6 Tips Membuat Orang Membuka dan Membaca Email Anda

Meskipun kami sekarang memiliki beberapa platform komunikasi yang menawarkan fitur berbeda untuk alur kerja yang lebih kolaboratif, email masih memiliki peran penting dalam kehidupan kita, terutama untuk percakapan dengan orang-orang di luar lingkaran pribadi kita.

Masalahnya adalah, Anda masih menunggu tanggapan, dan Anda bertanya-tanya apakah email Anda dibuka dan dibaca lebih dari yang dapat Anda hitung. Berikut adalah beberapa langkah kunci untuk mengoptimalkan email Anda:

1. Mulailah Dengan Baris Subjek yang Menarik

Kesan pertama adalah segalanya, jadi penting untuk memiliki baris subjek yang kuat saat mengirim email—terutama jika Anda ingin orang tersebut membukanya. Baris subjek adalah hal pertama yang dilihat orang, sehingga perlu menarik perhatian mereka dan membuat mereka ingin belajar lebih banyak. Jika baris subjek Anda hambar atau berisi spam, kemungkinan besar orang tersebut tidak akan membuka email tersebut.

Di sisi lain, jika baris subjek menarik, mereka cenderung membuka email dan membaca apa yang Anda tulis. Anda hanya memiliki beberapa detik untuk menarik perhatian seseorang, jadi buatlah mereka diperhitungkan.

Berikut adalah beberapa tip untuk menulis baris subjek yang lebih baik:

• Hindari menulis kalimat yang terlalu bagus untuk menjadi kenyataan.
• Personalisasikan baris subjek Anda dengan menambahkan nama penerima, nama Anda, atau hal lain yang membuat mereka tahu bahwa email Anda ditujukan untuk mereka.
• Jangan menulis baris subjek satu kata seperti “halo”, “hai”, atau “hai”.
• Pique rasa ingin tahu penerima Anda dengan menulis sesuatu yang mereka mungkin tidak tahu.
• Hindari menggunakan pemicu spam yang dapat membuat email Anda masuk ke kotak sampah. Beberapa contoh termasuk 100% gratis, $$$, gandakan penghasilan Anda sekarang, murah, jangan hapus, sekali seumur hidup, hanya untuk beberapa nama.
• Hindari tanda seru atau huruf besar.

Ingatlah bahwa orang-orang sibuk dan menerima email yang tak terhitung jumlahnya setiap hari, jadi jangan terlalu memperumit masalah dengan membuat baris subjek yang terlalu panjang atau rumit. Baris subjek yang pendek dan lugas sangat ideal karena membuat membaca menjadi mudah bagi semua orang yang menerimanya.

2. Tulis Kalimat Pembuka yang Membunuh

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, Anda tidak memiliki banyak ruang untuk menarik perhatian penerima dengan baris subjek Anda. Prinsip yang sama berlaku untuk kalimat pembuka email Anda.

Kalimat pembuka Anda harus menarik dan cukup menarik untuk membuat penerima Anda ingin membaca lebih banyak, dan juga harus merangkum isi email lainnya. Jika memungkinkan, cobalah untuk menghindari memperkenalkan topik baru dalam kalimat pembuka, karena dapat membingungkan pembaca Anda.

Berikut adalah beberapa tips untuk membantu:

• Mulailah dengan sebuah pertanyaan. Mengajukan pertanyaan kepada pembaca adalah cara yang bagus untuk melibatkan mereka dan membuat mereka tertarik dengan apa yang Anda tulis.
• Lakukan pengamatan atau bagikan statistik yang akan menarik perhatian pembaca Anda.
• Bagikan kisah pribadi yang relevan dengan topik.
• Jika Anda ingin pembaca memperhatikan, maka pembuka email Anda harus unik dan menonjol dari orang lain yang mereka terima. Hindari kalimat pembuka yang basi seperti "Saya harap ini menemukan Anda dengan baik" atau "Semoga semua berjalan baik di pihak Anda." Tergantung pada tujuan email Anda atau Anda penerima, Anda bisa mencari sesuatu yang menyenangkan dan kreatif seperti, "Saya harap Anda sudah minum kopi," atau "Saya berjanji email ini lebih pendek dari yang sebelumnya yang.”

3. Poles Ejaan dan Tata Bahasa Anda

Kemungkinan besar Anda akan menggunakan email dalam pengaturan profesional, dan cara efektif untuk meningkatkan tingkat keterbukaan Anda adalah dengan memiliki email yang ditulis dengan baik dan bebas kesalahan. Typo dan kesalahan tata bahasa dapat membuat Anda terlihat tidak profesional dan ceroboh.

Jika Anda tidak percaya diri dengan keterampilan mengedit diri sendiri, yang terbaik adalah meminta orang lain untuk mengoreksi email Anda sebelum mengirimnya. Seperangkat mata yang segar dapat membantu Anda menangkap kesalahan yang mungkin Anda lewatkan.

Atau, Anda dapat memanfaatkan alat pengeditan seperti tata bahasa atau Aplikasi Hemingway untuk memoles email Anda. Pastikan untuk memeriksa ulang versi yang dikoreksi untuk akurasi sebelum menekan kirim.

4. Ringkas—Langsung ke Intinya

Tidak ada yang suka membaca email yang panjang dan berliku-liku, dan tulisan yang bertele-tele untuk paragraf tanpa langsung ke intinya cenderung diabaikan atau dihapus.

Saat menulis email Anda, langsung ke intinya dan hindari bertele-tele. Ini akan membantu Anda memastikan bahwa pesan Anda dikomunikasikan secara efektif.

Selain itu, jika Anda memiliki banyak informasi untuk dibagikan, cobalah memecahnya menjadi bagian-bagian yang lebih kecil sehingga lebih mudah dicerna oleh penerima. Gunakan judul dan daftar jika memungkinkan untuk mengatur pemikiran Anda dan membuatnya mudah untuk membaca email Anda dengan cepat.

5. Berikan Informasi yang Berguna

Hilangkan kata-kata dan frasa pengisi seperti “hanya”, “sebenarnya”, dan “sangat”. Mereka tidak menambahkan nilai pada pesan Anda.

Anda juga harus menghindari penggunaan akronim atau jargon industri kecuali Anda tahu bahwa pembaca Anda sudah familiar dengan mereka sebelumnya. Ini akan memastikan bahwa email Anda tetap dapat diakses bahkan jika beberapa orang tidak memiliki pengetahuan khusus tentang apa yang Anda diskusikan.

Jika ada informasi penting tentang suatu acara atau topik yang dibutuhkan seseorang sebelum memutuskan, pastikan untuk sertakan ini segera, sehingga mereka tidak melewatkan sesuatu yang penting saat membaca sisa Anda surel.

6. Kirim Email pada Waktu yang Tepat

Tidak ada waktu yang tepat untuk mengirim email—itu tergantung pada konten pesan Anda dan apa yang Anda inginkan dari penerima. Berhati-hatilah ketika orang-orang kemungkinan besar akan tersedia dan sesuaikan dengan itu.

Misalnya, jika Anda mengirim email yang terkait dengan acara tertentu, sangat penting untuk menghindari mengirimnya terlalu dini atau terlalu terlambat. Jika memungkinkan, cobalah untuk menjadwalkannya untuk waktu yang optimal, seperti pada jam kerja.

Terkait: Cara Mengirim Email Anonim: Metode Tersembunyi

Tingkatkan Tingkat Terbuka dan Jumlah Pembaca Email Anda

Memiliki email Anda yang belum dibaca dapat berdampak buruk pada produktivitas dan profitabilitas bisnis Anda.

Ada beberapa alasan orang mengabaikan email Anda, beberapa di antaranya berada di luar kendali Anda. Namun, menerapkan kiat-kiat ini dapat membantu Anda meningkatkan tingkat keterbukaan, jumlah pembaca, dan tanggapan terhadap email Anda.

7 Alat Terbaik untuk Mengatur Email Anda dan Meningkatkan Produktivitas

Kami menggunakan email setiap hari untuk berkomunikasi dengan orang-orang. Namun, itu bisa dengan cepat menjadi luar biasa. Inilah cara mengatur kotak masuk Anda.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis