Cara Membuat Faktur Profesional Dari Awal: 5 Langkah Mudah

Faktur adalah bagian penting dari pekerjaan lepas. Ini adalah bukti kerja keras Anda dan waktu yang Anda investasikan untuk membantu klien Anda dengan layanan luar biasa Anda. Meskipun faktur dapat diotomatisasi, Anda mungkin tidak memiliki cukup anggaran untuk dibelanjakan pada perangkat lunak akuntansi yang mahal.

Plus, menggunakan templat faktur lama yang sama dengan yang digunakan orang lain tidak akan membantu merek Anda menonjol. Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari cara membuat faktur dari awal untuk menagih klien Anda—faktur yang unik bagi Anda dan mewakili merek Anda.

Langkah 1: Buat Daftar Essentials

Faktur berisi detail penting berikut:

1. Info bisnis kedua belah pihak: Email, nomor telepon, alamat, dll.
2. Nomor faktur: Nomor unik untuk mengidentifikasi faktur (contoh: #1001).
3. Tanggal terbit: Tanggal saat Anda mengeluarkan faktur.
4. Tenggat waktu: Tanggal saat klien seharusnya membayar Anda.
5. Keterangan: Kolom yang berisi semua layanan yang Anda berikan kepada klien.
6. Harga: Biaya Anda per unit dari setiap layanan yang diberikan.
instagram viewer
7. Kuantitas: Jumlah unit layanan Anda yang dibeli klien (contoh: 10 artikel).
8. Total: Total biaya setiap item layanan yang dikirimkan, yaitu, harga dikalikan dengan kuantitas.
9. Subtotal: Total biaya semua item layanan digabungkan sebelum penyesuaian.
10. Pajak: Pajak yang harus dibayar (jika ada) oleh klien atas pembelian layanan Anda. Konsultasikan dengan akuntan Anda untuk memandu Anda melalui proses ini.
11. Jumlah yang harus dibayar: Biaya akhir yang akan ditanggung klien sebagai ganti layanan Anda setelah semua penyesuaian.
12. Rincian Pembayaran: Semua mode pembayaran yang Anda terima, termasuk detail akun Anda.
13. Syarat dan Ketentuan: Syarat dan ketentuan yang Anda dan klien Anda setujui sebelum membuat kesepakatan.

Berikut tipnya: Sebaiknya sertakan sedikit tanda terima kasih dalam faktur Anda. Sesuatu yang kecil seperti "Terima kasih atas bisnis Anda" menambahkan banyak kepribadian pada faktur Anda. Ini membuat klien Anda tahu bahwa Anda menantikan untuk berbisnis dengan mereka lagi.

Juga, berhati-hatilah saat memberikan diskon. Pekerja lepas pemula sering tergoda untuk memberikan diskon besar kepada klien mereka dengan harapan mereka akan bertahan. Tetapi ini dapat mengakibatkan efek sebaliknya karena klien mungkin menganggap harga asli Anda sebagai representasi yang keliru dari nilai yang Anda berikan.

Terkait: Hal-hal yang Dicari Klien Saat Mempekerjakan Freelancer

Langkah 2: Tambahkan Pengidentifikasi Merek Anda

Apa yang membedakan faktur yang bagus dari yang biasa-biasa saja adalah seberapa baik itu dirancang. Yang terakhir mungkin berisi semua bagian penting tetapi terlihat sangat membosankan dan tidak menginspirasi. Jika dilakukan dengan benar, faktur Anda dapat bertindak sebagai alat pemasaran yang halus selain menjadi dokumen hukum.

Anda dapat melakukan ini dengan menggunakan pengenal merek Anda seperti logo, tipografi, dan warna merek Anda. Melalui kombinasi cerdas warna, font, dan sintaks, Anda dapat mempengaruhi suasana hati klien Anda ketika mereka melihat faktur Anda dan mengarahkan perhatian mereka ke bagian yang paling penting.

Terkait: Cara Membuat Palet Warna Kustom di Adobe Photoshop

Langkah 3: Selesaikan Tata Letak Template Anda

Setelah Anda selesai menambahkan pengenal merek Anda, langkah selanjutnya adalah menyelesaikan tata letak faktur Anda. Ini berarti mengatur segalanya sedemikian rupa sehingga semua elemen faktur saling melengkapi. Tujuannya di sini adalah untuk membuat template khusus yang dapat digunakan tanpa batas waktu.

Template yang baik adalah template yang terorganisir, indah, akurat, dan dapat digunakan kembali tanpa batas. Jangan khawatir, Anda tidak perlu menjadi desainer grafis untuk ini. Hanya pemahaman dasar tentang desain dan rasa ingin tahu untuk bereksperimen sudah cukup. Anda juga dapat melihat template online untuk mendapatkan inspirasi.

Terkait: Elemen Desain Dasar dan Cara Menggunakannya

Berbicara tentang desainer, merupakan ide bagus untuk menyewa satu untuk proses ini. Mereka dapat membantu Anda menggunakan pengenal merek Anda dengan cara yang mungkin tidak Anda bayangkan dan mengatur faktur Anda dengan lebih baik. Lagi pula, mempekerjakan seseorang sekali jauh lebih murah daripada membayar biaya berlangganan reguler untuk perangkat lunak akuntansi.

Ingat, template Anda seharusnya merupakan perpaduan antara desain dan data. Itu berarti harus secara akurat menggambarkan semua detail yang diperlukan dari faktur Anda dan tetap terlihat rapi. Ini biasanya sulit untuk dilakukan dengan benar pada percobaan pertama, jadi jangan takut untuk mengacaukan segalanya; belajar melalui trial and error.

Langkah 4: Isi Detail dan Periksa Kesalahan

Info yang ada dalam faktur sangat penting, baik dari sudut pandang hukum maupun profesional. Faktur yang membawa info yang salah adalah tanda bahaya instan bagi klien dan dapat membahayakan atau bahkan mengakhiri hubungan Anda dengan mereka.

Tiga hal yang harus diperhatikan secara khusus adalah jumlah akhir yang harus dibayar, metode pembayaran Anda, dan syarat dan ketentuan yang disepakati. Ingat, tidak ada yang suka kejutan dalam faktur. Semakin mudah Anda membuat klien Anda membayar Anda, semakin besar kemungkinan Anda menerima pembayaran tepat waktu.

Langkah 5: Kirim Faktur ke Klien Anda

Setelah semuanya diatur (seharusnya setelah banyak revisi), kirim faktur ke klien Anda. Pastikan Anda tidak menggunakan format dokumen yang dapat diedit seperti .docx dan memilih .png atau .pdf sebagai gantinya. Yang pertama menambah kebingungan dan ketidakpercayaan pada perdagangan jika ada pihak yang memodifikasi dokumen nanti.

Terkait: Tanda Merah Klien yang Harus Diwaspadai Setiap Freelancer

Jika Anda mengirim faktur ke klien baru dan tidak tahu apa yang harus ditulis di email, gunakan templat ini:

Hai [klien],

Terima kasih telah memilih [nama perusahaan Anda] untuk kebutuhan Anda. Harap temukan terlampir pada email ini faktur Anda untuk item pekerjaan yang dikirimkan pada/selama [waktu pengiriman pekerjaan].

Jangan ragu untuk memberi tahu kami jika Anda memiliki keraguan atau memerlukan klarifikasi tentang apa pun, kami akan senang membantu. Menantikan kolaborasi masa depan.

Buat Faktur yang Mengesankan

Anda mungkin berpikir bahwa menghabiskan waktu merancang faktur tidak sepadan karena, bagaimanapun, Anda tidak dibayar untuk itu. Jadi mengapa repot-repot membuat template khusus ketika Anda bisa menggunakan yang sudah jadi?

Meskipun itu benar, perhatikan bahwa faktur khusus adalah alat pemasaran yang halus namun kuat. Tidak hanya menandakan kompetensi dan profesionalisme, tetapi juga meninggalkan jejak merek Anda pada setiap klien baru—membuat Anda mudah diingat.

Cara Menjadi Freelancer yang Sukses: 8 Keterampilan Penting

Ingin tahu cara menjadi freelancer yang sukses? Berikut adalah beberapa keterampilan utama yang Anda perlukan!

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis