Cara Menulis Email yang Efektif dengan Cepat (4 AI Tools yang Dapat Anda Gunakan)

Tidak seperti pesan teks biasa, penulisan email berbeda. Orang cenderung terlalu banyak berpikir ketika harus menulis email dari awal. Anda bertanya-tanya apa yang harus disertakan, apa yang harus dihindari, dan Tuhan tahu apakah yang Anda tulis saat ini benar?

Sebagai penyedia layanan, saya harus menulis lusinan email setiap hari. Dan itu membuat saya menjadi orang yang tepat untuk menjawab pertanyaan Anda.

Dengan informasi yang tepat, menulis email yang efektif lebih cepat menjadi semudah mengetik pesan di aplikasi chatting. Kemudian, Anda juga dapat menggunakan alat AI untuk mempercepat proses. Begini caranya.

10 Tips Menulis Email Efektif Lebih Cepat

1. Perlakukan Baris Subjek sebagai Ringkasan Email Anda

Ketika Anda harus mengirim email, hal pertama yang harus Anda tangani adalah menulis baris subjek yang kuat. Ini adalah hal pertama yang dilihat penerima Anda, dan email apa pun dengan baris subjek yang buruk atau tanpa subjek dapat dihapus atau berakhir di folder spam.

Dengan demikian, Anda mungkin memerlukan satu menit ekstra untuk berpikir dan menulisnya. Cara termudah untuk mencegah baris subjek Anda menjadi umum atau kabur adalah dengan memperlakukannya sebagai berita utama. Yang harus Anda lakukan adalah meringkas email Anda secara ringkas namun informatif.

2. Sapa mereka

Setelah baris subjek Anda, Anda harus mengatur nada untuk email Anda dan membuat kesan pada penerima Anda. Menyapa mereka, secara formal atau informal, adalah cara sempurna untuk melakukannya. Jika Anda bingung, pilihlah cara yang formal.

Berikut adalah berbagai cara untuk menyapa penerima Anda:

• Halo: Ini untuk percakapan langsung dan ramah.
• Hai: Sederhana dan sopan.
• Terhormat: Ini agak tidak wajar, tetapi Anda dapat menggunakannya saat menghubungi eksekutif atau lebih.

3. Tambahkan Kalimat Pembuka

Setelah menyapa penerima Anda, Anda pasti merasa gatal untuk membicarakan tentang apa email Anda tetapi berhenti sejenak. Sebelum Anda mengatakan apa pun, tulis kalimat pembuka untuk memulai email Anda dengan alur yang baik.

Salah satu cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menambahkan baris pembuka.

Berikut adalah beberapa contoh yang dapat Anda gunakan secara langsung:

• Ijinkan saya memperkenalkan diri.
• Senang mendengar kabar dari Anda.
• Semoga Anda baik-baik saja.
• Saya menghubungi sekitar ____
• Terima kasih atas pembaruannya.
• Saya check-in di ____
• Selamat atas (prestasi terbaru) Anda.

4. Perkenalkan dirimu

Jika Anda mengirim email kepada seseorang untuk pertama kalinya, Anda harus memperkenalkan diri sebelum membicarakan hal lain.

Meskipun orang biasanya berbicara selama berjam-jam, mereka mulai berkeringat ketika diminta untuk memperkenalkan diri. Jangan khawatir. Tidak harus seperti itu. Untuk mempermudah, gunakan salah satu format berikut.

• Nama saya (Nama Lengkap), dan saya (Peran Anda Saat Ini).
• Saya (Nama Lengkap), dan saya bekerja untuk sebuah perusahaan (Industri) bernama (Nama Perusahaan).

Praktik terbaik adalah memasukkan hanya satu atau dua kalimat tentang diri Anda, dan tidak lebih dari itu.

5. Cepat Sampai ke Intinya

Cara terbaik untuk memastikan email Anda berharga bagi penerima adalah dengan membuatnya menjadi pengiriman cepat dari informasi yang mereka butuhkan. Dengan kata lain, sampai ke intinya lebih cepat.

Anda menyapa penerima Anda, menulis kalimat pembuka/memperkenalkan diri, sekarang tulis mengapa Anda mengirim email kepada mereka. Jika Anda harus mendiskusikan banyak hal, prioritaskan dan awali email Anda dengan hal yang paling penting. Itu bisa menjawab pertanyaan atau membuat permintaan.

Terkait: Peretasan Gmail untuk Membantu Anda Menyelesaikan Lebih Banyak

6. Sertakan Satu Ide Besar

Jika email Anda ternyata agak panjang, maka ambil tip dari penulisan konten biasa dan tambahkan kesimpulan atau ide besar di bagian akhir.

Ini akan menempatkan semua fokus pada hal yang paling penting. Misalnya, Anda perlu melakukan sesuatu terlebih dahulu, atau Anda memerlukan jawaban segera untuk melanjutkan proyek, dll. Anda juga dapat menambahkan kesimpulan dengan mengatakan sesuatu seperti: Pelajaran utama dari diskusi kita adalah [____].

7. Tetap Ringkas

Seorang profesional rata-rata menerima lebih dari seratus email per hari. Ini menyiratkan bahwa sebagian besar orang yang Anda hubungi sedang sibuk. Tidak peduli seberapa besar mereka menyukai Anda, mereka mungkin tidak akan bertele-tele. Jadi, jaga agar email Anda tetap pendek dan manis.

Kerugian lain dari email yang panjang adalah terkadang tidak jelas, keluar dari poin utama, atau bahkan dapat menimbulkan kesalahpahaman.

8. Jadilah Hormat dan Murah Hati

Keindahan menulis email yang sopan dan sopan adalah Anda mungkin tidak setuju dengan seseorang, memberikan pendapat alternatif, atau bahkan meminta bantuan, tetapi mereka akan tetap terdengar oke untuk dibaca.

Jika Anda berencana untuk melakukan hal seperti itu di email Anda, pertimbangkan untuk berterima kasih kepada penerima Anda atau memuji mereka atas pekerjaan atau ide mereka terlebih dahulu. Kemudian, sampaikan pendapat Anda tanpa secara langsung menyatakan apa yang mereka lakukan itu buruk atau sepenuhnya salah.

9. Tambahkan Kalimat Penutup

Baris penutup Anda bergantung pada jenis balasan yang Anda harapkan dari orang yang Anda kirimi email. Anda dapat memilih untuk mengakhiri email Anda dengan pernyataan atau pertanyaan tertutup, tergantung pada konteksnya. Namun, hindari menutup dengan pertanyaan terbuka dengan cara apa pun.

Itu terutama karena pernyataan dan pertanyaan tertutup memberi arah pada percakapan Anda, menjaga semuanya tetap pada jalurnya, dan memastikan balasan.

Namun, pertanyaan terbuka meningkatkan utas diskusi yang tidak perlu. Plus, jika Anda menghubungi seseorang yang benar-benar sibuk, email Anda mungkin akan diabaikan sama sekali.

Berikut adalah contoh pertanyaan tertutup.

Mari kita bahas lebih lanjut melalui telepon. Waktu mana yang paling cocok untuk Anda? [Waktu 1] [Waktu 2] [Waktu 3]

Itu membuat proses pengambilan keputusan lebih mudah bagi penerima Anda.

Di sisi lain, inilah contoh pertanyaan terbuka.

Kita bisa mendiskusikannya lebih lanjut melalui telepon. Jadi, kapan kamu bebas?

Ini memberi tekanan pada penerima Anda untuk memeriksa kalender mereka sebelum membalas, sehingga sulit untuk mengambil tindakan.

Selain itu, pernyataan juga bisa menjadi ide bagus untuk ditambahkan ke email. Sebagai contoh:

Looking forward untuk mendengar dari Anda/bekerja dengan Anda. Semoga harimu menyenangkan. Terima kasih.

10. Keluar

Terakhir, Anda dapat mengakhiri email Anda dengan salah satu frasa tanda masuk ini, tergantung pada konteks email Anda.

• Salam Hormat
• Salam
• Sungguh-sungguh
• Terbaik
• Bersulang
• Semoga sukses

Semua tips ini cukup untuk membantu Anda menulis dan balas semua email dengan cara yang benar.

Jika Anda ingin mendapatkan proyek baru atau pekerjaan baru, atau jika pekerjaan Anda saat ini mengharuskan Anda mengirim beberapa email per hari, alat AI ini dapat membantu.

Alat ini membantu Anda membuat baris pembuka khusus berdasarkan data profil LinkedIn penerima Anda. Yang harus Anda lakukan adalah menambahkan URL LinkedIn penerima di alat, dan itu akan muncul dengan baris pembuka yang unik berdasarkan detail profil mereka.

Alat ini berharga $36 per bulan untuk hingga 200 baris pembuka.

SmartWriter.ai membantu Anda mengumpulkan data dari profil publik penerima dan berita yang mereka sebutkan. Ini membantu Anda membuat email yang dipersonalisasi untuk orang-orang yang Anda jangkau.

Anda dapat menggunakannya untuk mengirim email dingin atau pesan LinkedIn untuk penjangkauan. Berlangganan alat ini dimulai dari $49 per bulan.

Jika Anda memulai bisnis baru dan membutuhkan dana, Snazzy.ai dapat menjadi alat yang sempurna untuk Anda. Ini membantu Anda dengan templat email untuk mengajukan VC atau investor malaikat.

Tetapi pertama-tama, Anda harus membuat akun di platform. Untuk mulai mengirim email, masukkan audiens yang Anda targetkan, kata kunci yang Anda cari, dan deskripsi penawaran Anda. Dan itu akan menghemat banyak waktu Anda dengan menyediakan draf pertama yang dipersonalisasi.

Setelah itu, Anda dapat mengubahnya sedikit untuk memastikan kesempurnaan. Berlangganan mulai dari $25 per bulan.

Ini adalah alat AI lain untuk membantu Anda menemukan pengait yang sempurna untuk penerima Anda. Untuk memulai Lyne.ai, masukkan CSV prospek Anda dengan email kantor atau URL profil LinkedIn mereka.

Anda juga dapat memutuskan berapa banyak kalimat yang Anda ingin alat tulis untuk pembukaan, misalnya, 1-2 kalimat atau 3-4 kalimat, dll. Berlangganan mulai dari $99 per bulan.

Menulis Email Tidak Pernah Semudah Ini

Jika Anda pernah merasa sulit untuk mengumpulkan semua poin untuk menulis email yang baik, perjuangan Anda berakhir hari ini.

Gunakan tips atau alat ini untuk menulis email efektif berikutnya dengan lebih cepat!

4 Aplikasi Email Terbaik untuk Windows yang Belum Pernah Anda Dengar

Kita semua tahu aplikasi email Windows klasik yang disukai semua orang, jadi bagaimana dengan beberapa yang belum pernah Anda dengar sebelumnya?

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis