Menyelesaikan Sesuatu (GTD) vs. Zen to Done (ZTD): Manakah Kerangka Produktivitas Terbaik?

Meskipun setiap hari bisa terasa seperti tindakan juggling, penting untuk menjaga segala sesuatunya tetap dalam perspektif. Namun, gangguan sangat banyak. Terkadang Anda merasa seperti berada dalam pertempuran terus-menerus untuk tetap fokus pada tujuan yang paling penting bagi Anda. Tetapi bagaimana jika ada sistem yang dapat membantu Anda menghilangkan waktu yang dihabiskan untuk kegiatan yang kurang penting?

Di sinilah kerangka produktivitas seperti Getting Things Done (GTD) dan Zen to Done (ZTD) berguna. Mereka memberikan pemahaman yang lebih baik tentang alur kerja, merampingkan komunikasi, dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk praktik kerja yang tidak efektif. Mari kita lihat kedua sistem ini.

Apa itu Kerangka Kerja Getting Things Done (GTD)?

“Getting Things Done” (GTD) adalah teknik manajemen waktu yang dikembangkan oleh guru produktivitas David Allen. Ide dasar di balik metodologi ini berasal dari konsep bahwa pikiran kita seperti ruang berantakan yang penuh dengan tugas dan proyek yang belum selesai yang harus kita selesaikan.

Tujuan GTD adalah untuk membantu orang menata hidup mereka dengan mendefinisikan tugas secara metodis, memecahnya menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti, memantau kemajuan, dan akhirnya, menyelesaikannya.

Cara Menggunakan Kerangka GTD

GTD terdiri dari lima praktik sederhana untuk menghilangkan kekacauan dari otak Anda, sehingga Anda dapat fokus pada apa yang penting. Lima langkah tercantum di bawah ini:

Menangkap: Langkah besar pertama adalah mengumpulkan dan menangkap semua tugas Anda yang tertunda di alat manajemen tugas eksternal atau aplikasi daftar tugas, atau cukup menuliskannya di selembar kertas. Tugas-tugas ini bisa bersifat pribadi atau profesional, seperti email, janji temu, atau SMS. Langkah ini sangat penting karena terlalu banyak tugas di pikiran Anda dapat memengaruhi fokus dan energi Anda.

Menjelaskan: Langkah selanjutnya adalah memecah semua tugas menjadi item tindakan yang dapat dikelola dan layak yang dapat diuraikan dengan sangat jelas. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi item yang praktis dan dapat diterapkan, dan Anda dapat menyingkirkan item yang tidak relevan.

Mengatur: Langkah ketiga adalah memprioritaskan tugas Anda dan mengkategorikannya sesuai dengan kompleksitas, konteks, atau urgensi tindakan yang diperlukan. Dengan teknik ini, Anda dapat memutuskan apakah tugas harus segera diselesaikan, disimpan untuk nanti, atau dibuang sama sekali. Sebagian besar pengguna GTD gunakan folder dan daftar tugas untuk mengelola dan mengatur tugas dengan tepat.

Tinjauan: Anda harus mencoba meninjau dan menganalisis alur kerja Anda dari waktu ke waktu. Ini membantu Anda mengidentifikasi tugas-tugas yang membutuhkan perhatian Anda. Analisis alur kerja yang mendalam dapat berdampak besar pada efisiensi secara keseluruhan, dan itulah mengapa penting untuk tidak ketinggalan saat mengidentifikasi tindakan yang harus dilakukan selanjutnya.

Melibatkan: Sekarang setelah semuanya beres, langkah terakhir adalah terlibat atau mulai mengerjakan tugas yang dipilih dalam urutan prioritas.

Keuntungan Metode GTD

Model melibatkan menangkap semua informasi secara eksternal dan mengambil tindakan nanti, baik pada waktu yang dijadwalkan atau ketika pemicu eksternal terjadi. Manfaat GTD dapat diringkas sebagai berikut:

Lebih fokus, kurangi kekacauan: GTD membantu Anda mencatat semua proyek dan rencana Anda. Anda dapat membuat tugas dengan tanggal jatuh tempo, menautkan catatan ke acara kalender, mengatur tugas secara hierarkis dengan menyeret dan memasukkannya ke dalam folder, dan menampilkan pengingat dengan metode pemberitahuan visual menggunakan yang sesuai peralatan.

Pertahankan keseimbangan kehidupan kerja yang sehat: Sangat mudah untuk menemukan keseimbangan dalam hidup Anda ketika Anda dapat melacak komitmen dan tugas Anda dengan benar. Sistem organisasi yang efisien seperti GTD membebaskan Anda dari kecemasan mencoba mengelola waktu dan sumber daya Anda.

Terkait: Aplikasi To-Do yang Tidak Rumit untuk Berfokus pada Tugas dan Menyelesaikan Pekerjaan

Kreativitas: GTD membantu Anda mengatur pekerjaan dan kehidupan Anda dengan lebih baik sehingga Anda dapat menemukan waktu untuk mengikuti hasrat Anda dan mengembangkan ide-ide kreatif dan pengejaran. Seiring waktu, Anda akan melihat peningkatan kepercayaan diri dalam membuat keputusan, serta kesehatan dan kualitas hubungan yang lebih baik.

Apa itu Kerangka Kerja Zen to Done (ZTD)?

Zen to Done adalah pendekatan produktivitas pribadi yang diciptakan oleh Leo Babauta. Zen to Done terdiri dari sepuluh kebiasaan meningkatkan produktivitas yang akan meningkatkan cara Anda bekerja dan menyederhanakan hidup Anda. Dibangun di atas prinsip-prinsip inti GTD, ini dapat membantu Anda mengelola semua tugas dan proyek penting Anda secara efisien.

Cara Menggunakan Kerangka ZTD

Zen to Done (ZTD) merekomendasikan untuk memasukkan sepuluh kebiasaan yang akan memberi Anda lebih banyak produktivitas. Sementara sistem lengkap mendorong orang untuk membentuk sepuluh kebiasaan, ZTD minimalis berfokus hanya pada empat kebiasaan inti. Setelah Anda menurunkan keempat kebiasaan ini, enam kebiasaan lainnya akan jauh lebih mudah dilakukan. Mari kita lihat empat kebiasaan inti dari kerangka ZTD minimalis:

Mengumpulkan: Sangat mudah untuk kehilangan informasi penting jika Anda tidak menuliskannya di suatu tempat, dalam hal ini semua waktu yang dihabiskan untuk mengumpulkan pemikiran dan ide tersebut dapat terbuang percuma. Anda dapat menggunakan alat seperti kertas catatan, catatan tempel, atau aplikasi pencatat di ponsel Anda yang mudah tersedia.

Jika Anda adalah bagian dari tim, masuk akal untuk memiliki sistem alur kerja terpadu yang dapat merekam tugas, catatan, kontak, dan file dengan lancar untuk menangkap dan mengambil informasi.

Proses: Sangat disarankan untuk memeriksa kotak masuk atau daftar tugas Anda sekali sehari. Mulailah hari Anda dengan meninjau dan memproses informasi. Hal ini bertujuan untuk mendorong kebiasaan pengambilan keputusan yang cepat. Hapus item yang tidak Anda perlukan. Jika Anda tidak dapat menangani suatu item, delegasikan ke orang yang tepat. Jika butuh dua menit atau kurang, lakukan segera atau tulis, jadi Anda tidak melupakannya.

Rencana: Perencanaan adalah kebiasaan inti yang membantu Anda menentukan tugas terpenting (MIT) Anda untuk setiap hari, lalu menjadwalkan dan menyelesaikannya sesuai dengan itu. Anda dapat mulai dengan membuat daftar tugas terpenting Anda (MIT) dan "Big Rocks" atau proyek penting untuk hari dan minggu, masing-masing.

MIT adalah tugas yang spesifik dan berorientasi waktu yang menjadi inti dari daftar tugas harian Anda. Anda juga harus mencoba mengembangkan rutinitas harian, mingguan, dan bulanan yang dapat membantu Anda meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Mengerjakan: Ini mendorong Anda untuk fokus pada satu tugas pada titik waktu tertentu sambil menghindari gangguan seperti surat, panggilan telepon, dan teks.

Keuntungan dari Metode ZTD

Manfaat utama dari kerangka kerja ZTD disorot di bawah ini:

Mudah dimengerti: Sistem ZTD cukup mudah dipahami. Kerangka kerja ini menyarankan daftar sepuluh kebiasaan meningkatkan produktivitas yang penting untuk keberhasilan implementasi tujuan Anda.

Pilih tugas utama: Sistem ini dipecah menjadi komponen sederhana: tugas terpenting hari ini atau MIT, Big Rocks daftar tugas yang pada dasarnya adalah proyek besar yang perlu Anda kerjakan, dan tugas harian atau mingguan rutin.

Singkirkan gangguan: Jika Anda seperti kebanyakan orang, Anda memiliki sejumlah proyek yang berjalan pada saat yang bersamaan. ZTD mendorong Anda untuk mematikan telepon, email, internet, dan bahkan menggunakan timer untuk menyelesaikan tugas. Ini menghilangkan gangguan, sehingga Anda dapat tetap di jalur dan menyelesaikan setiap proyek dengan lebih sedikit gangguan.

Perbedaan Kunci Antara GTD dan ZTD

• GTD menawarkan sistem manajemen tugas yang komprehensif, sedangkan ZTD adalah pendekatan yang mengintegrasikan GTD dengan kebiasaan.
• GTD berfokus pada penyelesaian tugas, dan ZTD berfokus pada pencapaian tujuan.
• GTD bisa jadi agak rumit, karena harus mengatur dan meninjau banyak tugas di sejumlah langkah. Di sisi lain, Zen to Done adalah kerangka kerja yang lebih intuitif dan sederhana yang bertujuan untuk memecah kompleks proses menjadi 1-3 MIT (Tugas Paling Penting) dan beberapa Batu Besar (proyek besar) untuk hari itu atau pekan.

GTD dan ZTD: Kunci Manajemen Waktu

Bagaimana Anda memastikan bahwa kerja keras Anda diterjemahkan menjadi output? Semuanya kembali ke produktivitas dan teknik manajemen waktu seperti GTD dan ZTD. Individu dan tim dapat menggunakannya untuk meningkatkan produktivitas pribadi, memenuhi tenggat waktu, dan menangani proyek yang lebih besar dengan lebih efektif.

Ada lebih banyak produktivitas daripada sekadar menyadari waktu Anda dan memastikan Anda menggunakannya dengan baik. Ini juga tentang menetapkan prioritas yang tepat sehingga Anda dapat memanfaatkan setiap hari sebaik-baiknya. Ikuti kerangka kerja di atas, dan Anda akan memulai dengan baik.

9 Tugas Sehari-hari yang Dapat Anda Otomatiskan Menggunakan Zapier

Berikut adalah beberapa tugas sehari-hari yang dapat Anda otomatisasi tanpa pengkodean di Zapier untuk menghemat waktu dan membuat hidup lebih mudah.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis