Cara Mengatasi Overload Kolaborasi di Tempat Kerja Anda

Ketika sebuah proyek baru muncul, sering kali tim Anda akan berkumpul untuk membahas cara terbaik untuk menanganinya. Jika dilakukan dengan cara yang benar, mungkin akan menghasilkan keajaiban bagi hasil Anda.

Namun, saat Anda berusaha sekuat tenaga untuk menuai hasil dari jenis kerja tim ini, Anda mungkin secara tidak sengaja terlalu memaksakan diri dan menciptakan masalah yang disebut "kolaborasi yang berlebihan."

Pada artikel ini, kami akan membahas tips dan alat yang dapat Anda gunakan untuk menghindari kolaborasi yang berlebihan.

Apa Kolaborasi yang Berlebihan?

Kolaborasi yang berlebihan terjadi ketika orang terlalu sering terlibat dengan rekan kerja sehingga menghambat produktivitas dan berdampak negatif pada kesejahteraan karyawan.

Bisa disebabkan oleh beberapa faktor, seperti terlalu banyak rapat yang tidak perlu, email yang berlebihan, akses ke beberapa digital alat, terlalu banyak orang yang mengerjakan proyek yang sama secara bersamaan, atau tersedia setiap saat untuk menanggapi pertanyaan rekan kerja. pertanyaan.

Ketika ini terjadi, anggota tim dapat menjadi kewalahan dan terjebak dengan tugas komunikasi dan pengambilan keputusan.

Hal ini biasanya mengakibatkan penurunan efisiensi dan produktivitas kerja. Dalam beberapa kasus, semua tugas kolaboratif ini menjadi gangguan yang mencegah individu melakukan pekerjaan yang harus mereka selesaikan sendiri.

Pada akhirnya, garis antara pekerjaan dan kehidupan pribadi menjadi kabur, karena karyawan dipaksa untuk membawa pulang pekerjaan yang belum selesai, yang menyebabkan kelelahan.

Alat yang salah dapat menyebabkan kebingungan, frustrasi, dan kolaborasi yang berlebihan. Sebaliknya, alat yang tepat dapat membuat tim Anda lebih efisien dan produktif.

Langkah pertama untuk mengatasi kolaborasi yang berlebihan adalah memilih alat yang tepat untuk pekerjaan itu. Tidak semua solusi digital diciptakan sama, dan beberapa lebih cocok untuk tugas tertentu daripada yang lain.

Misalnya, ada banyak alasan untuk menggunakan alat kolaboratif daripada email, termasuk menghemat waktu, menikmati akses informasi yang lebih baik, dan meningkatkan produktivitas, hanya untuk beberapa nama.

Karena itu, saat memilih alat kolaborasi untuk tim Anda, pastikan untuk memilih alat yang mudah digunakan untuk adopsi yang mudah dan yang memungkinkan integrasi dengan aplikasi lain untuk bekerja bersama mulus.

Misalnya, alat obrolan tim seperti Kendur bisa sangat bagus untuk komunikasi internal di antara rekan kerja, sementara alat manajemen tugas seperti asana dapat membantu Anda melacak siapa yang melakukan apa dan kapan. Kedua solusi perangkat lunak terhubung dengan mulus, memungkinkan Anda untuk hindari pengalihan konteks dan tingkatkan produktivitas tim dan kolaborasi.

2. Buat Alur Kerja yang Jelas

Sangat penting untuk membuat alur kerja yang mudah untuk menghindari terlalu banyak orang yang mengerjakan proyek yang sama. Proses yang terdefinisi dengan baik dapat mencegah kebingungan dan memastikan semua orang mengetahui peran dan harapan mereka. Hal ini juga memungkinkan karyawan untuk mengatur waktu mereka di luar pekerjaan dengan lebih baik.

Asana sangat baik untuk pekerjaan ini. Anda dapat dengan mudah membuat tugas dari awal dan menugaskannya ke anggota tim Anda, atau Anda dapat memanfaatkan salah satu dari sekian banyak template.

Misalnya, jika tim Anda biasanya menangani pertanyaan dukungan pelanggan, kembangkan template untuk menanganinya sehingga setiap orang mengikuti proses yang sama setiap saat. Ini akan membantu mengurangi kelelahan keputusan dan meningkatkan kualitas hasil akhir. Selain itu, gunakan daftar periksa untuk membantu anggota tim tetap berada di jalur dan terorganisir, yang akan meminimalkan kemungkinan tugas terlupakan.

Alur kerja yang jelas dan peran yang terdefinisi dengan baik sangat penting untuk menghindari kolaborasi yang berlebihan. Dengan alat yang tepat dan pemahaman tentang cara terbaik memanfaatkannya, Anda dapat membuat tim Anda bekerja bersama secara produktif tanpa merasa kewalahan.

3. Buat Repositori Data Pusat

Salah satu cara praktis untuk mengatasi kolaborasi yang berlebihan adalah dengan menyiapkan wiki internal untuk memusatkan semua file dan informasi Anda. Ini akan memudahkan individu untuk mengakses semua yang mereka butuhkan di satu tempat, tanpa mengganggu rekan kerja lain setiap saat atau melalui beberapa platform untuk menemukan siapa mereka mencari.

Anda dapat melakukan ini menggunakan alat seperti Tettra. Alat ini memungkinkan Anda membuat, mengakses, dan berbagi halaman dengan tim Anda dengan cepat dan mudah. Ini juga memungkinkan banyak pengguna untuk mengakses dan menambahkan informasi secara bersamaan dan memiliki fungsi pencarian yang kuat untuk menemukan apa yang Anda cari.

Dengan memiliki semua informasi yang relevan di satu tempat, anggota tim dapat dengan mudah menemukan apa yang mereka butuhkan tanpa harus mencari melalui banyak email. Terlebih lagi, ini terintegrasi dengan ruang kerja Slack Anda sehingga Anda selalu memiliki informasi terbaru di ujung jari Anda.

4. Manfaatkan Komunikasi Asinkron

Komunikasi asinkron adalah cara yang bagus untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi kolaborasi yang berlebihan. Misalnya, alih-alih meminta tanggapan langsung dari seseorang melalui email atau pesan instan ketika Anda hanya membutuhkan jawabannya di kemudian hari, kirimkan pesan teks dan minta mereka untuk membalas ketika mereka punya waktu.

Jenis komunikasi ini dapat bermanfaat jika jam kerja rekan kerja Anda tidak selaras dengan jam kerja Anda, misalnya, bekerja dari jarak jauh di zona waktu yang berbeda. Ini akan memungkinkan kedua belah pihak untuk menyelesaikan pekerjaan mereka tanpa terus-menerus mengganggu satu sama lain ketika tidak ada yang membutuhkan tanggapan segera.

Dengan memanfaatkan komunikasi asinkron, Anda dapat menyelamatkan diri dari menerima pemberitahuan pesan tanpa henti setiap hari sambil tetap mempertahankan interaksi tim yang produktif sepanjang waktu. Anda dapat melangkah lebih jauh dengan memanfaatkan pertemuan senyap untuk kolaborasi yang lebih menarik.

5. Kenali Kolaborasi yang Efektif

Meskipun Anda dapat menggunakan teknik di atas untuk menghindari kolaborasi yang berlebihan, penting untuk mengenali kerja tim yang efektif untuk mendorong dan memotivasi karyawan agar terus bekerja sama secara produktif.

Anda dapat melakukannya dengan mudah dengan alat seperti Bonusnya yang memungkinkan manajer untuk mengenali karyawan setiap kali mereka melakukan tugas yang diberikan bersama-sama. Secara bonus terintegrasi dengan Slack, memungkinkan pengenalan yang sering dan tepat waktu.

Kolaborasi yang Efektif Ada Dalam Jangkauan

Kolaborasi mungkin merupakan solusi yang layak dalam banyak kasus, tetapi ketergantungan yang berlebihan pada hal itu bisa menjadi masalah. Kolaborasi yang berlebihan bisa menjadi tantangan nyata di tempat kerja.

Namun, dengan tips ini, Anda dapat menghilangkan gangguan yang tidak perlu sambil tetap mendorong interaksi yang produktif di tempat kerja. Dengan mengenali tanda-tanda kolaborasi yang berlebihan dan mengambil langkah-langkah untuk mengatasinya, Anda dapat menjaga tim Anda bekerja sama secara harmonis menuju tujuan bersama.

6 Alat Kolaborasi Online Gratis Terbaik untuk Bekerja Dari Rumah

Kolaborasi online dengan klien dan tim bisa jadi rumit. Gunakan alat gratis yang andal ini saat bekerja dari rumah.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis