5 Tips Efektif untuk Mengelola Tugas yang Tumpang Tindih

Anda telah menghabiskan begitu banyak waktu untuk mengerjakan tugas tertentu. Saat Anda menjalani pekerjaan Anda, Anda bernapas lega. Waktu dan usaha tidak sia-sia. Anda tidak bisa lebih puas dengan hasilnya.

Tetapi momen perasaan senang Anda berumur pendek ketika Anda menemukan bahwa orang lain di tim Anda baru saja selesai mengerjakan tugas yang sama. Itu menjadi lebih buruk ketika Anda menyadari bahwa rekan setim Anda juga melakukan pekerjaan dengan baik. Anda memiliki dua karya besar di depan Anda, tetapi Anda hanya dapat menggunakan satu. Waktu, tenaga, dan sumber daya yang dihabiskan untuk salah satunya adalah pemborosan.

Apa Tugas yang Tumpang Tindih?

Tumpang tindih tugas adalah tugas yang dieksekusi baik pada waktu yang sama atau berurutan. Mereka biasanya terjadi jika lebih dari satu orang bekerja pada satu proyek, menghasilkan beberapa versi ketika hanya satu versi yang dibutuhkan.

Tumpang tindih tidak eksklusif untuk tugas; itu juga terjadi dalam jadwal Anda. Anda dapat memperbaiki dua janji yang berbeda pada waktu yang sama. Dan sayangnya, Anda tidak bisa membagi diri menjadi dua untuk berada di tempat yang berbeda secara bersamaan. Jadi, Anda harus melupakan salah satu janji.

Mengapa Tugas Tumpang Tindih?

Tugas tidak tumpang tindih secara default. Ada celah dalam operasi Anda yang memungkinkan duplikasi tidak diperhatikan. Dan sampai mereka diselesaikan, tugas akan terus tumpang tindih, menyebabkan pemborosan sumber daya.

Mari kita lihat beberapa alasan mengapa tugas tumpang tindih.

1. Alur Kerja Tidak Efektif

Bagaimana Anda memberikan tugas kepada anggota tim? Jika Anda tidak memiliki struktur yang tepat untuk mendelegasikan tugas, ada kemungkinan Anda akan menetapkan tugas yang sama ke beberapa orang.

Lingkaran berlanjut jika rekan tim memilih tugas yang ingin mereka kerjakan tanpa memeriksa silang jika orang lain sudah mengerjakan proyek yang sama.

2. Kurangnya Kerjasama Tim

Sebagai pemimpin tim, Anda bertanggung jawab untuk membangun semangat tim dalam tim Anda, sehingga anggota dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

Kurangnya kerjasama menciptakan wilayah abu-abu. Beberapa orang dapat mengerjakan satu tugas secara mandiri tanpa menyadarinya. Bahkan ketika mereka berkolaborasi dalam tugas berurutan, mereka melakukan apa pun yang mereka inginkan tanpa memeriksa dengan rekan satu tim lainnya.

3. Kelebihan Pekerjaan

Efisiensi dan beban kerja yang berlebihan tidak bercampur dengan baik. Jika Anda ingin karyawan memberikan yang terbaik, jangan berikan terlalu banyak pekerjaan kepada mereka.

Kapan kelelahan muncul dari pekerjaan yang berlebihan, alur kerja cenderung berubah. Daripada mengikuti proses yang semestinya untuk memastikan mereka tidak menduplikasi tugas, mereka melanjutkan dengan tugas berikutnya yang tersedia.

5 Tips Terbaik untuk Mengelola Tugas yang Tumpang Tindih

Memiliki tim yang produktif adalah tentang manajemen yang efektif. Anda dapat memiliki ratusan karyawan dan tetap tidak produktif jika Anda tidak mengoordinasikannya dengan benar. Tugas yang tumpang tindih dapat menghambat produktivitas Anda jika dibiarkan.

Mari kita lihat bagaimana cara melakukannya.

1. Terbuka Tentang Tugas

Salah satu nilai inti dari tim terkuat di tempat kerja adalah transparansi. Jika Anda cukup memercayai anggota tim Anda untuk bekerja dengan mereka, Anda harus terbuka tentang pekerjaan yang seharusnya mereka lakukan.

Setiap karyawan harus mengetahui informasi pekerjaan. Meletakkan semua kartu di atas meja memberi tahu mereka tentang tugas yang sedang mereka kerjakan dan dengan siapa mereka bekerja. Ketika ada ketidakseimbangan pengetahuan tentang pekerjaan, rekan tim dapat mengerjakan tugas yang sama tanpa menyadarinya.

Orang-orang diberdayakan untuk menyelesaikan tugas lebih cepat ketika mereka memiliki pengetahuan sebelumnya tentang mereka. Akan ada sedikit atau tidak ada ruang untuk tugas yang tumpang tindih ketika ada keseimbangan dalam pengetahuan.

2. Ukur Kemajuan

Apa cara yang lebih baik untuk mengetahui bagaimana kinerja karyawan dalam tugas selain mengukur kemajuan mereka? Jika Anda mendelegasikan tugas dan pergi, jangan heran jika tugas tersebut tidak dilaksanakan tepat waktu atau dilakukan secara efektif.

Dengan memeriksa bagaimana pekerjaan itu datang, Anda dapat melihat ketika tugas sedang diduplikasi. Mendeteksi redundansi cukup dini membantu Anda menghentikannya sebelum waktu dan sumber daya terbuang sia-sia.

Melacak kinerja karyawan secara manual sangat menuntut. Anda harus meninggalkan tanggung jawab Anda sendiri dan memantau setiap langkah yang mereka ambil dengan cermat. Namun berkat alat alur kerja, Anda dapat mengotomatiskan prosesnya. Anda bisa melihat bagaimana anggota tim Anda terlibat dengan tugas mereka di setiap titik. Alat seperti Asana membantu Anda meningkatkan produktivitas Anda dan mencegah tugas dari tumpang tindih.

3. Kembangkan Komunikasi yang Efektif

Komunikasi yang efektif memastikan bahwa pesan disampaikan dengan jelas tanpa gangguan kebisingan untuk mengubah makna.

Tumpang tindih tugas sering terjadi karena kurangnya informasi atau miskomunikasi. Ketika karyawan tidak memahami dengan jelas instruksi yang diberikan kepada mereka, mereka bekerja berdasarkan apa yang mereka pikir seharusnya mereka lakukan.

Menumbuhkan komunikasi yang efektif bukan hanya tentang kata-kata yang diucapkan atau ditulis. Ini juga mencakup penyediaan alat yang tepat untuk komunikasi. Instruksi kerja harus diteruskan ke seluruh tim dengan cepat tanpa penundaan. Ketika perkembangan baru muncul, pastikan untuk segera memberi tahu anggota tim tentang hal itu.

4. Tunjuk Pengawas Proyek

Tergantung pada ukuran tim Anda, Anda mungkin memerlukan tangan ekstra untuk membantu pengawasan tugas.

Mengawasi semua orang tidak layak jika tim Anda besar. Anda akan membutuhkan supervisor proyek untuk berhubungan dengan pekerja Anda pada tingkat individu. Manajer proyek sepenuhnya tenggelam dalam tugas, mencatat apa yang berhasil dan apa yang tidak.

Jika ada yang memiliki pertanyaan tentang tugas mereka, mereka dapat dengan mudah bertanya kepada supervisor. Sulit bagi tugas untuk diduplikasi di bawah pengawasan manajer proyek, karena mereka mengetahui semua aspek proyek.

5. Otomatisasi Alur Kerja

Lebih mudah untuk tugas tumpang tindih ketika mereka dikelola secara manual. Tidak peduli seberapa hati-hati Anda mencoba dalam menetapkan dan mengelola tugas untuk mencegah duplikasi, hal-hal mungkin lolos dari celah.

Mengadopsi alat otomatisasi untuk pendelegasian tugas memastikan bahwa tidak ada satu tugas yang dilakukan dua kali. Setelah anggota tim mengerjakannya, pekerjaan itu ditandai dari daftar.

Otomatisasi juga efektif untuk tugas-tugas berurutan. Sistem dikonfigurasi sedemikian rupa sehingga tugas sebelumnya diselesaikan sebelum Anda dapat melanjutkan ke tugas berikutnya.

Jadikan Setiap Upaya Berarti

Konsekuensi dari tugas yang tumpang tindih adalah jangka panjang. Waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk upaya duplikat mungkin tampak tidak signifikan di permukaan. Tetapi ketika dikompilasi dari waktu ke waktu, Anda menyadari bahwa Anda telah kehilangan begitu banyak.

Memiliki dua orang melakukan pekerjaan dengan baik pada dua versi tugas ketika yang Anda butuhkan hanyalah satu versi tidak membuat kedua versi lebih baik. Orang lain bisa saja mengerahkan semua upaya itu ke dalam aktivitas yang berbeda untuk memberi Anda dua karya hebat yang bermanfaat.

Apa itu Teori Aliran? Cara Menerapkannya untuk Meningkatkan Produktivitas Anda

Ingin berada di zona dan meningkatkan produktivitas Anda? Inilah cara menggunakan teori aliran untuk meningkatkan keterlibatan dan kenikmatan Anda.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis