Apa itu Audit Waktu dan Mengapa Penting?

Ini adalah hari yang sibuk di tempat kerja. Anda duduk di meja Anda dengan mata Anda di komputer Anda. Ini waktu tutup. Saat Anda bersiap untuk pergi, Anda memeriksa volume pekerjaan yang telah Anda lakukan. Apa yang Anda lihat tidak sesuai dengan jam yang Anda habiskan. Anda bertanya-tanya mengapa demikian.

Anda mungkin menghabiskan sebagian besar waktu Anda untuk berinteraksi di media sosial alih-alih melakukan pekerjaan yang ingin Anda lakukan.

Skenario ini menjelaskan berapa banyak orang yang menghabiskan waktu mereka di tempat kerja. Tetapkan jalur yang berbeda untuk diri Anda sendiri dengan mengambil audit waktu untuk menginvestasikan waktu Anda dengan lebih baik.

Mengapa Anda Perlu Melakukan Audit Waktu?

Audit waktu adalah proses sistematis yang digunakan untuk meninjau bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda. Ini memungkinkan Anda untuk mengatur waktu Anda secara efektif untuk mencapai tujuan Anda.

Bagaimana Anda menginvestasikan waktu Anda di tempat kerja memengaruhi produktivitas Anda. Orang yang paling efisien adalah mereka yang menggunakan waktunya dengan baik. Apa cara yang lebih baik untuk mengetahui bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda selain melakukan audit waktu?

Mari kita lihat beberapa alasan mengapa Anda harus melakukan audit waktu dengan lebih serius.

1. Manajemen Waktu yang Efektif

Manajemen waktu yang efektif membantu Anda untuk tingkatkan keseimbangan kehidupan kerja Anda. Ini mengekang ekses yang merampas waktu Anda.

Anda menghabiskan beberapa jam di tempat kerja. Tetapi pada akhirnya, Anda menyadari bahwa tidak banyak yang telah dicapai. Audit waktu membantu Anda mengetahui aktivitas tidak produktif yang Anda gunakan untuk menghabiskan waktu.

2. Pengambilan Keputusan Rasional

Audit waktu meletakkan dasar yang kuat yang diperlukan untuk membuat keputusan yang tepat guna mencapai tujuan Anda. Anda lebih cenderung membuat keputusan yang rasional daripada emosional.

Mencapai tujuan bisnis lebih cepat ketika Anda melampirkan kerangka waktu untuk mereka. Dengan audit waktu yang efektif, Anda mengidentifikasi berapa banyak waktu yang dapat Anda curahkan untuk tujuan Anda dan bekerja untuk mencapai beberapa pencapaian dalam periode tertentu.

3. Kesadaran dan Nilai Waktu

Anda mungkin menginvestasikan waktu Anda dalam kegiatan yang tidak produktif tanpa menyadarinya. Anda mungkin menghabiskan beberapa jam di komputer Anda di tempat kerja. Tetapi Anda tetap sibuk di Facebook selama sebagian besar jam-jam itu ketika Anda seharusnya bekerja. Pada akhirnya, Anda tahu Anda menghabiskan berjam-jam di komputer Anda, tetapi Anda tidak memiliki hasil untuk ditampilkan.

Audit waktu membantu Anda memahami tidak hanya pentingnya waktu, tetapi juga bagaimana Anda menginvestasikannya. Mengetahui usaha-usaha tidak produktif yang menyita waktu Anda membantu Anda menjadi lebih berhati-hati dalam menghitung waktu.

4. objektivitas

Melakukan audit waktu membantu Anda bersikap objektif daripada subjektif. Anda mengumpulkan fakta tentang bagaimana dan di mana Anda menghabiskan waktu Anda. Untuk seseorang yang bertekad untuk meningkatkan permainan mereka dalam karir atau pekerjaan mereka, itu mendorong Anda untuk menjadi proaktif dengan waktu Anda daripada reaktif.

Alih-alih membiarkan acara yang tidak direncanakan menghabiskan waktu Anda, audit waktu memotivasi Anda untuk membuat jadwal aktivitas Anda sebelumnya dan mengikutinya dengan ketat.

Rencana kerja mingguan adalah inisiatif yang efektif untuk proaktif dengan waktu Anda sedang bekerja. Ini memberi Anda informasi tentang aktivitas yang akan Anda lakukan selama seminggu sebelumnya.

5. Akuntabilitas

Audit waktu yang tepat adalah akuntabilitas polisi. Tidak hanya membuat Anda bertanggung jawab atas bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda, tetapi juga memberi Anda gambaran tentang bagaimana Anda dapat menggunakan waktu Anda dengan lebih baik. Dan jika Anda gagal untuk mematuhinya, konsekuensinya terlihat dalam semua tugas, tujuan, dan sasaran yang belum Anda capai.

Akuntabilitas untuk penggunaan waktu sangat berguna jika Anda bekerja dengan tim. Audit waktu menunjukkan kepada Anda bagaimana setiap anggota tim menghabiskan waktu mereka.

Melakukan audit waktu yang efektif memerlukan pelacakan dan pendokumentasian dengan tepat apa yang Anda habiskan setiap hari. Data yang direkam dari audit waktu yang berhasil membantu membuat bagan waktu di masa mendatang dan jadwal yang diproyeksikan.

Ada alat dasar yang dapat Anda gunakan untuk mengoptimalkan waktu Anda dalam mengaudit. Berikut adalah beberapa di antaranya.

1. Buku harian

Buku harian adalah salah satu alat audit waktu tertua dan paling sederhana, namun tetap efektif. Buku harian adalah sesuatu yang jauh sebelum munculnya komputer dan internet. Anda mungkin memiliki buku harian di mana Anda membuat jurnal peristiwa dalam hidup Anda saat tumbuh dewasa.

Produk susu masih sangat banyak. Namun alih-alih menggunakan buku harian cetak lama, Anda dapat menggunakan buku harian elektronik untuk melacak aktivitas Anda.

Data yang terkandung dalam buku harian Anda membantu Anda mengetahui bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda.

2. Lembar Kerja Audit Waktu

Lembar kerja audit waktu adalah dokumen elektronik yang berisi data rekaman, hasil evaluasi, dan periode waktu proses audit. Dengan alat ini, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi dan membuat referensi tentang bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda.

Terkait: Template Timesheet Terbaik untuk Melacak Jam Kerja Anda

3. Perangkat Lunak Pelacakan Waktu

Berkat kemajuan teknologi, ada beberapa alat yang dapat Anda gunakan untuk lacak waktu Anda dan tingkatkan produktivitas Anda.

Alat pelacak waktu seperti karyawan efektif dalam audit waktu dengan melacak aktivitas yang Anda lakukan secara online dan menunjukkan durasi setiap aktivitas. Berdasarkan pengaturan Anda, Anda akan diberi tahu saat Anda menghabiskan terlalu banyak waktu di situs web atau aplikasi tertentu.

Terkait: Perangkat Lunak dan Aplikasi Pelacakan Waktu Terbaik

6 Langkah untuk Audit Waktu yang Efektif

Menempatkan waktu Anda untuk penggunaan yang lebih baik membawa perubahan luar biasa dalam kinerja Anda di tempat kerja. Satu jam dihabiskan untuk tugas-tugas produktif lebih berharga daripada 10 jam dihabiskan untuk kegiatan sembrono. Tidak heran, karyawan yang menginvestasikan waktu mereka dengan bijak lebih efisien.

Apakah Anda siap untuk mengambil waktu audit? Berikut adalah beberapa langkah untuk memandu Anda.

1. Menentukan tujuan

Mengapa Anda ingin melakukan audit waktu? Sesederhana pertanyaannya, menjawabnya bisa jadi sulit, terutama jika Anda belum memikirkannya.

Identifikasi tujuan Anda sejak awal. Memiliki pemahaman itu membantu Anda untuk fokus pada hal-hal yang penting bagi Anda. Di akhir audit Anda, Anda akan tahu bagaimana menerapkan temuan Anda.

2. Tetapkan Batas Waktu

Setelah menetapkan tujuan Anda, tetapkan juga tenggat waktu untuk mencapainya. Kalau tidak, itu mungkin bertahan terlalu lama. Catat aktivitas yang Anda lakukan dalam tenggat waktu yang ditentukan.

Sebisa mungkin Anda ingin menyelesaikan sesuatu dengan segera, jangan terburu-buru. Seluruh esensi audit akan dikalahkan jika hasil Anda tidak akurat. Aturan praktisnya adalah bergerak dengan kecepatan sedang.

3. Rencanakan Secara Strategis

Anda harus memiliki rencana terperinci tentang bagaimana Anda ingin mencapai tujuan yang telah Anda tetapkan untuk dicapai selama audit waktu. Rencana ini harus realistis dan relatable.

Perencanaan strategis dalam audit waktu Anda melibatkan membawa semua orang di tim Anda dan menyediakan alat dan sumber daya yang dibutuhkan untuk audit. Rencana yang efektif membantu Anda menghilangkan pemborosan waktu dan sumber daya.

4. Mengumpulkan data

Pengumpulan data merupakan langkah yang sangat penting dalam proses audit waktu. Ini dilakukan dengan mengumpulkan catatan tentang bagaimana Anda telah menghabiskan waktu Anda sampai saat ini.

Untuk berpindah dari titik A ke titik B dengan sukses, Anda harus memahami dinamika titik A dan kemudian menggunakan informasi ini sebagai panduan untuk melanjutkan ke fase berikutnya.

5. Analisis Data yang Dikumpulkan

Menganalisis data yang dikumpulkan membantu Anda mengidentifikasi korelasi antara di mana Anda pernah berada dan di mana Anda berada sekarang. Tidak semua data yang dikumpulkan diperlukan untuk audit Anda.

Anda harus menyaring kesenjangan dalam data Anda karena dapat mengubah keakuratan audit Anda. Fokus pada data penting. Data tersebut harus dianalisis dan dikategorikan sesuai dengan tujuan audit waktu.

6. Tetapkan Target

Target membuat Anda tetap waspada dan memberi Anda rasa pencapaian. Bekerja untuk mencapai tujuan audit waktu Anda sekaligus bisa sangat melelahkan, terutama ketika tujuannya besar.

Pecah tujuan Anda menjadi target-target kecil yang ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu. Saat Anda mencapai setiap target, rayakan diri Anda untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik. Energi positif Anda dari pencapaian target memotivasi Anda untuk mencapai target lain, membawa Anda lebih dekat ke tujuan besar Anda.

Jadikan Setiap Detik Berhitung

Anda akan takjub dengan banyaknya hal-hal tidak produktif yang Anda habiskan untuk waktu Anda. Audit waktu membawa informasi ini ke depan, menunjukkan aktivitas yang membuang waktu berharga Anda.

Waktu selalu bergerak. Jika Anda kehilangannya, Anda tidak dapat memilikinya kembali. Jika suatu kegiatan tidak memberi nilai tambah pada karier atau kehidupan kerja Anda, itu tidak layak mendapat perhatian Anda.

Cara Memenuhi Tenggat Waktu dan Menyelesaikan Tugas Tepat Waktu: 8 Tips

Pelajari cara untuk tetap pada tenggat waktu yang Anda tentukan sendiri dan selesaikan sesuatu sebelum tenggat waktu. Berikut adalah beberapa tips bermanfaat!

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis