Cara Membuat Sumber Daya Berbagi Ide di Tempat Kerja

Penelitian telah berulang kali menunjukkan bahwa dua alasan utama karyawan berhenti dari pekerjaan mereka termasuk kurangnya pengakuan dari atasan mereka, dan tidak cukup komunikasi. Untuk mengatasi ini, kolaborasi adalah kuncinya.

Memiliki sumber daya berbagi ide yang efektif di tempat kerja Anda dapat meningkatkan keterlibatan karyawan, dan membuka landasan bagi inovasi. Di sini kita melihat bagaimana Anda dapat membuat sumber daya semacam ini, dan bagaimana membuatnya bekerja dalam praktik.

Mengapa Anda Harus Membuat Sumber Daya Berbagi Ide

Apakah Anda seorang manajer atau bukan, memiliki ruang terpusat dan bebas penilaian untuk mempromosikan berbagi ide berarti bahwa orang lebih mungkin untuk berkontribusi. Hal ini juga berguna bagi staf untuk mengetahui bahwa mereka dipersilakan untuk membuat saran, dan itu didorong.

Dalam banyak hal, sumber berbagi ide yang digunakan dengan baik memiliki banyak manfaat, seperti:

• Sangat mudah digunakan dan tidak lekang oleh waktu.
• Membantu rekan kerja yang lebih pendiam untuk memberikan saran di luar rapat tim.
instagram viewer
• Setiap orang dapat menambahkannya, terlepas dari waktu shift.
• Anda dapat membuatnya anonim.
• Memberikan catatan sejarah tentang hal-hal yang telah dikemukakan.

Terkait: Alat Terbaik untuk Membuat Papan Visi

Namun, agar ini berhasil, sumber daya perlu dikelola dengan baik. Ini termasuk menangani ide-ide orang, mengumpulkan informasi, dan bertindak jika sesuai. Karyawan akan mengetahui dengan cepat jika diperlakukan sebagai latihan kotak centang, dan kontribusi semua orang ditolak atau diabaikan.

Jika dilakukan dengan benar, Anda akan memiliki kumpulan ide dan umpan balik interaktif yang dapat Anda gunakan untuk melakukan perbaikan. Demikian juga, rekan kerja Anda akan merasa didengarkan dan dapat meningkatkan kepercayaan tim dalam peran mereka.

Aplikasi Pesan Instan untuk Kemudahan Penggunaan

Salah satu cara paling sederhana untuk membuat sumber berbagi ide adalah dengan menggunakan aplikasi atau layanan pesan instan. Semua orang kemungkinan besar sudah menggunakan salah satu aplikasi ini di tempat kerja, jadi aplikasi ini memiliki bonus tambahan karena siap digunakan.

Beberapa contoh aplikasi bagus yang mungkin Anda gunakan antara lain: Kendur dan Tim Microsoft. Anda dapat membuat saluran khusus yang digunakan hanya untuk berbagi ide dan mengundang tim Anda ke sana.

Karena kedua aplikasi ini memungkinkan Anda mengunggah dan menyematkan file ke saluran, Anda bahkan dapat menambahkan spreadsheet untuk mengumpulkan informasi dan mengelolanya secara formal. Selain itu, karena pesan instan terjadi secara real-time, Anda dapat membuatnya interaktif dengan menyajikan topik dan memulai diskusi.

Terkait: Kiat Produktivitas untuk Bekerja di Slack

Menggunakan pendekatan ini biasanya paling cocok untuk tim yang lebih kecil yang semuanya bekerja pada saat yang sama, misalnya, standar sembilan hingga lima pekerjaan. Ini murni karena fungsi pesan instan, dan bisa ideal dalam skenario ini.

Namun, kelemahan menggunakan metode ini adalah:

• Ini dapat dengan cepat menjadi tidak terkendali jika sering digunakan.
• Anda perlu menelusuri banyak teks untuk mendapatkan ide.
• Nama pengguna setiap orang umumnya terlihat, jadi tidak anonim.
• Anda tidak dapat dengan mudah memoderasinya.
• Staf dapat merasa tertekan untuk berkontribusi dan mungkin merasa ditinggalkan jika mereka tidak berpartisipasi.

Buat Papan Ide Digital

Papan digital menyediakan ruang online bagi semua kolega Anda untuk mengamati dan menambahkan waktu mereka sendiri. Anggap saja sebagai papan pengumuman yang dapat dilihat semua orang kapan pun mereka lewat.

Aplikasi yang bagus untuk ini adalah padlet, karena menyediakan beberapa template yang dapat Anda pilih untuk memulai papan berbagi ide Anda. Padlet sangat user-friendly, dan kompatibel dengan hampir semua jenis file. Ini bermanfaat jika orang ingin memberikan gambar atau dokumen dalam pitch mereka, atau jika mereka ingin menggunakan catatan suara.

Dengan akun gratis, cukup buat Padlet (papan), beri judul, dan tambahkan deskripsi, dan siap digunakan. Untuk membagikannya, klik Membagikan tombol di sudut kanan atas layar Anda. Salin tautan ke papan klip dan kirimkan ke tim Anda. Anda dapat bermain-main dalam pengaturan untuk membuat kontribusi anonim, dan memutuskan siapa yang dapat mengedit papan.

Terkait: Bagaimana Padlet Dapat Memudahkan Perencanaan dan Kolaborasi

Ketika seorang karyawan ingin menambahkan ide mereka ke dalamnya, mereka hanya perlu mengklik Plus tanda, yang akan membuat pin baru di papan yang dapat mereka ketik dan klik Menerbitkan. Padlet juga memungkinkan orang lain untuk mengomentari setiap pin, dan menandai favorit, jika Anda ingin menambahkan fitur ini. Informasi akan ditambahkan secara real-time, dan Anda dapat mengaturnya sesuai dengan preferensi Anda.

Meskipun demikian, itu dapat menimbulkan beberapa masalah, seperti:

• Anda perlu memastikan orang mem-bookmark situs atau mengunduh aplikasi untuk penggunaan terus-menerus.
• Menggunakannya dengan tim yang lebih kecil mungkin berarti terlihat jarang.
• Itu bisa terasa impersonal dan tidak memiliki elemen diskusi.

Manfaatkan Google Files untuk Berbagi Ide Terorganisir

Jika Anda ingin tim Anda berbagi ide, tetapi juga ingin memastikannya tetap teratur, tidak perlu mencari yang lain selain Google Dokumen dan Spreadsheet. Bergantung pada apakah Anda lebih suka spreadsheet atau dokumen kata, itu mungkin terlihat sedikit berbeda, tetapi Anda dapat menyusunnya persis seperti yang Anda inginkan.

File Google menawarkan kemampuan berbagi yang tak tertandingi oleh yang lain dan memungkinkan pengguna untuk mengedit pada saat yang sama dengan orang lain. Ini berarti bahwa Google Spreadsheet atau Dokumen selalu terbuka untuk bisnis, dan orang dapat memilih apakah akan tetap anonim atau menyertakan nama mereka.

Terkait: Buat dan Sesuaikan Bagan Pai di Google Spreadsheet

Keuntungan terbesar menggunakan media ini adalah Anda dapat mengontrol informasi apa yang ditambahkan dengan menggunakan header dan daftar drop-down tertentu. Misalnya, di Google Spreadsheet, header tabel Anda mungkin menyertakan:

• Nama
• Area saran (ini mungkin memiliki drop-down dengan area layanan).
• Apa ide atau saran Anda?
• Alasan untuk ide atau saran Anda.
• Tanggapan dari manajemen.

Anda kemudian dapat menggunakan sumber daya berbagi ide untuk mengumpulkan data, membuat laporan, dan membuat semua orang mengetahui kemajuan ide mereka.

Kontra menggunakan file Google sebagai sumber ide adalah:

• Spreadsheet dan dokumen bisa terasa monoton dan seperti "tanggung jawab lain" untuk staf.
• Ini memiliki fitur diskusi yang terbatas.
• Ini menghasilkan pendekatan inovasi dari atas ke bawah.
• Staf perlu menandainya dan ingat untuk menggunakannya.

Berbagi Ide Menjadi Mudah

Dengan saran di atas tentang cara membuat sumber daya untuk berbagi ide di antara rekan kerja, Anda perlu membuat keputusan tentang pendekatan mana yang sesuai dengan kebutuhan tim Anda. Anda bahkan dapat memilih untuk menggunakan dua metode yang disebutkan. Yang penting adalah bahwa itu harus terasa seperti usaha yang berharga.

Ini dapat memaksimalkan minat staf dalam pengembangan perusahaan, dan Anda akan memiliki banyak wawasan tentang bagaimana hal-hal dapat ditingkatkan. Tim Anda adalah sumber daya terbesar Anda, jadi pastikan Anda memanfaatkan pengetahuan dan pengalaman mereka dengan menyediakan ruang bagi mereka untuk berbagi.

6 Kebiasaan Buruk Bekerja Jarak Jauh yang Merusak Produktivitas Anda, dan Cara Memperbaikinya

Kebiasaan sehari-hari Anda memiliki pengaruh besar pada hari kerja Anda. Berikut adalah beberapa kebiasaan jarak jauh yang merusak produktivitas Anda, dan cara memperbaikinya!

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis