10 Cara Terbaik bagi Admin Office untuk Memaksimalkan Google Workspace

Seorang profesional administrasi harus berurusan dengan beban kerja yang berat dan jadwal yang menuntut. Namun, aplikasi yang tepat dapat membantu mereka mengotomatiskan tugas dan membuat prosesnya lancar.

Jika Anda menggunakan Google Workspace di organisasi Anda, Anda dapat menggunakan alatnya untuk melakukan tanggung jawab bersama. Baca terus untuk mengetahui bagaimana eksekutif admin dapat menggunakan Google Workspace.

1. Rencanakan dan Atur Acara Tim

Sebelum mengatur perjalanan untuk rekan kerja, Anda mungkin ingin mengetahui preferensi hotel dan penerbangan mereka. Gunakan Google Formulir untuk membuat survei tentang pilihan penerbangan dan hotel sebelum membuat keputusan akhir.

Terkait: Google Formulir vs. Microsoft Forms: Mana yang Harus Anda Gunakan?

Saat mengelola acara dalam perjalanan untuk tim, admin dapat membuat milis Grup di Gmail dengan menyertakan semua orang yang berpartisipasi dalam acara tersebut. Ini akan menyelamatkan mereka dari mengirim email individu ke setiap peserta. Kirim satu email ke grup dan semua anggota akan mendapatkan pembaruan penting.

Banyak eksekutif admin perlu bekerja sebagai asisten manajer. Apakah Anda perlu memakai topi ini untuk waktu yang terbatas atau tidak terbatas, Anda harus melakukannya dengan dedikasi penuh.

Dengan bantuan alat Google Workspace seperti Gmail, Kontak, dan Kalender, Anda dapat berkorespondensi dengan lancar atas nama mereka. Yang perlu Anda lakukan adalah memiliki akses ke akun Google Workspace mereka di komputer Anda. Atau, Anda dapat menghubungkan akun email mereka ke Gmail Anda menggunakan IMAP.

3. Atur Korespondensi Dengan Kotak Masuk yang Difilter

Mendapatkan ratusan email di kotak masuk Anda setiap hari bisa membuat stres. Namun, dengan mengatur kotak masuk, Anda dapat mengatur semuanya. Saat Anda memiliki Gmail sebagai bagian dari Google Workspace, Anda tidak perlu menggunakan klien email lain.

Gmail memungkinkan Anda membuat label untuk pengirim yang berbeda, sehingga email yang masuk masuk ke folder terpisah. Anda juga dapat membuat Gmail secara otomatis membintangi, meneruskan, atau menghapus email tertentu untuk menjaga kotak masuk Anda bebas dari email yang tidak perlu.

4. Kelola Email dengan Mudah Dengan Template dan Tanda Tangan

Mengetik pesan email yang sama berulang kali bisa membosankan dan menjengkelkan. Anda dapat membuat template untuk pesan yang paling sering digunakan di Gmail. Ini memungkinkan Anda membuat hingga 50 template untuk setiap akun, sehingga Anda dapat menghemat waktu yang berharga.

Anda juga dapat memanfaatkan fitur template ini untuk menyimpan banyak tanda tangan. Saat Anda menulis email, pilih template yang sesuai dengan tanda tangan yang sesuai dengan siapa yang Anda wakili.

5. Berkomunikasi Secara Instan Dengan Google Chat

Apakah Anda perlu menghubungi atasan Anda tanpa mengganggu mereka melalui panggilan telepon atau ingin berbicara singkat dengan seorang karyawan, obrolan instan adalah pilihan terbaik. Dengan Google Chat, Anda dapat menanyakan apa saja kepada mereka, dan mereka dapat langsung membalas Anda.

Meskipun orang mungkin tidak selalu dapat menjawab panggilan telepon, mereka dapat memeriksa pertanyaan yang Anda ajukan di obrolan. Jika mereka sibuk, mereka dapat menghubungi Anda kembali pada waktu yang tepat.

6. Buat Daftar Tugas dan Dapatkan Pemberitahuan

Membuat daftar tugas untuk tugas-tugas penting Anda adalah wajib jika Anda tidak ingin melupakannya. Dengan Google Workspace, tidak perlu menggunakan aplikasi daftar tugas yang terpisah. Menggunakan Google Keep, Anda dapat membuat daftar tugas yang ingin mereka lakukan. Mereka dapat menggunakan alat online ini selama rapat untuk membuat catatan.

Terkait: Cara Mengatur Daftar Tugas Anda Menggunakan Item Tindakan

Nantinya, admin juga bisa membagikan dokumen Keep dengan pihak terkait lainnya. Mereka dapat menggunakan Google Kalender dan menambahkan tugas sebagai acara untuk mendapatkan pengingat tugas. Selain itu, aplikasi ini memungkinkan Anda menyesuaikan waktu pengingat untuk setiap tugas atau acara.

7. Mengkoordinasikan Permintaan Fasilitas

Sebagai admin kantor, seringkali sulit untuk melacak semua permintaan fasilitas yang dibuat oleh karyawan. Menggunakan Google Formulir, Anda dapat mengumpulkan semua permintaan di satu tempat. Buat formulir untuk permintaan layanan seperti pemeliharaan dan katering.

Bagikan dengan semua karyawan, dan ketika seseorang mengisinya, Anda mendapatkan pemberitahuan email dan alamat secepat itu. Anda dapat memberikan akses ke data Formulir ke staf admin lain sehingga banyak orang dapat melihat permintaan dengan nyaman.

Admin dapat mengelola permintaan dan melacak permintaan yang sudah selesai dan menunggu keputusan menggunakan Google Spreadsheet.

8. Akses 24/7 ke File Dari Mana Saja

Sebagai admin kantor, tugas Anda mungkin tidak terbatas pada jam kerja tetap. Organisasi Anda mungkin ingin Anda segera mengakses atau membagikan file tertentu, bahkan di luar waktu kantor. Oleh karena itu, Anda tidak dapat mengandalkan komputer pribadi untuk menyimpan dokumen kantor yang penting.

Gunakan Google Drive untuk menyimpan file dan dokumen, sehingga Anda dapat mengaksesnya kapan saja, di mana saja. Ini juga memungkinkan Anda berbagi dokumen dengan kolega Anda.

Baik Anda terlambat ke kantor atau perlu berkoordinasi dengan admin yang bekerja di shift lain, menggunakan Drive Bersama untuk rekan tim akan memastikan akses yang aman dan mudah.

9. Berbagi dan Kolaborasi File Instan

Apakah Anda ingin berbagi dokumen secara instan? Buat dokumen dan spreadsheet di Google Workspace dan bagikan secara instan dengan sebanyak mungkin orang yang Anda inginkan. Anda dapat menetapkan peran saat berbagi untuk memastikan keamanan dan integritas file.

Aplikasi seperti Google Documents dan Google Spreadsheet juga memungkinkan Anda berkomunikasi langsung dari dokumen. Jika Anda ingin beberapa admin mengerjakan file secara real-time, tidak ada yang lebih baik daripada aplikasi Dokumen, Spreadsheet, dan Slide dari Google Workspace.

Aplikasi ini mendukung kerja kolaboratif dan menunjukkan anggota tim mana yang membuat perubahan pada dokumen.

10. Koordinasi Ketersediaan untuk Rapat dan Pelatihan

Koordinasi ketersediaan karyawan untuk sesi pelatihan dan pertemuan seharusnya tidak lagi menjadi masalah. Kalender alat Google Workspace memungkinkan Anda mengetahui kapan semua orang ada dan menjadwalkan rapat.

Admin bahkan dapat membuat kalender terpisah untuk acara, rapat, pelatihan, liburan untuk tim. Dengan demikian, karyawan juga dapat menyesuaikan jadwal pribadinya sesuai dengan acara yang tertera di kalender.

Google Workspace untuk Admin Office

Tanggung jawab administrator kantor adalah mengoordinasikan dan mengawasi semua yang terjadi di organisasi. Meskipun beban kerja sering kali membebani, menggunakan aplikasi yang tepat dapat mempermudah tugas admin.

Perusahaan yang sudah menggunakan Google Workspace tidak memerlukan alat tambahan untuk melakukan sebagian besar tugas administratif. Sekarang setelah Anda mengetahui cara menggunakan alat Google Workspace, Anda dapat mengelola tim, meskipun mereka bekerja dari lokasi yang jauh.

10 Tips Terbaik untuk Secara Efisien Mengelola Tim Jarak Jauh

Apakah Anda merasa sulit untuk mengelola tim yang bekerja dari jarak jauh? Cobalah tip terbaik ini untuk manajemen tim jarak jauh yang terorganisir.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis