5 Perangkat Lunak Basis Pengetahuan Terbaik untuk Organisasi Anda

Ketika dunia semakin merangkul solusi digital, bisnis menyadari bahwa mereka perlu memberikan dukungan teknis bagi pelanggan secara online dan akses mudah ke informasi internal perusahaan bagi karyawan.

Perangkat lunak basis pengetahuan adalah solusi untuk menyimpan, berbagi, dan mencari informasi tentang produk, layanan, dan operasi bisnis Anda. Pada artikel ini, kita akan membahas apa itu perangkat lunak basis pengetahuan, fitur utama yang perlu dipertimbangkan, dan opsi terbaik yang tersedia saat ini.

Apa itu Perangkat Lunak Basis Pengetahuan?

Alat basis pengetahuan memungkinkan perusahaan untuk menyimpan dan berbagi informasi produk, dan data terkait proyek secara efisien.

Pikirkan tentang manual pengguna besar yang sering menyertai barang yang Anda beli. Kemungkinannya adalah, Anda tidak membacanya, dan mereka segera menemukan jalan mereka ke tempat sampah. Alat basis pengetahuan memberi Anda solusi online yang lebih menarik untuk membuat manual produk, merekam pertanyaan pengguna dan menjawabnya, menambahkan fitur baru ke produk, dan banyak lagi.

Anda dapat memanfaatkan perangkat lunak basis pengetahuan untuk mengumpulkan data dari departemen dukungan pelanggan Anda dan menyimpannya dalam format terstruktur agar mudah diakses oleh pelanggan dan karyawan organisasi Anda.

Terlebih lagi, Anda juga dapat menggunakan alat ini untuk meningkatkan produktivitas tempat kerja Anda dengan berbagi pengetahuan, karena memungkinkan Anda untuk menyimpan dan mengakses informasi hanya untuk penggunaan internal.

Basis pengetahuan berbeda dari wiki internal dalam hal ini biasanya dikelola oleh penulis terpilih dan berisi informasi untuk penggunaan internal dan eksternal.

Inilah cara organisasi Anda dapat memperoleh manfaat dari solusi basis pengetahuan:

• Mengurangi kesalahan dalam dokumentasi.
• Tingkatkan produktivitas dengan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari informasi.
• Tingkatkan layanan pelanggan dengan informasi produk yang akurat dan terkini.
• Buat pelanggan Anda senang dengan proses yang lebih efisien untuk menemukan jawaban atas pertanyaan mereka.
• Merasa percaya diri mengetahui bahwa semua data Anda terpusat, terorganisir, dan disimpan dengan aman.
• Kemudahan orientasi karyawan dengan menyediakan akses ke informasi yang relevan sejak hari pertama.

Secara keseluruhan, dengan menggunakan perangkat lunak basis pengetahuan, Anda dapat membangun basis pelanggan yang setia dan tenaga kerja yang lebih efisien.

Fitur Penting Perangkat Lunak Basis Pengetahuan Teratas

1. Alat basis pengetahuan harus menyediakan akses mudah ke informasi yang relevan.
2. Informasi harus mudah dinavigasi dan dicari.
3. Perangkat lunak basis pengetahuan terbaik akan memiliki antarmuka yang dapat disesuaikan, sehingga Anda dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan dan preferensi Anda.
4. Alat basis pengetahuan terbaik akan memungkinkan Anda membuat FAQ, artikel, video, dan jenis konten lainnya, untuk memberikan informasi yang lebih detail bagi pelanggan Anda.
5. Alat basis pengetahuan yang baik harus memungkinkan Anda untuk segera menanggapi pertanyaan pelanggan, misalnya, melalui fitur obrolan online.
6. Itu harus memiliki antarmuka yang ramah pengguna dan memungkinkan kolaborasi tanpa batas.

5 Perangkat Lunak Basis Pengetahuan Terbaik untuk Organisasi Anda

Document360 adalah alat basis pengetahuan ramah-pemula yang dirancang untuk penggunaan internal dan publik. Ini memiliki antarmuka pengguna minimal dengan alat praktis seperti editor teks penurunan harga yang mudah digunakan untuk penulisan dan pengeditan konten tanpa batas yang memungkinkan Anda menambahkan tautan, gambar, video, tabel, dll.

Ini sangat ideal untuk perusahaan besar karena Anda dapat menggunakannya untuk membuat beberapa situs basis pengetahuan untuk proyek atau produk individual. Ini juga memiliki fungsi pencarian cerdas untuk membantu Anda menghemat waktu dengan memberikan hasil yang akurat untuk kueri Anda. Yang Anda butuhkan hanyalah mendaftar, untuk memulai uji coba gratis Anda.

Zendesk adalah alat basis pengetahuan yang kuat, ideal untuk organisasi yang mencari solusi layanan pelanggan yang komprehensif (walaupun Anda juga dapat menggunakannya sebagai basis pengetahuan internal Anda).

Zendesk memiliki antarmuka yang intuitif, integrasi yang praktis, dan mendukung konten multibahasa, memungkinkan Anda untuk memberikan pengalaman dukungan yang luar biasa kepada pelanggan di berbagai belahan dunia.

Ini juga memiliki sistem tiket yang kuat yang memudahkan untuk melihat apa yang terjadi dengan setiap pertanyaan, jadi tidak ada yang gagal. Dan ketika segala sesuatunya menjadi rumit, alat pelaporan canggih Zendesk memberi tahu Anda dengan tepat di mana letak masalah, sehingga Anda dapat mengambil tindakan dengan cepat dan efisien.

Guru adalah alat basis pengetahuan yang menyediakan fitur praktis yang ideal untuk membuat, berbagi, mengakses, dan memperbarui informasi internal.

Salah satu manfaat utama menggunakan Guru adalah cocok dengan alur kerja organisasi Anda yang ada dengan mendukung integrasi dengan alat komunikasi internal yang mungkin Anda gunakan, termasuk Microsoft Teams, Slack, Gmail, dan lainnya.

Artinya, dengan mengklik tombol, Anda dapat mengakses informasi di aplikasi obrolan saat bekerja di mana saja atau meninjau dokumen yang dibagikan dengan Anda oleh rekan satu tim, semuanya di satu tempat.

Baik itu membuat dokumentasi produk, mengelola kebijakan dan prosedur perusahaan, atau berkolaborasi dalam proposal dengan tim Anda, Anda dapat mengelola semuanya di satu tempat dengan Guru. Anda juga dapat menggunakan Guru untuk mempublikasikan konten untuk pelanggan Anda.

Slab adalah pusat pengetahuan yang memungkinkan Anda untuk tetap mengetahui semua informasi tim Anda di satu tempat. Anda dapat menggunakannya untuk melacak segala sesuatu mulai dari dokumentasi proses perusahaan hingga manual TI, dan mengkonsolidasikan semua tempat di mana tim Anda dapat menyimpan pengetahuan mereka ke dalam repositori pusat.

Dengan antarmuka pengeditan yang intuitif, fungsi pencarian yang kuat, dan integrasi dengan alat populer seperti Google Documents, Asana, ClickUp, Dropbox, dan lainnya, Anda dapat membuat satu sumber pengetahuan untuk semua kebutuhan vital perusahaan Anda informasi.

Alat basis pengetahuan yang dapat dicari ini mengumpulkan semua informasi yang relevan ke dalam struktur intuitif yang terorganisir, mudah ditemukan dan dirujuk oleh karyawan dan pelanggan. Ini menawarkan skalabilitas yang sangat baik, menjadikannya pemenang untuk tim besar.

Itu juga membuat segalanya tetap sederhana dengan menawarkan antarmuka yang sederhana namun kuat, serta fungsionalitas obrolan langsung bawaan, sehingga memudahkan Anda untuk membantu pelanggan Anda menemukan apa yang mereka butuhkan.

Anda dapat menggunakan Help Scout untuk membuat beberapa basis pengetahuan untuk produk tertentu. Alat ini kompatibel dengan semua browser web utama, dan mendukung integrasi dengan alat populer seperti Slack, HubSpot, Jira, aplikasi Google, dan banyak lagi.

Tingkatkan Produktivitas Anda Dengan Berbagi Pengetahuan

Kurangnya akses terpusat ke informasi dapat menjadi masalah besar bagi organisasi mana pun.

Anda dapat memanfaatkan salah satu alat basis pengetahuan ini untuk meningkatkan produktivitas dan kolaborasi di tempat kerja Anda, sambil memastikan bahwa pelanggan Anda memiliki semua jawaban yang mereka butuhkan di satu tempat.

Cara Meningkatkan Produktivitas Tempat Kerja Anda Dengan Berbagi Pengetahuan

Berbagi pengetahuan di tempat kerja bisa menjadi kekuatan, tetapi hanya jika Anda menciptakan lingkungan yang mendorongnya. Berikut adalah beberapa alat dan tip untuk membantu.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis