Persiapan 1 Jangan pernah merencanakan pertemuan tanpa tujuan. Jika Anda dapat mencapai apa yang perlu Anda capai dengan email atau memo, lebih baik Anda menghemat waktu dan rekan kerja Anda. 2 Mulailah dengan satu item tindakan utama, tujuan akhir pertemuan. Apa tujuan atau hasil yang Anda inginkan? Mengapa Anda mengadakan pertemuan? Apa yang perlu dilakukan? 3 Setelah menentukan tujuan rapat, pikirkan sedikit tentang jenis rapat yang paling baik—satu lawan satu? Sesi antara dua tim kecil? Atau hanya Anda, sang pemimpin, yang berbicara dengan beberapa pemain kunci tentang rencana permainan Anda? 4 Setelah Anda memutuskan fokus utama Anda, buat garis besar segala sesuatu yang perlu terjadi untuk mendukung hasil ini. Sederhanakan rencana secara keseluruhan menjadi item tindakan yang lebih kecil; semua konkret, nyata, dan dapat ditugaskan ke kohort. 5 Banyak kantor sudah terintegrasi dengan kerja jarak jauh dan menggunakan aplikasi rapat virtual umum seperti Zoom, Skype, atau Google Meet. Jika Anda atau perusahaan Anda baru mengenal dunia ruang rapat jarak jauh, lakukan riset dan pilih aplikasi rapat virtual terbaik untuk kebutuhan Anda. 6 Putuskan berapa lama pertemuan Anda akan berlangsung; sebagai aturan umum, rapat Anda tidak boleh berlangsung lebih dari satu jam. Buat jadwal sederhana untuk durasi rapat Anda, bagi total waktu Anda yang dialokasikan ke dalam blok yang berbeda dan ditentukan, masing-masing dikhususkan untuk sesuatu yang spesifik. 7 Dalam hal pertemuan yang benar-benar perlu lebih dari satu jam, istirahat sejenak di tengah mungkin tepat. Jadwalkan lima menit jika dijadwalkan untuk waktu yang lama. 8 Jika kantor rumah atau area kerja Anda belum dilengkapi untuk rapat virtual, pastikan semuanya sudah siap sebelum hari rapat Anda. Latar belakang yang terang dan netral serta sumber penerangan yang kuat keduanya menghasilkan gambar mini yang profesional. 9 Siapkan lembar agenda sebelumnya bagi mereka yang hadir untuk dirujuk saat Anda melakukan rapat virtual. Lembar ini akan membantu mereka tetap bersama Anda saat Anda berbicara; itu juga akan membantu Anda memperjelas visi Anda untuk rapat dan mengatur pemikiran Anda sendiri. 10 Tampilan slide formal atau presentasi PowerPoint juga dapat menghemat waktu, terutama jika Anda memiliki banyak fakta, statistik, atau angka untuk dibagikan dalam jangka waktu terbatas ini. 11 Jika sumber daya dapat dibagikan secara digital, selalu lebih cepat untuk menyediakan daftar hyperlink, dokumentasi, dan referensi untuk tim Anda daripada mengajari mereka segala sesuatu yang perlu mereka ketahui selama rapat diri. Jika sesi pelatihan yang lebih melibatkan diperlukan, itu harus dijadwalkan secara terpisah dan dalam kelompok, jika memungkinkan. 12 Identifikasi hambatan dan hal-hal yang tidak diketahui yang masih Anda tangani sendiri. Jika perlu, rencanakan sedikit waktu untuk diskusi terbuka. Letakkan beberapa kemungkinan berbeda untuk dituju jika jalan di depan tidak jelas. 13 Beri diri Anda daftar periksa untuk dirujuk setelah Anda memberikan omongan Anda. Ini harus menjadi daftar semua yang perlu Anda sampaikan kepada tim Anda, serta item tindakan Anda dan segala sesuatu yang mengarah ke mereka secara logistik. Ketentuan ini memastikan bahwa tidak ada yang terlupakan pada saat itu.
Undangan 14 Nilai daftar item tindakan Anda dan visualisasikan tim yang perlu Anda bangun untuk menanganinya secara efektif dan efisien. Siapa yang perlu hadir? Apa alasan setiap peserta untuk diikutsertakan? 15 Undang hanya yang Anda butuhkan. Meskipun Anda tidak boleh merasa terbatas pada satu nomor tertentu atau lainnya, selalu ada baiknya untuk membuat daftar tamu Anda sesingkat mungkin tanpa melupakan siapa pun yang penting. 16 Undang daftar peserta Anda jauh-jauh hari jika memungkinkan. Rapat menit terakhir baik-baik saja bila diperlukan atau dalam keadaan darurat; ketika merencanakan proyek yang lebih kompleks dan terorganisir, pikiran Anda harus selalu beberapa minggu ke depan. Hari 17 Sebelum Anda mulai, bersihkan area Anda dari potensi gangguan, terutama jika Anda mendengarkan dari rumah. 18 Makan siang atau camilan cepat sebelumnya dan minum segelas air di samping Anda. 19 Sama seperti pertemuan profesional lainnya, penampilan Anda harus sopan dan ramah kantor. 20 Pemeriksaan mikrofon, kamera, dan Wi-Fi sebelum rapat Anda adalah salah satu cara untuk mencegah gangguan teknis yang tidak diinginkan selama pertunjukan. Jika Anda menggunakan laptop, pastikan Anda terhubung ke stopkontak, terisi penuh, dan siap digunakan. 21 Webcam Anda seharusnya bertemu dengan Anda setinggi mata. Cobalah untuk menekan jendela sedekat mungkin dengan mata webcam. Anda ingin membuat feed Anda nyaman untuk ditonton oleh orang-orang yang akan Anda temui. Kontak mata membantu. 22 Jika Anda gugup atau belum pernah menghadiri rapat jarak jauh online, berlatihlah di depan kamera terlebih dahulu tanpa ada yang melihat. Senyum Anda di layar kemungkinan akan terlihat dan terasa jauh berbeda dari senyum asli Anda; beremosi di depan kamera adalah keterampilan, tetapi, setelah beberapa pertemuan virtual, Anda bahkan tidak perlu memikirkannya. 23 Membungkam telepon Anda; matikan pemberitahuan desktop Anda dan apa pun yang mungkin menimbulkan kebisingan selama rapat. Jika memungkinkan, atur waktu sebelum rapat Anda untuk menjawab pesan di menit-menit terakhir atau untuk memeriksa apa pun yang penting yang Anda pantau secara aktif. 24 Anda harus memiliki aplikasi pencatat atau secarik kertas dan pena di tangan untuk membuat catatan dan tugas cepat. Anda harus hadir, terlibat, dan tertarik pada siapa pun yang berbicara dan apa pun yang dikatakan. Selama 25 Jika Anda adalah penyelenggara rapat, segera lakukan pengejaran. Mulailah dengan segera dan tepat waktu dan katakan apa yang perlu dikatakan sebelum mengasah item tindakan pertama Anda. 26 Jika perlu, Anda mungkin perlu menugaskan seseorang untuk merekam risalah rapat. Beberapa jenis perangkat lunak kolaboratif sebenarnya dapat melakukan ini untuk Anda. Dokumentasi adalah cara tercepat untuk menangkap mereka yang tidak hadir dengan cepat, dan itu membuat semua orang yang terlibat bertanggung jawab atas apa yang sebenarnya dikatakan dan dibagikan. Cobalah untuk tidak melewatkannya, jika memungkinkan. 27 Tergantung pada ukuran dan sifat pertemuan, perkenalan mungkin dilakukan secara berurutan. Jadwalkan blok waktu khusus untuk perkenalan di awal rapat Anda jika diperlukan. 28 Menetapkan peran untuk setiap item tindakan secara alami akan menjadi salah satu bagian terpenting dari setiap pertemuan virtual. Sekali lagi, Anda harus sudah tahu apa peran ini dan siapa yang akan mengisinya sebelum rapat dimulai. 29 Tetapkan garis waktu, dan lakukan secara visual, jika memungkinkan. Biarkan semua orang tahu kapan Anda akan menyentuh pangkalan berikutnya. Tetapkan tenggat waktu dengan cerdas. Mulailah cukup jauh sebelumnya sehingga setiap orang memiliki lebih dari cukup waktu untuk berhasil. 30 Minimalkan obrolan tanpa tujuan, terutama di awal pertemuan. Setelah mendapatkan momentum, Anda biasanya tidak perlu melanjutkan pengelolaan mikro. 31 Penutupan cepat di akhir, meninjau setiap peran dan tujuan, adalah salah satu cara untuk memperkuat hasil pertemuan. 32 Sebelum rapat ditunda, pastikan semua orang meninggalkan meja dengan semua yang mereka butuhkan untuk maju. Setiap orang harus mengetahui peran mereka dan apa yang diharapkan dari mereka sebelum menandatangani kontrak. Perhitungkan beberapa menit di akhir untuk menjawab pertanyaan apa pun dan untuk menghilangkan kebingungan. 33 Jika Anda memiliki sisa waktu di back-end dan tidak ada yang mengatakan apa-apa, teleponlah lebih awal. Konfirmasikan bahwa semua orang berada di halaman yang sama dan lanjutkan hari ini. Setelah 34 Jika Anda telah diberi item tindakan sendiri atau oleh atasan, naiklah. Mulailah mengerjakan item tindakan jangka pendek dengan segera. Mulailah merencanakan hal-hal yang lebih jauh ke depan. 35 Jika Anda belum memilikinya, kalender grup baru mungkin menjadi salah satu cara mudah untuk merencanakan pertemuan berikutnya di masa mendatang. Ini akan sangat membantu jika tim ini akan sering berkolaborasi, setidaknya di masa mendatang. 36 Jika Anda mengikuti instruksi atau perintah, lacak setiap masalah yang Anda hadapi atau pertanyaan yang muncul. Pertanyaan yang tidak mendesak umumnya dapat diturunkan ke daftar yang Anda tambahkan saat Anda pergi. Tentu saja, jika Anda benar-benar buntu, Anda harus selalu segera mengulurkan tangan untuk bangkit kembali. 37 Ingat semua "kemenangan" Anda, bahkan hal-hal kecil, sebelum benar-benar menyelesaikan item tindakan Anda secara keseluruhan. Mereka adalah cara yang bagus untuk melacak kemajuan Anda dan dapat memberikan dorongan moral yang sangat dibutuhkan di saat-saat frustrasi. 38 Saat Anda dan kolega Anda membuat kemajuan, tujuan dan tantangan baru akan muncul dari cakrawala. Peran akan berkembang dan tujuan baru akan muncul dengan sendirinya—untuk menjaga semuanya tetap bersama secara real-time, jalur komunikasi yang terbuka sangat penting. Ketika seorang anggota tim berhasil, mereka harus tahu apa yang selanjutnya untuk mereka. Selalu berikan setiap orang sesuatu untuk dilakukan dan tempat untuk dikunjungi. Masa depan 39 Tindak lanjuti semuanya. Jika Anda mengatur upaya tersebut, periksa kembali sesering yang diperlukan, terutama jika seseorang tampak kesulitan. 40 Pikirkan tentang pertemuan di waktu Anda sendiri. Apa yang berjalan dengan baik? Apa yang menyeret? Pertimbangkan apa yang berhasil untuk Anda dan tim Anda dan apa yang tidak. Lakukan apa yang Anda bisa di masa depan untuk menghindari jatuh ke dalam perangkap yang sama.
5 Aplikasi Penghemat Waktu untuk Memiliki Rapat yang Lebih Baik Baik Online maupun Offline
Baik secara virtual atau tatap muka, waktu Anda dapat dihabiskan dengan lebih efisien dan produktif jika Anda menggunakan alat yang tepat untuk mengatur dan mengelola rapat.
Berlangganan newsletter kami
Bergabunglah dengan buletin kami untuk kiat teknologi, ulasan, ebook gratis, dan penawaran eksklusif!
Klik di sini untuk berlangganan
