Sudah diketahui dengan baik bahwa menggunakan warna untuk memberi label pada bagian informasi yang berbeda meningkatkan retensi memori dan, pada gilirannya, produktivitas. Anda mungkin telah menggunakan warna untuk menyorot catatan di sekolah atau rapat, atau menggunakan warna untuk memplot grafik. Either way, ada alasan orang menggunakannya.
Saat Anda merencanakan jadwal atau memesan rapat, kalender Outlook dilengkapi dengan banyak alat untuk membuat Anda tetap teratur. Salah satu alat ini adalah fitur Kategori, yang memungkinkan Anda mengkategorikan janji temu berdasarkan warna. Di sini kita melihat cara menggunakan Kategori di Outlook secara efektif.
Cara Mengatur Kategori di Kalender Outlook
Ada dua cara berbeda untuk menyiapkan kategori di kalender Outlook Anda. Ini tergantung pada apakah Anda menggunakan versi web atau aplikasi, tetapi keduanya menghasilkan hasil yang sama.
Untuk versi aplikasi, cara termudah adalah sebagai berikut:
- Satu klik janji temu di kalender Outlook Anda.
- Di pita, itu Janji temu tab harus terbuka.
- Klik Mengkategorikan.
- Dari menu tarik-turun, pilih semua Kategori untuk membuka Kategori Warna jendela.
- Pilih Baru untuk membuat kategori baru.
- Beri nama kategori Anda dan pilih warna yang Anda pilih.
- Ulangi untuk kategori sebanyak yang Anda suka, dan klik oke pada kedua jendela untuk menerapkannya.
Terkait: Amankan Email Outlook dan Akun Microsoft Anda
Kemudian, Anda dapat mengkategorikan semua janji Anda dengan mengklik acara kalender yang sudah ada dan memilih kategori dari yang sama Mengkategorikan drop-down. Saat Anda membuat janji temu baru, Mengkategorikan pilihan akan muncul di Janji Baru panel.
Untuk versi web Kalender Outlook:
- Pada bilah alat berwarna biru di bagian atas layar Anda, klik tombol Gigi ikon untuk Pengaturan.
- Di bilah pencarian, ketik “Kategori” dan pilih Kategori dari hasil.
- Dalam Kategori jendela pengaturan, klik Buat kategori.
- Beri nama kategori Anda dan pilih warna dari pilihan di layar.
- Ulangi, sesuai kebutuhan, dan klik Menyimpan.
- Klik x untuk keluar dari pengaturan.
Anda kemudian dapat mengklik dan Sunting setiap janji yang ada atau baru, dan di mana dikatakan Kalender dengan lingkaran berwarna di sebelahnya, Anda dapat memilih kategori dari drop-down. Anda dapat menghapus atau mengedit kategori Anda dengan mengikuti langkah-langkah yang sama untuk setiap versi, dan cukup mengeklik Sunting atau Menghapus pilihan sesuai kebutuhan.
Memilih Warna yang Tepat
Seperti disebutkan sebelumnya, mengkategorikan kalender Anda menggunakan warna memiliki manfaat. Yang perlu Anda lakukan adalah melihat kalender Anda untuk minggu depan, dan Anda akan memiliki gambaran singkat tentang apa yang diharapkan. Anda akan secara otomatis mengetahui apa yang terjadi tanpa harus membaca semua teks dan membedakannya sendiri.
Penelitian telah menunjukkan bahwa warna memengaruhi perilaku, emosi, dan pembelajaran kita, dan beberapa warna lebih baik daripada yang lain dalam hal produktivitas. Ini adalah:
- Merah, oranye, dan kuning untuk detail dan pengambilan memori.
- Hijau untuk konsentrasi dan fokus.
- Ungu untuk kreativitas.
- Blues untuk efek menenangkan.
Namun, Anda harus menghindari penggunaan warna yang memiliki asosiasi negatif dengan Anda.
Terkait: Sinkronkan Microsoft Outlook Dengan Google Kalender
Cara Mengkategorikan Kalender Outlook Anda Secara Efektif
Saat Anda mengisi kalender Outlook Anda, kategori Anda harus menambah nilai daripada hanya menjadi latihan kotak centang. Menjadi cerdas tentang bagaimana Anda mengkategorikan janji Anda akan memiliki efek optimal pada produktivitas Anda.
Pertama, agar tetap sederhana dan efektif, bidik sekitar enam kategori terpisah untuk menghindari terlalu banyak. Anda mungkin perlu memiliki lebih banyak, tetapi jangan berlebihan.
Terkait: Cara Hidup di Kalender Anda Untuk Manajemen Tugas
Kedua, mereka harus merupakan jenis pekerjaan yang berbeda. Ini akan berbeda tergantung pada tanggung jawab pekerjaan Anda, tetapi mungkin terlihat seperti ini:
- Rapat
- Kolaborasi atau pekerjaan proyek
- Pekerjaan klien
- Administrasi
- Pelatihan dan Keterampilan
Tentu saja akan ada peristiwa yang tidak selalu cocok dengan setiap label, tetapi pilih salah satu yang paling selaras. Lakukan apa yang masuk akal bagi Anda, dan jika Anda tidak benar-benar menggunakannya, hapus.
Pekerjaan Kategorisasi Kalender
Kalender Outlook Anda adalah salah satu alat terpenting yang akan Anda gunakan selama minggu kerja biasa. Ini menyimpan semua rapat dan tugas yang perlu Anda akses, jadi masuk akal untuk menggunakannya secara maksimal.
Bermainlah dengan berbagai warna dan jenis kategori, dan patuhi itu. Anda akan merasa lebih teratur dan lebih mampu membaca jadwal Anda, yang dapat menghemat waktu selama periode sibuk tersebut.
Menunda pengiriman email dapat membantu Anda mengelola beban kerja sambil tetap menyelesaikan pekerjaan.
Baca Selanjutnya
- Produktifitas
- Microsoft Outlook
- Kalender
- Skema Warna
- Kiat Microsoft Office
Shay adalah penulis lepas di MakeUseOf, dengan latar belakang manajemen dan pembinaan. Produktivitas adalah permainan Shay dan selama waktu senggang mereka, mereka menikmati bermain game, menonton film dokumenter, dan berjalan-jalan.
Berlangganan newsletter kami
Bergabunglah dengan buletin kami untuk kiat teknologi, ulasan, ebook gratis, dan penawaran eksklusif!
Klik di sini untuk berlangganan
