Situs Microsoft SharePoint Dijelaskan: Situs Hub, Situs Tim, dan Situs Komunikasi

SharePoint adalah platform manajemen konten berbasis web. Situs SharePoint adalah salah satu komponen utamanya. Situs pada dasarnya adalah kumpulan pustaka, aplikasi, halaman, tautan, konten, konfigurasi, fitur, dan subsitus. Di antara Situs SharePoint yang berbeda, tiga yang paling sering digunakan adalah—situs hub, situs tim, dan situs komunikasi.

Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan cara menyiapkan situs SharePoint yang sempurna untuk membuat platform kolaborasi tim untuk proyek atau pekerjaan rutin apa pun.

Apa itu Situs Hub SharePoint?

Seperti namanya, SharePoint situs hub adalah hub situs dan konten organisasi, tim, atau pribadi yang menggunakan SharePoint. Situs Hub memfasilitasi layanan yang Anda perlukan untuk menjalankan organisasi atau pekerjaan pribadi Anda dengan lancar. Misalnya, Anda dapat mengatur dan menghubungkan situs dari anggota tim, departemen, proyek, wilayah, dan divisi yang berbeda pada satu platform web utama.

Situs hub adalah elemen penting untuk membangun tim atau intranet perusahaan Anda. Situs hub tetap berada di tengah unit/departemen mana pun dari pekerjaan Anda. Situs lain seperti tim, komunikasi, navigasi, dll., terhubung ke situs hub untuk membentuk intranet produktif yang memberikan hasil luar biasa.

Terkait: Hal-Hal yang Tidak Anda Ketahui Dapat Anda Lakukan Dengan Microsoft SharePoint

Singkatnya, situs hub memfasilitasi layanan berikut untuk pengalaman yang mudah:

1. Cari konten yang dibagikan dari seluruh intranet SharePoint tingkat pribadi, tim, atau organisasi.
2. Ini membantu Anda memberi merek pada ruang kerja tim atau perusahaan Anda sehingga semuanya terlihat seragam.
3. Situs hub memungkinkan Anda menghadirkan konsistensi dalam struktur dan navigasi situs.
4. Akses semua konten terkait dengan proyek atau tugas Anda, seperti situs lain, berita, saran pengumuman, dll.

Elemen Penting dari Situs Hub

Jika Anda ingin membuat intranet yang responsif dan produktif untuk tim, proyek, atau bisnis Anda, sertakan elemen berikut di situs hub Anda:

1. Halaman beranda yang komunikatif memberikan berita, pembaruan, dan status proyek dari semua pekerjaan yang Anda atau tim Anda lakukan. Ini bisa berupa ruang di situs hub atau situs komunikasi tertaut dari keseluruhan intranet.
2. Juga harus ada bagian konten di mana Anda dan anggota tim Anda dapat mengakses file terkait proyek, faktur, lembar waktu, notulen rapat, agenda rapat, daftar tugas, multimedia, dll.
3. Anda juga harus mempertimbangkan untuk menambahkan aktivitas ke situs hub Anda seperti tautan ke rapat tim yang akan datang, laporan pengeluaran, sistem pelacakan waktu, dll.
4. Bagian kolaborasi tempat anggota tim dapat mendiskusikan tugas multi-peran, mengatasi bug, dan menyampaikan konten untuk diedit atau disetujui.

Terkait: Cara Menggunakan Google Jamboard untuk Kolaborasi Visual Dari Mana Saja

Situs Tim SharePoint: Dijelaskan

Situs tim membantu Anda menghubungkan anggota tim Anda untuk pekerjaan kolaboratif di lingkungan yang produktif. Ini adalah situs intranet tempat sumber daya perusahaan atau tim Anda membuat atau mengembangkan layanan, produk, atau konten. Anda juga ingin membuat situs tim untuk memungkinkan anggota tim Anda merencanakan acara, melacak status proyek, mendiskusikan hasil proyek, dan bertukar ide.

Semua anggota Situs tim SharePoint memiliki izin untuk membuat atau mengedit konten. Oleh karena itu, anggota tim proyek tertentu dapat mengerjakan hasil proyek secara real-time. Karena sumber daya dalam tugas memberikan tugas mereka sendiri secara bersamaan, kemacetan proyek berkurang secara substansial.

Ikhtisar layanan situs tim adalah:

1. Pantau terus tugas, dependensi tugas, dan pembaruan proyek Anda.
2. Buat, edit, atur, dan kembangkan bersama hasil proyek bersama seperti aset web, konten, atau aplikasi.
3. Dapatkan akses ke sumber daya tim dan aplikasi langganan Microsoft 365 Anda.

Fitur Penting dari Situs Tim

Meskipun situs tim akhirnya terhubung dengan situs hub, ada perbedaan mendasar dalam harapan dan tata kelola pengguna. Berikut ini adalah fitur yang melekat pada situs tim:

1. Kolaborasi adalah fitur utama situs tim. Anda dapat membuat situs tim yang berbeda untuk proyek yang berbeda. Kemudian, unggah sumber daya proyek, file, pedoman di situs itu dan biarkan tetap terbuka untuk semua anggota.
2. Semua pengguna situs tim adalah penulis konten. Fitur ini memastikan bahwa sumber daya proyek memiliki akses ke izin yang cukup untuk mengubah aset secara bertanggung jawab. Untuk jaminan kualitas dan kepatuhan, admin dapat mengaudit log aktivitas.
3. Anggota tim menentukan fitur tata kelola situs tim. Anggota harus memilih praktik dan kebijakan situs untuk menganut filosofi Mendapatkan Hal Selesai.
4. Integrasikan dengan aplikasi Microsoft 365 seperti Outlook, Teams, To Do, Lists, Excel, dll., untuk produktivitas dan efisiensi dalam tugas proyek.

Situs Komunikasi SharePoint: Dijelaskan

Situs komunikasi memungkinkan Anda berbagi cerita dengan anggota tim, kolaborator eksternal, atau klien. Anda dapat menampilkan acara tim, sasaran, pencapaian, pencapaian tanpa memberikan hak edit kepada audiens. Dibandingkan dengan situs tim, ada lebih sedikit penulis konten di situs komunikasi.

Anda dapat terus memberi informasi kepada pengguna situs tentang acara dan perubahan yang akan datang sehingga pengguna tetap terlibat dengan pekerjaan atau tugas proyek Anda. SharePoint memungkinkan Anda mendesain situs komunikasi sedemikian rupa sehingga konsumsi konten menjadi mudah dan hemat waktu.

Layanan berikut merangkum situs komunikasi secara efektif:

1. Tampilkan berita dan pembaruan dalam format visual yang menarik pembaca.
2. Beri tahu pengguna internal dan eksternal tentang layanan/produk yang Anda tawarkan.
3. Tunjukkan ulasan klien dan studi kasus secara profesional.
4. Hubungkan merek Anda dengan audiens eksternal dengan aman dan tanpa biaya tambahan.

Fitur Penting dari Situs Komunikasi

Situs komunikasi juga merupakan bagian dari situs hub. Fitur dan elemen berikut membedakan situs komunikasi dari situs tim atau situs hub:

1. Halaman navigasi situs komunikasi memandu pembaca ke konten tertentu dengan menyediakan tombol header atau cuplikan konten.
2. Halaman tujuan adalah titik terminal di mana pengguna menemukan konten yang mereka cari. Halaman ini idealnya menampung konten yang dapat diunduh, dibaca, atau dicetak. Halaman tujuan juga harus menyediakan bilah pencarian untuk pengambilan konten yang efisien.
3. Situs komunikasi jenis topik menawarkan struktur ideal untuk berita, pembaruan, dan acara.
4. Situs komunikasi tipe etalase cocok jika Anda ingin menampilkan gambar atau video tim, produk, dan layanan Anda.
5. Kebijakan situs memastikan konsistensi UI/UX dan efektif manajemen konten.

Mulai Dengan Kolaborasi Tim yang Efektif

Sekarang Anda harus dapat mendesain situs hub SharePoint, situs tim, dan situs komunikasi Anda sendiri untuk memfasilitasi kolaborasi tim waktu nyata, pekerjaan yang produktif, dan berbagi file yang aman. Aplikasi SharePoint langganan Microsoft 365 juga menghosting sejumlah templat situs yang dapat langsung Anda gunakan dengan mengedit beberapa elemen.

Anda dapat memulai dari dasar-dasar Microsoft SharePoint jika Anda adalah pengguna baru platform manajemen konten dan kolaborasi yang hebat ini.

Apa itu Microsoft SharePoint? 4 Fitur dan Manfaat Menggunakannya

Microsoft SharePoint adalah alat kolaborasi dan manajemen file yang membantu produktivitas profesional dan pribadi Anda. Inilah yang perlu Anda ketahui!

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis