Cara Menggunakan Microsoft Outlook untuk Manajemen Proyek

Jika Anda atau bisnis Anda sudah menggunakan Microsoft Outlook sebagai aplikasi email Anda, ada baiknya Anda menggunakannya sebagai alat lengkap untuk manajemen proyek. Mengapa menggunakan perangkat lunak lain yang besar dan kuat dengan antarmuka yang tidak dikenal ketika Anda dapat menetapkan tugas, mengatur pengingat, dan tanggal jatuh tempo ke daftar tugas Anda di Microsoft Outlook?

Memaksimalkan produktivitas Anda adalah urusan yang mudah dengan Microsoft Outlook. Muncul tertanam dengan banyak alat berguna yang membantu Anda mengkategorikan proyek, memberi label, dan melakukan lebih banyak lagi. Mari kita lihat semua yang dapat Anda lakukan dengan Microsoft Outlook sebagai alat manajemen proyek.

1. Tetapkan Tugas

Jika Anda bekerja dengan tim kecil, menetapkan tugas menjadi sederhana dan mudah saat Anda menggunakan Microsoft Outlook. Pergi ke Melakukan di panel kiri dan lanjutkan ke Tambahkan tugas.Setelah Anda menambahkan tugas, klik kanan dan pilih Buat daftar baru dari tugas ini.

Setelah Anda membuat daftar tugas, klik kanan dan pilih

Bagikan daftar. Anda akan memiliki opsi untuk Buat tautan Undangan bagi orang untuk mengizinkan orang bergabung dan mengedit daftar tugas ini. Fitur ini sangat berguna untuk menyortir proyek dalam tim kecil atau menengah.

2. Tambahkan Email Alias

Pembaruan pekerjaan dan komunikasi proyek dapat hilang dalam kesibukan email sehari-hari yang Anda terima, bahkan ketika Anda terlalu berhati-hati. Satu email yang tidak terjawab dapat menyebabkan penundaan dan segala jenis penolakan. Salah satu cara sederhana untuk mengatasi masalah ini adalah dengan membuat alias email di Microsoft Outlook.

Ini adalah alamat email tambahan yang menggunakan daftar kontak dan pengaturan yang sama untuk menerima email. Anda dapat melakukannya dengan pergi ke Tambahkan Alias dan membuat alamat email baru, atau menggunakan alamat email yang sudah ada untuk berfungsi sebagai alias Anda. Semua email yang diterima di alamat ini akan dimasukkan ke dalam perangkat lunak manajemen proyek khusus, secara default.

3. Buat Grup

Jika Anda mencoba memberi tahu semua anggota proyek tentang semua pembaruan proyek, Anda dapat membuat grup dengan mudah. Ini juga membuat tugas berbagi kalender lebih mudah (lebih lanjut nanti).

Pergi ke Rakyat di panel kiri, dan cari Grup dan buat satu. Anda akan diminta untuk menambahkan anggota, dan setelah selesai melakukannya, Anda akan diperlihatkan ID email grup tempat Anda dapat mengirim semua email terkait proyek dan diberi akses ke kalender grup. Anda dapat mengatur acara baru, mendapatkan informasi terbaru tentang yang akan datang, dan tetap berada di depan tenggat waktu.

4. Bagikan Kalender

Tidak ada yang lebih baik daripada berada di halaman yang sama saat Anda mengerjakan sebuah proyek. Visibilitas proyek sangat penting untuk keberhasilan proyek. Cara yang baik untuk memastikannya adalah dengan membagikan kalender proyek yang dapat diakses oleh semua anggota proyek.

TERKAIT: Cara Membuat Outlook Kurang Mengganggu Dengan Kiat Cepat Ini

Anda tidak hanya dapat melihat apa yang sedang dikerjakan orang lain, tetapi juga fokus pada pencapaian acara dan acara proyek utama yang akan datang. Dengan integrasi kalender seperti itu, Anda pasti tidak akan pernah melewatkan pembaruan penting. Sekarang, Anda dapat berbagi kalender dengan kontak Anda.

Anda akan menemukan opsi berbagi di kanan atas, dan Anda juga dapat memilih untuk mencerminkan aktivitas kalender grup proyek agar muncul di kalender Anda agar tetap diperbarui.

5. Gunakan Aturan untuk Mendorong Proyek

Jika Anda ingin mengotomatiskan beberapa proses biasa dan mengambil alih kotak masuk email Anda serta proyek Anda, tidak ada cara yang lebih baik untuk melakukannya selain menggunakan aturan. Untuk memulai, Anda cukup mengeklik kanan email dan pergi ke Tindakan lanjutan.

Klik pada Buat Aturan dari tarik-turun. Anda dapat memilih untuk memindahkan email yang ada ke folder pilihan Anda, dan jika Anda ingin melakukan lebih banyak, pilih Lebih banyak pilihan.Anda juga dapat menambahkan tindakan dan memutuskan apa yang terjadi setiap kali Anda menerima email dari penerima ini.

6. Kategorikan Semuanya

Ketika pekerjaan Anda jauh dan banyak komunikasi terjadi melalui email, yang terbaik adalah mengkategorikan dan memberi label proyek yang berbeda sehingga Anda tidak melewatkan korespondensi penting. Anda dapat mengklik kanan email dan memilih Mengkategorikan dari drop-down. Sekarang, Anda dapat memilih dari kategori yang sudah tersedia atau melanjutkan untuk membuat yang baru.

Jika Anda harus memperkenalkan perubahan pada kategori yang ada, Anda dapat melakukannya di Kelola Kategori.

7. Gunakan Bilah Pencarian

Jika Anda tidak percaya dalam mengkategorikan segala sesuatu atau memberi label pada email Anda, Anda bisa menggunakan bilah pencarian untuk mencari email proyek. Berikan kata kunci yang relevan, dan itu akan menemukan apa yang Anda cari, setiap saat.

TERKAIT: Cara Mengkategorikan Warna Kalender Outlook Anda

Bilah pencarian memungkinkan Anda mencari secara khusus di folder pilihan Anda, atau subfolder, sehingga membuat tugas Anda lebih mudah. Ini menghemat waktu serta banyak usaha. Selain itu, Anda juga dapat mencari di email yang dihapus, riwayat percakapan, atau menentukan detail lain seperti subjek, kata kunci, dan penerima untuk membantu menemukan apa yang Anda cari.

8. Buat Folder Baru untuk Membedakan Proyek

Anda selalu dapat menyiapkan folder baru untuk memuat informasi tentang sebuah proyek. Ketika Anda melakukan itu, kemungkinan proyek tercampur atau kehilangan email penting dan tenggat waktu akan berkurang seminimal mungkin. Klik pada tiga baris di kiri atas layar Anda, dan pergi ke ujung tarik-turun.

Di sana, Anda akan menemukan Folder baru, dan Anda hanya perlu waktu kurang dari satu detik untuk membuat folder baru.

9. Gunakan Excel, PowerPoint, Word, dan OneNote

Microsoft Outlook atau versi webnya Outlook.com hadir dengan Excel, PowerPoint, Word, dan OneNote. Anda dapat mengakses rangkaian perangkat lunak produktivitas Microsoft dengan mudah dari halaman beranda. Anda dapat menemukannya di panel kiri, dan Anda dapat memulai dalam waktu singkat.

Integrasi ini membantu Anda melakukan presentasi, menambahkan catatan, membuat spreadsheet, dan dokumen, dalam waktu singkat—semua dari kenyamanan satu layar tunggal.

Microsoft Outlook Membuat Manajemen Proyek Lebih Mudah

Sempurna untuk tim jarak jauh yang bekerja online, Microsoft Outlook sangat berguna untuk menetapkan tugas dan mengotomatiskan tugas biasa. Saat Anda memiliki opsi untuk membuat folder baru, subfolder, alias email, dan mengurutkan semuanya ke dalam kategori, tidak ada yang salah.

Microsoft Outlook dapat berguna untuk manajemen proyek Anda dengan memungkinkan Anda membuat tugas dari email, membuat catatan tempel, dan membuat papan, sehingga Anda dapat melihat semuanya secara sekilas. Dengan alat manajemen proyek yang disertakan dengan antarmuka aplikasi email yang sudah dikenal, Anda dapat tetap mengetahui alat produktivitas Anda di mana saja, kapan saja.

5 Alat Terbaik untuk Microsoft Outlook

Apakah Anda melewatkan fitur di Microsoft Outlook? Berikut adalah beberapa alat Outlook yang menambahkan fungsionalitas berguna ke kotak masuk Anda!

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis