakan keamanan email. Beberapa pengguna mungkin enggan untuk mematuhi kebijakan tersebut, terutama jika mereka belum pernah menggunakan sesuatu yang serupa di masa lalu. Terserah Anda untuk membuat ketentuan untuk pelatihan yang tepat untuk membuat mereka memahami bagaimana menggunakan kebijakan demi kepentingan terbaik semua orang.

Cara Membuat Kebijakan Keamanan Email yang Efektif

Kebijakan keamanan email tidak cocok untuk semua karena tidak ada dua organisasi yang sama. Tetapi ancaman dunia maya yang membahayakan penggunaan email memiliki efek yang sama pada organisasi terlepas dari penawaran dan ukurannya. Mereka adalah atribut umum yang harus dipertimbangkan dalam membangun kebijakan standar.

Berikut adalah beberapa tip praktis untuk membangun kebijakan keamanan email yang berfungsi.

1. Mengadopsi Template

Membuat kebijakan keamanan email dari awal bukanlah ide yang buruk, tetapi Anda dapat menghemat waktu dengan mengadopsi template yang ada. Ini perlu, terutama jika Anda tidak terbiasa dengan isi kebijakan.

Alih-alih membuat informasi yang tidak relevan, Anda memiliki informasi penting untuk membuat kebijakan yang berhasil.

2. Ubah Template

Mengadopsi template yang sudah ada tidak berarti Anda harus menggunakannya sebagaimana adanya. Template adalah untuk memberi Anda gambaran tentang seperti apa kebijakan itu.

Alih-alih mengambil semua yang ada di hook line dan sinker template, sesuaikan dengan kebutuhan unik bisnis Anda.

Pada akhirnya, Anda akan memiliki dokumen asli yang dibuat khusus untuk organisasi Anda.

3. Identifikasi Persyaratan Keterlibatan Pengguna

Pengguna email Anda dapat terlibat dalam aktivitas tanpa pandang bulu jika mereka tidak mengetahui bahwa aktivitas tersebut dilarang. Anda bertanggung jawab untuk menyatakan secara tegas bagaimana mereka harus menggunakan email Anda.

Identifikasi praktik email tidak sehat yang dapat mengekspos jaringan Anda ke serangan siber dan memperingatkan agar tidak terlibat dalam aktivitas tersebut.

Kebijakan keamanan email Anda tidak lengkap tanpa menerapkan alat yang meningkatkan keamanan email Anda.

Melindungi email Anda secara manual dari ancaman dunia maya tidak cukup, terutama karena penjahat dunia maya menggunakan teknologi canggih untuk serangan mereka. Sesuaikan energi mereka dengan alat seperti kotak pasir, filter spam, dan perangkat lunak pencegahan malware. Filter spam yang efektif mencegah Anda melihat email berbahaya.

5. Terapkan Pengakuan Kebijakan Pengguna

Keberhasilan penerapan kebijakan Anda dimulai dengan kesediaan pengguna Anda untuk mematuhinya. Perubahan datang dengan beberapa perlawanan. Anggota tim yang tidak terbiasa dengan kebijakan keamanan email dapat memutuskan untuk mengabaikannya.

Buat pengguna berkomitmen untuk menggunakan kebijakan dengan menambahkan tanda tangan mereka sebagai bentuk pengakuan. Dengan begitu, Anda memiliki bukti persetujuan mereka untuk menggunakannya jika mereka gagal.

6. Latih Pengguna

Pengguna email Anda mungkin tidak memahami beberapa informasi dalam kebijakan. Membiarkan mereka dalam keadaan kebingungan berisiko karena mereka dapat mengambil tindakan yang tidak pantas yang akan membahayakan jaringan Anda.

Pastikan bahwa setiap orang memahami kebijakan dengan melakukan pelatihan. Ciptakan ruang bagi mereka untuk mengajukan pertanyaan di area abu-abu sehingga setiap orang mengetahui apa yang harus dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan.

7. Kembangkan Rencana Tanggap Insiden

Bahkan dengan semua pelatihan tentang cara menerapkan kebijakan keamanan email secara efektif, mungkin masih ada yang salah.

Kembangkan rencana respons insiden di peristiwa pelanggaran keamanan. Kebijakan Anda harus berisi apa yang harus dilakukan pengguna setelah mereka mencurigai aktivitas atau serangan berbahaya. Mengambil tindakan yang tepat dapat mengurangi efek serangan siber.

Kembangkan Budaya Siber yang Sehat Dengan Kebijakan Keamanan Email

Pesan instan mungkin sedang trend dalam berkomunikasi dengan teman dan keluarga. Tetapi ketika menyangkut pekerjaan dan bisnis, email lama yang bagus masih relevan. Ini membantu organisasi untuk mempertahankan rasa ketertiban dan formalitas.

Anda mungkin tidak dapat menghentikan penyerang menargetkan email Anda, tetapi Anda dapat membatalkan serangan mereka dengan kebijakan keamanan email yang efektif.

Ketika semua orang yang menggunakan email Anda memahami cara menjaga keamanan informasi, penjahat dunia maya tidak akan memiliki kesempatan untuk menyerang. Hanya masalah waktu sebelum mereka menyerah mencoba menembus jaringan Anda dan beralih ke jaringan berikutnya.

Cara Menulis Email yang Efektif dengan Cepat (4 AI Tools yang Dapat Anda Gunakan)

Apakah Anda kesulitan menulis email untuk menyelesaikan sesuatu? Berikut adalah beberapa tip tentang cara menulis email yang lebih baik lebih cepat, bersama dengan beberapa alat untuk digunakan.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis