Cara Menggunakan Microsoft Teams, OneDrive, dan SharePoint Bersama-sama untuk Kerja Kolaboratif

Anda mungkin melihat peningkatan jumlah aplikasi ruang kerja kolaboratif baru-baru ini. Jika Anda memiliki paket untuk Microsoft 365, Anda tidak memerlukan alat kerja jarak jauh tambahan. Yang Anda butuhkan hanyalah Microsoft Teams, OneDrive, dan SharePoint untuk pekerjaan kolaboratif yang sangat produktif dan bebas gangguan di rumah atau kantor.

Dalam artikel ini, kita akan membahas bagaimana Microsoft Teams, OneDrive, dan SharePoint dapat membantu Anda dengan tugas/manajemen dokumen, kolaborasi jarak jauh, dan melakukan percakapan.

Tim Microsoft untuk Kerja Kolaboratif

Microsoft Teams mengamati pendekatan 360 derajat untuk kolaborasi dan komunikasi. Anda dan tim Anda dapat dengan mudah menangani banyak aspek proyek langsung dari Teams. Anda dapat melakukan rapat tim, panggilan satu lawan satu, pengiriman pesan, akses file, dan mengatasi bug.

Berikut ini adalah fitur penting berorientasi kerja kolaboratif dari Microsoft Teams yang memungkinkan tim jarak jauh dan hibrid untuk beroperasi dalam kapasitas penuh mereka:

1. Panggilan, Rapat, dan SMS

Microsoft Teams adalah aplikasi tangguh untuk panggilan dan rapat tim. Anda dapat menjadwalkan rapat di Kalender Outlook untuk rapat tim dari grup tim tertentu.

Setiap anggota akan mendapatkan peringatan otomatis sehingga tidak ada yang melewatkan pertemuan proyek penting. Tim juga memungkinkan anggota tim dari lokasi terpencil untuk menghadiri rapat melalui panggilan telepon.

Microsoft Teams mengikuti format berulir untuk teks grup. Dapatkan perhatian anggota tim dengan menandai mereka @ tanda tangani selama pengiriman pesan.

2. Berbagi layar

Selama rapat tim, klik tombol Bagikan konten tombol untuk berbagi berbagai aset komputer Anda. Microsoft Teams memungkinkan Anda berbagi:

• Desktop untuk kolaborasi tanpa batas dengan beberapa jendela, pop-up, notifikasi, dan aplikasi.
• Jendela khusus saat Anda perlu fokus pada satu konten tertentu dan menjaga aktivitas desktop tetap pribadi.
• presentasi PowerPoint. Penonton dapat bergerak melalui slide jika mereka mau.
• Microsoft Whiteboard untuk desain UI/UX kolaboratif, desain produk, dan banyak lagi.

3. Tim Publik dan Pribadi

Saluran tim publik memungkinkan Anda berkolaborasi secara bebas dengan kontak eksternal. Misalnya, buat grup publik untuk desainer grafis, pengembang aplikasi saat Anda berkolaborasi dengan pengembang klien.

Saat Anda mengerjakan sesuatu di luar proyek klien, lebih baik buat saluran tim pribadi untuk anggota tim. Anda dapat berbagi file, mendiskusikan ide, dan mengambil keputusan yang berada di luar lingkup klien.

OneDrive for Collaborative Work

OneDrive adalah layanan penyimpanan cloud Microsoft dengan keamanan data yang sangat baik. Alat ini memudahkan anggota tim untuk mengakses file dan dokumen proyek dari mana saja.

Saat Anda menyiapkan tim di Microsoft Teams, OneDrive menjadi penyimpanan cloud default. Anda dapat menggunakan fitur berikut untuk kerja kolaboratif dalam tim atau di antara tim:

1. Menyimpan dan Menyinkronkan File

Anda dapat membuat perpustakaan bersama untuk setiap proyek. Kemudian, tambahkan anggota tim yang perlu mengerjakan proyek. Sekarang, semua anggota dapat mengakses file apa pun yang Anda buat atau unggah di perpustakaan ini.

Aplikasi OneDrive menyinkronkan perangkat Anda dengan platform cloud dan secara otomatis menyimpan file terbaru di drive lokal. Oleh karena itu, Anda dan tim Anda dapat mengerjakan dokumen proyek meskipun internet tidak tersedia untuk sementara waktu. Padahal, kolaborasi waktu nyata apa pun tidak akan tersedia saat perangkat Anda offline.

2. Mengontrol Bagikan dan Akses

Anda memegang kendali penuh atas data Anda. Kecuali Anda membagikan file apa pun di grup Microsoft Teams atau pustaka bersama OneDrive, file Anda sepenuhnya pribadi. Jika Anda perlu segera membagikan file apa pun, cukup seret dan jatuhkan file ke pustaka bersama atau grup Teams.

Anda dapat mengatur berbagai kontrol akses untuk file dan dokumen proyek. Anggap saja Anda sedang mengerjakan blog untuk Hari Keamanan Komputer yang akan datang. Anda membutuhkan masukan kreatif dari tim.

Anda dapat membagikan tautan konten secara manual dengan beberapa anggota tim dan tidak perlu membagikannya dengan seluruh tim. Kemudian, Anda dapat membatasi pengunduhan konten, memberikan akses hanya ulasan, dan sebagainya.

3. Menandai Kolaborator

Editor konten, penerbit, manajer proyek dapat mengurangi beban tugas mereka dengan menerapkan penandaan dokumen. Jika Anda mengedit draf blog dan memerlukan penulis untuk menambahkan beberapa data historis ke konten, Anda cukup menyebutkannya di dokumen menggunakan @ tanda.

Penulis atau pembuat konten akan mendapatkan email otomatis dengan tautan ke file dan komentar. Tidak perlu mengejar pembuat konten melalui aplikasi perpesanan atau panggilan suara. Ini menghemat banyak waktu Anda dan tim Anda.

4. Pengeditan Waktu Nyata

Anda dapat mengurangi waktu pembuatan dan persetujuan konten dengan beralih ke pengeditan waktu nyata. Untuk proyek konten bervolume tinggi, tim Anda harus mengadopsi pendekatan ini.

Anda dan tim proyek Anda bisa membuka file Excel, Word, atau PowerPoint yang sama di browser. Setiap perubahan yang dibuat oleh pembuat konten, editor, dan pemberi persetujuan akan ditampilkan kepada semua kolaborator.

SharePoint untuk Kerja Kolaboratif

Anda dapat menggunakan Microsoft SharePoint sebagai portal intranet default untuk proyek apa pun. Anda dapat dengan aman menerapkan tugas, laporan, alur kerja, dan hasil proyek apa pun secara online tanpa mengelola server backend apa pun.

Berikut adalah daftar fitur SharePoint yang ingin Anda gunakan untuk pekerjaan kolaboratif dengan tenaga kerja jarak jauh atau hibrid sepenuhnya:

1. Manajemen Konten

Anda dapat mengelola data proyek seperti dokumen, file, gambar, aset desain, kontak telepon, kontak email, dan video dengan mudah di SharePoint. Anda bisa membuat segmen terpisah untuk setiap file di situs SharePoint.

Anda dapat menambahkan program pencarian berbasis metadata sehingga anggota tim dapat dengan mudah mengakses file dari mana saja. Pengguna juga dapat mengakses file dari seluler karena SharePoint adalah aplikasi responsif seluler.

2. Situs Komunikasi

Anda dapat menggunakan SharePoint untuk komunikasi visual. Misalnya, buat situs komunikasi yang berbeda di intranet Anda untuk audiens seperti anggota tim, klien, vendor, dan sebagainya.

Sekarang, Anda dapat memposting pembaruan mengenai proyek, produk, atau layanan ke situs yang disebutkan di atas dengan satu klik. Anda bisa menggunakan situs komunikasi di SharePoint untuk menerbitkan dasbor status proyek dan mengumpulkan komentar dari klien Anda.

Situs SharePoint juga memungkinkan Anda menambahkan acara kalender, garis waktu, dan tugas untuk manajemen proyek dengan mudah.

3. Berbagi dan Kontrol Izin

Anda dapat mengatur aturan dan level berbagi yang berbeda di SharePoint. Misalnya, anggota tim bisa mendapatkan akses edit, kolaborator eksternal mendapatkan akses tampilan, dan klien mendapatkan kontrol penuh atas situs proyek di SharePoint.

Ada berbagai kontrol izin di situs SharePoint yang dapat Anda manfaatkan untuk akses konten yang mudah dengan keamanan yang sesuai. Anda dapat memilih dari Kontrol Penuh, Desain, Edit, Kontribusi, dan Baca.

Kolaborasi Produktif dan Terjangkau

Memanfaatkan semua fitur kerja kolaboratif dari Microsoft Teams, OneDrive, dan SharePoint ini sangatlah mudah.

Sekarang Anda dapat memulai tugas proyek, manajemen dokumen, papan tulis waktu nyata, dan kolaborasi tim dari mana saja.

9 Cara Terbaik untuk Mengelola Tim Anda di Microsoft Teams

Dengan Microsoft Teams, Anda dapat menyusun rencana, mengatur pekerjaan, dan berkolaborasi dengan lancar sebagai pemimpin tim. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda memulai!

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis