Cara Menulis Proposal Proyek

Anda mungkin seorang karyawan yang ingin manajemen bertindak berdasarkan ide Anda, pemilik usaha kecil yang mencoba membantu klien Anda dengan cara tertentu, atau perusahaan rintisan yang bersedia mengumpulkan uang dari investor.

Satu hal yang harus Anda lakukan dalam prosesnya adalah menulis proposal proyek agar disetujui untuk tujuan yang lebih baik. Begitulah cara Anda mendapatkan sumber daya, alat, atau anggaran penting untuk mengubah ide Anda menjadi sesuatu yang luar biasa.

Jadi, mari kita pahami bagaimana menulis proposal proyek yang disukai dan disetujui oleh pembuat keputusan.

Apa Format Ideal Proposal Proyek?

Sebelum kita masuk ke seluk beluk menulis proposal proyek, pertama-tama mari kita jelaskan definisinya.

Sebuah dokumen yang Anda gunakan untuk mengusulkan sebuah proyek dan menjelaskan tujuan, hasil, dan rencana langkah demi langkah untuk mencapai tujuan itu disebut proposal proyek.

Berikut format proposal proyek yang harus Anda ikuti saat mengirimkannya ke otoritas yang lebih tinggi.

1. Sampul

Hal pertama yang Anda butuhkan adalah lembar sampul untuk menulis judul proyek Anda. Diikuti dengan daftar isi pada halaman berikutnya untuk memudahkan dalam memindai dokumen.

2. Ringkasan bisnis plan

Hal kedua pada proposal proyek Anda adalah ringkasan eksekutif. Anda harus memasukkan poin terpenting yang ingin diketahui manajemen tentang proyek Anda. Misalnya:

• Masalah yang akan Anda pecahkan.
• Solusi yang Anda usulkan untuk masalah ini.
• Garis besar rencana Anda.
• Hasil dari proyek ini.

Kemudian, bungkus semuanya dalam kesimpulan di akhir ringkasan Anda.

3. Deskripsi Proyek

Ini akan menjadi bagian terbesar dari proposal proyek Anda, di mana Anda akan mendiskusikan semuanya.

Latar belakang: Di bagian ini, Anda berbicara tentang proyek yang telah Anda lakukan di masa lalu, hasil yang telah Anda capai, dan mengapa Anda adalah orang atau tim yang tepat untuk mengerjakan proyek ini. Untuk menekankan poin Anda, Anda dapat menambahkan bagaimana Anda bisa sukseskan proyeknya berdasarkan pelajaran yang telah Anda pelajari dari tugas sebelumnya yang telah Anda kerjakan.

Rencana Kerja Proyek: Di sini, Anda dapat menjelaskan proses langkah demi langkah tentang bagaimana Anda berniat untuk memecahkan masalah tertentu yang sedang Anda tangani.

Terkait: Kiat Terbaik untuk Membuat Laporan Proyek Anda Menonjol

Persyaratan Proyek: Di bagian ini, Anda menjelaskan anggaran, sumber daya, atau alat yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek. Jika memungkinkan, Anda juga dapat menjelaskan ke mana uang itu akan pergi atau sumber daya atau alat apa yang Anda perlukan untuk tugas yang mana.

Otorisasi/ Pemantauan Proyek: Ini adalah tempat di mana Anda menjelaskan siapa yang akan menjadi pengambil keputusan untuk proyek tersebut, dan bagaimana organisasi atau tim Anda akan memantau semuanya.

4. lampiran

Terakhir, ini adalah tempat untuk memasukkan materi tambahan yang tidak termasuk dalam proposal. Ini bisa berupa data penting atau detail lain yang dapat digunakan manajemen untuk mengetahui lebih lanjut tentang proyek Anda dan persyaratannya.

Cara Menulis Proposal Proyek yang Baik

Selain mengetahui bagaimana membuat proposal dalam format yang benar dengan informasi yang benar, juga harus meyakinkan untuk disetujui. Jadi, berikut adalah beberapa poin yang harus Anda pertimbangkan untuk memulai proposal proyek Anda.

• Sebelum menulis apa pun, pastikan Anda mengenal audiens Anda. Cari tahu istilah apa yang sesuai dengan mereka, jenis nada apa yang lebih baik untuk mereka, lalu tulis hal-hal yang sesuai.
• Fokus pada pengiriman. Pastikan Anda menyampaikan semuanya secara persuasif dengan kejelasan dan kesederhanaan.
• Untuk mencegah kebingungan, hindari menggunakan kreativitas Anda dalam format. Sebaliknya, ikuti metode konvensional. Meskipun, jika manajemen Anda telah memberi Anda format, pastikan Anda mengikutinya dengan ketat.
• Akhirnya, edit dan koreksi proposal proyek Anda untuk mencegah kesalahan pengetikan atau tata bahasa.

Apa Tujuh Bagian dalam Proposal Proyek?

Sekarang kita telah membahas format apa yang harus Anda ikuti saat menulis proposal proyek Anda dan berbagai cara untuk membuatnya meyakinkan. Mari kita pahami bagian apa yang harus Anda sertakan dalam proposal proyek Anda.

1. Masalah

Di bagian ini, Anda menjelaskan masalah yang Anda tangani atau tujuan proposal proyek Anda.

Meskipun, saat Anda menulisnya, ingatlah bahwa orang yang Anda hubungi sedang sibuk. Jadi, pastikan Anda menyajikan semuanya dengan jelas, singkat, dan berdasarkan fakta yang solid. Jika memungkinkan, hindari menambahkan pendapat Anda dan menambah panjang bagian.

2. Larutan

Di bagian solusi Anda, alih-alih menyatakan yang sudah jelas, buatlah itu menonjol dengan memberi tahu persis bagaimana Anda akan mengatasi masalah ini dan mengapa Anda akan berhasil.

Untuk membuatnya lebih berdampak, fokuslah pada sudut pandang pembuat keputusan (atau pembaca Anda). Pikirkan apa yang harus mereka pikirkan saat membacanya, apa yang mungkin ingin mereka ketahui selanjutnya, atau pertanyaan apa yang mungkin mereka ajukan setelah membaca detail ini atau poin itu. Anda kemudian dapat menulisnya lebih lanjut berdasarkan apa yang Anda pelajari.

Plus, dukung semuanya dengan fakta dan penelitian.

3. Tujuan

Ketika Anda mengatasi masalah atau berharap untuk mencapai hasil tertentu, Anda memastikan kesuksesan dengan menetapkan tujuan. Dan itulah yang akan Anda lakukan di bagian ini—tetapkan tujuan SMART (Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Realistis, dan Tepat Waktu).

Ingat, tujuan Anda harus menekankan kualitas proposal Anda. Bagaimanapun, ini adalah cara untuk meyakinkan manajemen Anda bahwa ini dapat dilakukan dan dapat memecahkan masalah yang Anda tangani.

4. Kiriman

Hasil kerja adalah kriteria keberhasilan, yang menjelaskan kepada manajemen apa yang akan dicapai oleh proyek ini dan bagaimana hal itu akan berhasil. Pastikan untuk membuat ini tepat waktu juga, seperti tujuan Anda. Misalnya, penjualan X% lebih banyak di musim liburan ini.

5. Rencana dan Strategi

Kemudian, Anda menjelaskan pendekatan apa yang akan Anda ambil untuk mencapai tujuan dan mencapai hasil tersebut. Sertakan proses langkah demi langkah dan diskusikan strategi yang akan Anda terapkan di sini secara mendetail.

Selain itu, tunjukkan mengapa pendekatan ini relevan dan efektif.

6. Anggaran Proyek

Jelaskan biaya keseluruhan proyek. Berapa banyak dana yang Anda butuhkan, sumber daya dan alat apa yang Anda butuhkan? Pastikan untuk mendiskusikan semua detailnya.

7. Kesimpulan

Terakhir, selesaikan semuanya—masalah, solusi, ide Anda, manfaat proyek, dan semua hal lain di bagian ini. Pastikan untuk menekankan fakta agar proposal proyek Anda disetujui.

Apakah Berbagai Jenis Proposal Proyek?

Diminta secara resmi

Ketika klien Anda membuat permintaan tertulis atau formal untuk sebuah proyek, Anda mengajukan proposal yang diminta secara resmi. Proposal ini adalah yang paling mudah untuk ditulis, karena Anda tahu persis apa yang dicari prospek dalam proyek, apa yang harus disertakan, dan format apa yang harus diikuti.

Diminta secara Informal

Proposal proyek ini relatif sulit, karena tidak seperti yang sebelumnya, permintaan yang dibuat di sini bersifat verbal atau informal. Anda tidak memiliki spesifikasi tentang apa yang harus disampaikan, jadi Anda mungkin perlu melakukan riset.

tidak diminta

Proposal proyek ini adalah yang paling sulit untuk ditulis. Mereka seperti lemparan dingin. Anda mengirimkannya ketika Anda menemukan klien yang mungkin membutuhkan pemecahan masalah.

Jika Anda mengerjakan proposal proyek jenis ini, Anda harus melakukan banyak penelitian dan meyakinkan untuk dilakukan.

Kelanjutan

Proposal proyek lanjutan ditulis sebagai pembaruan dari proyek yang sudah disetujui. Di sini Anda menyebutkan langkah-langkah, anggaran, dan setiap persyaratan, dan meminta mereka untuk menyetujui kelanjutan rencana tersebut.

Jika klien Anda membutuhkan perubahan besar dalam proyek, inilah saatnya mereka membuat permintaan itu.

Tambahan

Jika Anda sedang mengerjakan sebuah proyek, dan Anda mengetahui bahwa Anda mungkin membutuhkan lebih banyak sumber daya daripada yang Anda perkirakan, Anda menulis dan mengirimkan proposal proyek tambahan. Ini termasuk permintaan untuk sumber daya tambahan, menjelaskan dengan tepat mengapa Anda membutuhkannya dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

Pembaruan

Jika Anda telah berhasil menyelesaikan beberapa proyek untuk klien, dan sekarang Anda menginginkan lebih banyak dukungan untuk melanjutkannya, Anda menulis proposal proyek pembaruan.

Proposal Proyek Menjadi Lebih Mudah

Menulis proposal proyek mungkin tampak seperti tugas yang menakutkan, tetapi jika Anda memiliki informasi yang tepat, akan lebih mudah untuk memulainya.

Dan sekarang setelah Anda mengetahui cara menulis proposal dengan format, penyertaan, dan kualitas yang tepat untuk mendapatkan persetujuan, Anda sudah siap! Silakan dan tulis proposal proyek pertama Anda.

8 Jenis Laporan Manajemen Proyek Terbaik Yang Harus Anda Ketahui

Apakah Anda seorang manajer proyek atau bagian dari tim manajemen proyek, Anda perlu tahu tentang jenis laporan yang paling umum. Berikut adalah beberapa di antaranya!

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis