Cara Menggunakan Metode Inventaris Komitmen untuk Mengoptimalkan Manajemen Tugas

Apakah Anda pernah merasa bahwa Anda memiliki begitu banyak hal yang harus dilakukan, dan tidak cukup waktu untuk melakukannya? Jika demikian, Anda mungkin berada di sebagian besar populasi. Baik itu tanggung jawab pekerjaan atau rumah, selalu ada sesuatu yang perlu dilakukan.

Anda mungkin telah mencoba segala macam teknik produktivitas yang berbeda untuk mengatasi beban kerja Anda, tetapi masih menemukan diri Anda gagal. Namun, jika Anda ingin meningkatkan manajemen waktu dan manajemen tugas Anda, Commitment Inventory bisa menjadi jawaban Anda.

Bagaimana Inventarisasi Komitmen Bekerja?

Inventarisasi Komitmen adalah alat manajemen tugas yang memungkinkan Anda mengelola waktu dengan lebih efektif. Ini mudah, meskipun membutuhkan sedikit perencanaan untuk membuatnya bekerja. Pada dasarnya, Anda membuat inventaris yang dikategorikan dari semua komitmen Anda dan memutuskan berapa banyak waktu yang akan dialokasikan untuk setiap bagian.

Inventarisasi yang Anda buat mungkin spesifik untuk pekerjaan, dalam hal ini Anda akan menuliskan semua jenis tugas yang berbeda yang Anda lakukan sebagai bagian dari pekerjaan Anda. Ini dapat mencakup administrasi, pemasaran, proyek A, proyek B, dan rapat, sebagai contoh.

Idenya adalah untuk menghitung berapa banyak waktu, dalam persentase, yang Anda perlukan untuk melakukan pekerjaan di setiap kategori dengan standar yang baik. Jika Anda menemukan bahwa total persentase Anda melebihi 100%, Anda harus memutuskan apa yang harus dihapus dari inventaris Anda.

Terkait: Alasan Mengapa Anda Harus Menggunakan Peta Pikiran dalam Kehidupan Sehari-hari Anda

Inventarisasi Komitmen menunjukkan dengan tepat ke mana waktu Anda harus pergi, dan mengapa Anda tidak dapat menyelesaikan semuanya. Ini membantu Anda membersihkan tanggung jawab Anda dan memungkinkan Anda untuk fokus pada apa yang mungkin dan penting.

Buat Daftar Komitmen

Untuk memulainya, Anda perlu membuat daftar komitmen, yang seharusnya merupakan kategori tugas yang Anda lakukan. Ini harus menjadi daftar menyeluruh dan mencakup semua yang perlu Anda lakukan sebagai bagian dari pekerjaan Anda. Anda dapat membuat inventaris terpisah untuk tanggung jawab kehidupan rumah tangga atau menggabungkannya dengan pekerjaan Anda.

Trello adalah aplikasi luar biasa untuk menghasilkan daftar Anda, karena Anda dapat membuat papan dengan banyak daftar, dan melihatnya secara berdampingan. Untuk memulai, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Di Trello, di bagian atas, klik Buat > Buat Papan.
2. Beri nama papan Anda dan klik Membuat.
3. Klik Judul dari daftar pertama Anda, ketik "Komitmen" untuk mengganti namanya, dan tekan Memasuki pada keyboard Anda.
4. Klik Tambahkan kartu untuk membuat kategori baru, misalnya, administrasi.
5. Untuk setiap kategori, Anda dapat menulis di Deskripsi kartu tugas apa yang termasuk dalam kategori tersebut.

Sekarang setelah Anda memiliki daftar komitmen, Anda dapat mulai menghitung persentase waktu yang Anda perlukan untuk setiap komitmen. Jangan terlalu menghargai persentase total pada saat ini; cukup tulis di samping setiap komitmen berapa banyak waktu yang Anda perlukan untuk melakukannya dengan baik.

Terkait: Tips Untuk Mengelola Papan Trello Anda

Setelah Anda selesai melakukannya, Anda dapat menjumlahkan persentase dan menemukan total Anda. Di sinilah kebanyakan orang menemukan bahwa total mereka melampaui 100%.

Menjadi Realistis Tentang Waktu Anda

Hukum persentase menyatakan bahwa 100% dari waktu Anda adalah jumlah maksimum yang dapat Anda berikan. Jika komitmen Anda membutuhkan lebih dari ini, kemungkinan Anda akan berkinerja buruk, atau Anda tidak akan menyelesaikan sesuatu sama sekali.

Dengan demikian, Anda harus memutuskan apa yang perlu dihapus dari inventaris Anda, agar Anda dapat bekerja dengan baik dan mengatur waktu Anda dengan benar. Mungkin sulit untuk menghapus sesuatu dari daftar ini, terutama jika itu berarti keluar dari proyek atau mengatakan tidak kepada orang lain. Namun, perlu realistis tentang apa yang mungkin terjadi pada hari atau minggu tertentu.

Anda mungkin ingin menghapus tugas kerja yang:

• Anda dapat mendelegasikan dengan mudah.
• Apakah tanggung jawab tambahan Anda tidak punya waktu untuk, yaitu, proyek-proyek tertentu.
• Tidak perlu.

Untuk menghapus kartu di Trello, arahkan kursor ke kartu, klik tombol Sunting ikon, dan pilih Arsip. Terus lakukan ini sampai komitmen Anda memenuhi 100% waktu Anda.

Terkait: Cara Memenuhi Tenggat Waktu dan Menyelesaikan Tugas Tepat Waktu

Gunakan Inventaris Komitmen Anda untuk Manajemen Tugas

Dengan Inventaris Komitmen Anda selesai dan siap digunakan, penting untuk tetap berpegang pada batas waktu yang telah Anda tetapkan untuk setiap komitmen. Hal ini dapat dilakukan dengan mudah dengan menetapkan tugas berdasarkan komitmen masing-masing.

Misalnya, Anda menetapkan 15% dari waktu Anda untuk administrasi, yang meliputi memeriksa email, menulis catatan, dan menulis notulen rapat. Oleh karena itu, waktu admin seharusnya hanya memakan 15% dari jam kerja Anda, tidak termasuk istirahat.

Anda dapat mengelola ini dengan mulus di Trello dengan menggunakan papan yang sudah Anda buat. Anda dapat membuat daftar tugas di papan Trello Anda dengan mengklik Tambahkan daftar lain.Untuk setiap tugas (kartu) yang Anda tambahkan, Anda dapat memilih Edit > Edit label dan pilih warna untuk mewakili setiap komitmen Anda. Dengan cara ini, Anda dapat melacak berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk masing-masing.

Jika kamu jadwalkan tugas ke dalam kalender Anda, Anda dapat mengelolanya dengan mudah dengan menyiapkan kategori di kalender digital Anda. Di Outlook, Anda dapat melakukannya dengan memilih Kategori pada pita, dan di Google Kalender, cukup klik kanan acara Anda dan pilih warna untuk mewakili kategori tersebut. Melakukan hal ini akan memberi Anda gambaran yang jelas tentang minggu Anda dan bagaimana hal itu ditumpuk dengan inventaris komitmen Anda.

Terkait: Template Prioritas Gratis Terbaik Untuk Proyek Anda

Seiring waktu, Anda mungkin memperhatikan bahwa Anda perlu menyesuaikan persentase. Ini bisa jadi karena Anda terlalu murah hati dengan waktu Anda, atau tidak cukup murah hati. Dalam hal ini, evaluasi kembali inventaris Anda dan buat perubahan sesuai kebutuhan.

Tugas Di Bawah Kontrol

Dengan Inventaris Komitmen, Anda akan memiliki wawasan yang jauh lebih baik tentang bagaimana Anda mengelola beban kerja Anda. Ini akan membantu Anda memprioritaskan tanggung jawab Anda secara efektif. Sangat mudah untuk memberi tekanan pada diri sendiri untuk melakukan segalanya, tetapi kenyataannya adalah, tidak ada yang bisa melakukan itu. Alih-alih mencoba menjejalkan semuanya, mundurlah selangkah dan lihat apa yang ada di depan Anda.

Tetapkan batasan selama minggu kerja Anda, dan Anda akan dapat bekerja lebih baik dalam tanggung jawab yang paling penting. Tidak hanya itu, tetapi Anda akan memiliki bukti kerja tentang di mana waktu Anda dihabiskan, dan dapat membuat perubahan sesuai kebutuhan.

Asana vs. Senin: Pilih Alat Manajemen Proyek yang Sempurna

Asana dan Monday keduanya merupakan alat manajemen proyek yang populer, tetapi bagaimana perbandingannya? Cari tahu mana yang lebih baik!

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis