8 Fitur Database Tingkat Lanjut pada Gagasan yang Harus Anda Gunakan

Anda mungkin menggunakan halaman Notion untuk membuat database tanpa kode dengan bantuan fitur Notion seperti Daftar, Tabel, Galeri, Kalender, dan Papan. Namun, fitur database tingkat berikutnya dari Notion dapat meningkatkan tugas, manajemen sumber daya, dan produktivitas proyek Anda secara keseluruhan.

Fitur tingkat tinggi ini tidak hanya memungkinkan Anda mengatur data proyek dalam database. Anda dapat mengiris dan memotong data Anda atau menerapkan rumus untuk menemukan pola. Baca terus untuk mengetahui tentang fitur-fitur canggih ini dan manfaatnya.

1. Mengelola Properti Basis Data

Mengatur kumpulan data yang sangat besar menjadi mudah dengan fitur Properti data dari Gagasan. Anda perlu menambahkan properti data baru untuk tujuan klasifikasi. Menambahkan properti data juga memberikan konteks baru pada data. Misalnya, Anda dapat menambahkan properti database seperti pemilik tugas, tanggal jatuh tempo, stempel waktu yang terakhir diedit, URL yang relevan, dan sebagainya.

Anda juga dapat menggunakan properti database untuk pekerjaan manipulasi data. Misalnya, jika data memiliki beberapa properti seperti teks, nomor, orang, email, dan telepon, itu akan muncul dalam skenario yang berbeda jika Anda memilih properti pemfilteran yang relevan.

Ada dua jenis properti database, yaitu properti dasar dan properti lanjutan. Di antara 12 properti dasar, yang paling umum adalah Email, Telepon, Teks, URL, Tanggal, dan File & media. Sebaliknya, Formula, Relasi, dan Rollup adalah yang umum di antara total tujuh properti lanjutan.

Notion memungkinkan Anda mengelola properti dengan banyak cara, seperti menambahkan yang baru, menghapus yang sudah ada, menyembunyikan, menampilkan, dan mengatur ulang.

Terkait: SQL vs. NoSQL: Apa Basis Data Terbaik untuk Proyek Anda Selanjutnya?

2. Filter Basis Data

Setelah Anda menambahkan beberapa properti ke kumpulan data Anda, Anda bisa memfilter database Anda untuk fokus pada bagian tertentu. Anda harus memilih properti filter. Fitur Filter berfungsi pada logika have atau don't have.

Anda dapat membuat filter baru dari Tambahkan filter pilihan dari Saring menu di atas database. Anda dapat membuat filter kompleks atau sederhana tergantung pada strategi pengambilan data.

Mungkin saja Anda perlu menerapkan filter yang sama beberapa kali. Anda juga dapat menyalin database dan membuat yang baru untuk tampilan filter tertentu untuk menghemat waktu.

Anda dapat membuat filter bersarang hingga tiga lapisan. Filter bersarang juga memungkinkan Anda untuk menambahkan DAN dan ATAU logika. NS Tambahkan grup filter pilihan dari Saring menu memungkinkan Anda membuat filter bersarang.

3. Menyortir Database secara Real-Time

Anda dapat mengatur data Anda yang ditautkan ke berbagai properti dalam urutan menaik dan menurun dengan menggunakan fitur Urutkan di Notion. Sortir sangat membantu untuk mengurutkan data, konten, atau tugas bergantung pada tipe properti yang diketahui.

Misalnya, Anda ingin mengetahui tugas prioritas hari ini. Anda dapat mengurutkan tabel tugas berdasarkan prioritas untuk mengetahui tugas mana yang membutuhkan perhatian segera. Anda juga dapat menggunakan fungsi pengurutan lainnya seperti alfabet, terakhir diedit, dan sebagainya.

Fungsi Sortir menerapkan logika penyortiran properti yang berbeda tergantung pada nilai properti. Misalnya, properti Teks dan Nama akan menampilkan opsi pengurutan abjad. Di sisi lain, properti nomor hanya akan menawarkan penyortiran numerik.

4. Terapkan Hubungan Basis Data

Fitur Relasi dari Notion menghemat waktu Anda dengan mengurangi upaya untuk mengelola banyak database untuk proyek apa pun. Ini menghubungkan semua database sehingga Anda dapat mengambil wawasan yang dibutuhkan dari database mana pun dari proyek yang sama.

Selain itu, Anda dapat melakukan analisis data global dengan menghubungkan semua database dari departemen yang berbeda. Menerapkan relasi database di Notion cukup sederhana dan tidak melibatkan pengkodean apa pun. Buat database relasional tanpa kode yang sempurna di Notion hanya dengan beberapa klik:

1. Cukup tambahkan Hubungan properti di database tempat Anda ingin menautkan database lain.
2. Notion menunjukkan database yang tersedia untuk dipilih.
3. Di bagian nilai properti, pilih baris data yang ingin Anda tautkan ke data yang dipilih saat ini.

Terkait: Cara Membuat Hubungan Antara Beberapa Tabel Menggunakan Model Data di Excel

5. Gabungkan Data Menggunakan Rollup

Rollup adalah fitur penting lainnya yang membantu Anda mengambil data penting dalam database Notion yang terhubung. Misalnya, Anda dapat menggunakan fitur Rollup untuk memperkirakan total waktu penyelesaian proyek tanpa menghitung tugas terkait secara manual.

Rollup juga menawarkan perhitungan lain seperti Hitung semua, Hitung nilai, Hitung kosong, Persen tidak kosong, dan sebagainya. Mirip dengan fitur Relasi, Rollup juga merupakan fungsi tanpa kode. Anda dapat membuat Rollup hanya dalam tiga langkah, yaitu memilih Relasi, Properti, dan Hitung.

Fitur hebat dari Notion adalah penautan basis data. Fitur Database Tertaut memungkinkan Anda menampilkan potongan tabel data di ruang kerja yang berbeda. Jika Anda memiliki ruang kerja tim yang berbeda di Notion, ini adalah fungsi yang sempurna untuk menampilkan tugas tingkat tim.

Anda juga dapat menerapkan filter terpisah di database tertaut tanpa membuat perubahan visual apa pun ke database induk. Anda juga dapat menerapkan fungsi pengurutan. Basis data tertaut menunjukkan cuplikan dua arah dari basis data induk. Database tertaut mendapatkan datanya dari sumber yang sama tetapi memiliki tampilan, pengurutan, dan filter yang berbeda.

Jika Anda membuat konten atau perubahan tingkat properti dalam salah satu database tertaut, konten database sumber juga akan mencerminkan perubahan tersebut.

7. Perhitungan dan Fungsi

Basis data Notion memberi Anda akses ke perhitungan matematis sederhana dan kompleks. Anda dapat membuat formula Anda sendiri dan menjalankannya di database Anda untuk membuat laporan atau perkiraan untuk proyek Anda.

Anda perlu menambahkan properti Formula ke database Anda. Kemudian, Anda bisa menjalankan semua jenis fungsi dan penghitungan dengan menyertakan properti database lainnya. Setelah Anda menambahkan Properti rumus, Anda dapat mengeklik baris mana pun untuk memunculkan Rumus Tidak bisa. Menu ini memiliki bagian seperti Properties, Constants, Operators, dan Functions.

8. Template Basis Data

Templat basis data menghilangkan kerumitan entri data dan membuat Anda lebih produktif saat mengerjakan basis data Notion. Templat ini memastikan bahwa Anda atau anggota tim Anda mengikuti struktur entri data yang seragam.

Anda dapat membuat template database sekali untuk data tertentu seperti mengirimkan laporan bug, permintaan rapat, jurnal pribadi, dll. Untuk pekerjaan biasa, cukup pilih template ini dan masukkan datanya saja. Properti dan struktur akan secara otomatis muncul pada template database.

Ekstrak Wawasan Penting Dari Basis Data Gagasan Anda

Sekarang setelah Anda mengetahui beberapa fitur tingkat tinggi dari sistem basis data Notion, Anda dapat menerapkannya ke halaman dan wiki Notion Anda dengan mudah. Ini adalah alat penting untuk menghubungkan kumpulan data dan membuat pola untuk menebak tindakan di masa depan.

Jangan biarkan basis data Notion Anda menjadi item lain di tumpukan teknologi Anda. Memanipulasi database dengan cara yang Anda inginkan untuk menambah nilai pada sasaran produktivitas tangkas Anda.

9 Alat Produktivitas Agile Terbaik untuk Tim Jarak Jauh & Hibrida

Ingin tahu alat manajemen proyek tangkas mana yang tepat untuk tim Anda? Cari tahu dari daftar alat produktivitas tangkas terbaik ini.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis