Saat ini, mustahil untuk memikirkan sebuah proyek tanpa laporan. Faktanya, beberapa proyek membutuhkan Anda untuk menghasilkan banyak laporan selama siklus hidupnya. Proyek dan klien Anda mungkin membutuhkan Anda untuk membuat berbagai jenis laporan, tetapi semua laporan harus ringkas dan mudah dimengerti.
Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari cara membuat laporan yang efektif untuk proyek yang sudah selesai atau sedang berjalan.
1. Timesheet Jelas dan Ringkas
Laporan proyek Anda harus memiliki lembar waktu. Itu harus ringkas, tetapi juga harus memiliki semua informasi yang diperlukan sehingga penerima dapat dengan mudah memahaminya dalam sekejap.
Lebih baik membuat timesheet mingguan, dan jika perlu, Anda dapat membuatnya dua mingguan atau bulanan. Timesheet harus menyertakan nama resource, nama tugas, tanggal, hari dalam seminggu, waktu login, waktu logout, dan total jam kerja.
Alih-alih memasukkan setiap data secara manual ke dalam spreadsheet, Anda dapat gunakan aplikasi absen seperti Timely
. Di sini, Anda dapat memasukkan jam kerja, nama tugas, dll. Kemudian alat akan secara otomatis menghasilkan laporan absen.2. Laporan Pengeluaran Rinci
Laporan pengeluaran yang lengkap tidak hanya penting bagi klien. Ini juga bermanfaat bagi tim Anda untuk melacak anggaran dan biaya aktual selama siklus hidup proyek.
Laporan pengeluaran harus mencakup item atau layanan, kuantitasnya, nilai item, perkiraan anggaran, biaya, dan saldo. Jika ada anggota tim yang ingin membeli layanan atau produk apa pun untuk suatu proyek, mintalah mereka untuk mengirim laporan pengeluaran serupa.
Pastikan mereka membeli barang itu hanya setelah persetujuan Anda dan menyerahkan tagihan kepada Anda. Dengan demikian, Anda dapat menambahkan data ke laporan pengeluaran akhir Anda dan mencegah biaya melebihi anggaran.
3. Status Proyek Komprehensif
Saat Anda membuat laporan tentang sebuah proyek, itu harus secara eksplisit menyampaikan status proyek. Status proyek tidak berarti status kemajuan pekerjaan saat ini. Ini juga harus mencakup data lain seperti perbedaan antara jadwal yang direncanakan dan yang sebenarnya, variasi antara perkiraan dan biaya aktual, tugas yang tersisa, tenggat waktu yang tertunda (jika ada), kemungkinan risiko dan masalah, dan segera.
Anda harus membuat laporan komprehensif yang berisi status dari semua sudut yang memungkinkan. Pelaporan Universal Asana fitur dapat membantu membuat laporan status proyek dalam cakupan dan sudut yang berbeda.
4. Distribusi Sumber Daya
Saat Anda menyiapkan laporan tentang alokasi tugas, pastikan laporan tersebut membantu orang lain memeriksa ketersediaan sumber daya dan mendelegasikan tugas bila diperlukan. Berikan perincian tentang berapa jam yang akan dihabiskan setiap sumber daya untuk setiap tugas dalam laporan tersebut.
Ini akan membantu manajer dan kolega mengetahui anggota tim mana yang sibuk dan siapa yang punya waktu luang. Anda dapat dengan mudah mengumpulkan data dan menggunakannya dalam laporan untuk perencanaan masa depan dengan alat perencanaan sumber daya seperti Silverbucket.
Terkait: Alat dan Tip Terbaik untuk Mendelegasikan Tugas Secara Efisien
5. Visualisasikan Pemanfaatan Kapasitas
Sepertinya Anda akan menyertakan laporan pemanfaatan sumber daya proyek. Anda harus memisahkan pemanfaatan yang dapat ditagih dari total pemanfaatan sumber daya. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk membuat kolom terpisah untuk setiap data.
Anda juga dapat memasukkan nama sumber daya dan pemanfaatan individu, bersama dengan pemanfaatan tim-bijaksana. Demikian pula, Anda dapat meluangkan waktu untuk memberi penghargaan dan mengakui keberhasilan yang berkinerja terbaik dalam hal pemanfaatan sumber daya.
6. Risiko yang Diharapkan dan Sebenarnya
Penilaian risiko merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari manajemen proyek. Oleh karena itu, Anda harus secara akurat memvisualisasikan data penilaian risiko. Anda mungkin telah memikirkan beberapa risiko saat merencanakan proyek. Namun, seiring berjalannya proyek, penilaian risiko berubah. Sebutkan semua risiko yang dirasakan dan aktual saat membuat laporan proyek Anda.
Pelaporan risiko Anda harus terdiri dari ikhtisar risiko yang diharapkan, diikuti oleh risiko apa pun yang dialami proyek hingga tanggal pelaporan. Anda juga harus menyebutkan perubahan profil risiko yang telah diidentifikasi oleh Anda atau tim Anda selama perkembangan proyek.
7. Analisis Portofolio Proyek
Jika Anda mengelola lebih dari satu proyek pada waktu tertentu dan perlu membuat laporan untuk menganalisis portofolio Anda, Anda harus berhati-hati. Pertama-tama, buka dasbor tempat Anda akan mencantumkan semua nama proyek dalam huruf tebal untuk visualisasi yang mudah.
Dasbor juga harus menyertakan ringkasan proyek, seperti pencapaian, tenggat waktu, kemajuan saat ini, anggaran vs. biaya, dan alokasi sumber daya. Anda juga dapat menggunakan grafik yang berbeda untuk memvisualisasikan data di satu tempat. Kemudian, Anda dapat membuat bagian terpisah untuk setiap proyek dan menganalisisnya satu per satu.
ada beberapa alat manajemen portofolio proyek yang kuat tersedia di pasar. Anda dapat memilih salah satu alat terbaik untuk membuat laporan yang profesional dan komprehensif.
8. Konvensi Data dan Pelabelan
Laporan proyek Anda harus berisi konvensi standar untuk data dan label. Jika Anda ingin membuat laporan untuk organisasi Anda, ikuti konvensi organisasi. Jika Anda membuat satu untuk klien, Anda mungkin ingin mendiskusikan dengan mereka bagaimana mereka menginginkan informasi yang disajikan dalam laporan.
Juga, gunakan label yang singkat dan tepat dalam laporan Anda sehingga siapa pun dapat memahaminya tanpa kesulitan. Selain itu, cobalah untuk mengikuti standar lokal untuk waktu dan tanggal. Jika Anda bekerja untuk organisasi yang berbasis di AS dari Inggris, menggunakan konvensi tanggal AS akan ideal.
9. Bagan dan Grafik Interaktif
Apa pun jenis laporan yang akan Anda buat, audiens akan menganggap bagan interaktif lebih berguna. Baris dan kolom yang penuh dengan data numerik bisa membuat orang tidak tertarik. Sebagai gantinya, buat bagan dan grafik yang menampilkan data tambahan saat seseorang mengarahkan kursor mouse ke grafik.
Ada berbagai grafik dan diagram yang dapat Anda gunakan dalam laporan Anda. Di antaranya, diagram lingkaran, grafik garis, dan grafik batang adalah yang paling umum. Bergantung pada tipe data, Anda perlu memilih bagan atau diagram untuk visualisasi yang mudah.
10. Bagian Umpan Balik
Setiap laporan proyek akan meminta umpan balik positif atau negatif. Semua laporan proyek harus menyertakan bagian di mana klien atau manajer dapat menawarkan umpan balik mereka. Setelah melalui laporan, audiens dapat memberikan umpan balik dan saran mereka di bagian itu.
Jadi, Anda tidak perlu meminta umpan balik secara terpisah. Ini juga akan menunjukkan bahwa Anda bersedia mengetahui keterbatasan Anda dan melakukan perbaikan. Anda nanti dapat menerapkan saran dalam alur kerja proyek Anda.
Mulai Membuat Laporan Proyek
Presentasi yang berhasil bergantung pada cara Anda membuat laporan untuk audiens. Selama persiapan laporan, ingatlah poin-poin yang disebutkan di atas untuk membuat laporan proyek yang efisien.
Anda mungkin juga ingin menggunakan alat visualisasi data yang tangguh untuk menyajikan laporan secara profesional dengan sentuhan kreativitas.
Ingin mengesankan audiens Anda dengan wawasan data yang dapat ditindaklanjuti dan visualisasi yang menarik? Lihat fitur Google Data Studio ini.
Baca Selanjutnya
- Produktifitas
- Teknologi Bisnis
- Manajemen proyek
- Alat Kolaborasi
- Tips Menulis
Tamal adalah penulis lepas di MakeUseOf. Setelah mendapatkan pengalaman substansial dalam teknologi, keuangan, dan bisnis proses dalam pekerjaan sebelumnya di sebuah perusahaan konsultan IT, ia mengadopsi menulis sebagai profesi penuh waktu 3 tahun yang lalu. Meskipun tidak menulis tentang produktivitas dan berita teknologi terbaru, dia suka bermain Splinter Cell dan menonton pesta Netflix/ Prime Video.
Berlangganan newsletter kami
Bergabunglah dengan buletin kami untuk kiat teknologi, ulasan, ebook gratis, dan penawaran eksklusif!
Klik di sini untuk berlangganan
