10 Hal yang Tidak Anda Ketahui Dapat Anda Lakukan Dengan Microsoft SharePoint

Bagi banyak orang, SharePoint adalah platform dengan fungsionalitas terbatas. Tapi bukan itu masalahnya. Anda dapat melakukan banyak hal di platform ini, beberapa di antaranya mungkin belum Anda ketahui hingga saat ini.

Dalam artikel ini, kami akan mengungkap fitur SharePoint yang pasti akan memukau rekan kerja Anda.

1. Memproses Faktur

Jika organisasi Anda bekerja dengan klien pihak ketiga, pembuatan dan pemrosesan faktur adalah bagian penting dari proses kerja Anda. Sebagian besar organisasi bergantung pada alat eksternal untuk manajemen faktur. Namun, SharePoint pengguna dapat melakukan sebagian besar langkah dari platform aslinya.

Anda dapat menggunakan Microsoft Forms untuk mengumpulkan data faktur dan mengimpornya ke SharePoint. Membuat faktur dan melakukan analisis pendapatannya juga dimungkinkan secara bersamaan di SharePoint.

Terkait: Google Formulir vs. Microsoft Forms: Mana yang Harus Anda Gunakan?

Proses ini membutuhkan keterlibatan lebih sedikit orang. Oleh karena itu, ada kemungkinan lebih kecil dari kesalahan apa pun selama entri data. Selain itu, penyertaan langkah-langkah otomatis membuat faktur lebih cepat. Anda juga dapat dengan mudah mengetahui perkembangan prosesnya.

2. Gunakan Selama Onboarding

Merekrut dan memasukkan orang baru ke dalam perusahaan adalah tugas yang rumit. Semuanya harus ada untuk memastikan pengalaman positif bagi anggota tim baru.

Dengan mengintegrasikan Microsoft Forms dan Power Automate dengan SharePoint, Anda dapat mengumpulkan semua informasi di satu tempat dan membuat alur kerja untuk semua departemen. Setelah menyiapkan integrasi dan alur kerja, manajer SDM hanya perlu memantau setiap langkah.

Menggunakan SharePoint dalam proses orientasi menawarkan situasi yang saling menguntungkan bagi karyawan baru dan eksekutif SDM. Sementara rekrutan baru dapat langsung memulai dengan semua yang tersedia, perekrut perlu melakukan lebih sedikit upaya untuk orientasi.

3. Kelola Inventaris

Manajemen inventaris adalah proses yang sibuk karena melibatkan serangkaian tugas dan subtugas seperti jadwal pengadaan, pelacakan biaya, dan pemeliharaan. Juga, dependensi tugas dapat membuat proses menjadi panjang dan kompleks.

Jika Anda menggunakan SharePoint, Anda dapat mengintegrasikannya dengan Power Automate, Microsoft Lists, dan Microsoft Teams untuk mengelola inventaris Anda dengan lancar. Ini akan memungkinkan Anda mengelola semua proses termasuk membuat daftar produk, menjadwalkan operasi, memvisualisasikan data dari satu platform.

Selain mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk manajemen peralatan, integrasi ini sangat menghilangkan kemungkinan kesalahan dan duplikat entri data.

4. Bagikan Dokumen Dengan Siapa Saja

Jika Anda bekerja dengan klien atau vendor, berbagi file dengan orang di luar tim Anda adalah bagian tak terpisahkan dari proses kerja Anda. Menggunakan SharePoint, Anda dapat dengan mudah berbagi file atau dokumen dengan orang lain. Fitur izin memastikan bahwa Anda memiliki langkah-langkah keamanan yang diperlukan.

Bergantung pada tipe keamanan yang Anda inginkan, Anda dapat mengizinkan orang untuk menampilkan atau mengedit dokumen. Anda juga dapat mengontrol siapa yang dapat mengakses file dengan jenis izin yang tepat.

SharePoint memungkinkan Anda membuat templat file dan folder dengan izin berbeda. Ini menghindarkan Anda dari pengaturan izin secara manual untuk setiap file atau folder baru yang Anda buat.

5. Buat Situs Wiki

Dengan volume informasi yang terus bertambah, organisasi perlu memiliki situs Wiki mereka. Situs tersebut dapat menyimpan dan mengelola segala macam informasi, seperti artikel pengetahuan, info layanan umum, info item, dan diskusi bisnis.

Anda mungkin tidak tahu bahwa di SharePoint, Anda bisa mendapatkan elemen bernama Situs Wiki. Itu dapat menangani semua persyaratan organisasi mengenai Wiki yang tidak dapat dikelola oleh Wikipedia umum.

Menggunakan situs Wiki SharePoint juga mudah. Tambahkan konten dan bagikan setelah mendapat persetujuan dari administrasi. Anda juga bisa menggunakan Daftar SharePoint untuk mengurutkan dan mengonversi data dalam file Excel dan menggunakannya dalam format lain di Wiki.

6. Integrasikan Dengan Tim Microsoft

Meskipun Microsoft Teams adalah alat utama untuk kolaborasi, mengintegrasikannya dengan SharePoint akan membawa efisiensi tim Anda ke tingkat berikutnya. Integrasi ini akan sangat membantu bagi organisasi di mana karyawan perlu menangani beberapa proyek secara bersamaan.

SharePoint dan Teams bersama-sama akan menawarkan fungsionalitas yang kuat dengan memusatkan informasi. Kolaborasi dan komunikasi antar rekan kerja juga akan dilakukan, sesuai dengan kepatuhan.

Terkait: Cara Terbaik untuk Mengelola Tim Anda di Microsoft Teams

7. Gunakan sebagai Editor Konten Tingkat Lanjut

Karena SharePoint adalah platform manajemen dokumen, SharePoint hadir dengan fitur pengeditan konten tingkat lanjut. Tapi, tahukah Anda bahwa tidak perlu menggunakan alat desain web seperti SharePoint Designer atau DreamWeaver untuk mengedit dokumen?

Dengan bantuan komponen web editor konten, Anda bisa membuat perubahan yang diperlukan pada halaman. Beberapa fitur yang disorot adalah menambahkan teks berformat, gambar, tabel, dan hyperlink ke halaman. Terlebih lagi, Anda dapat melakukan semua ini bahkan tanpa membuka dokumen di editor tingkat lanjut.

8. Sinkronisasi Jadwal Anggota Tim

Banyak pengguna SharePoint tidak tahu bahwa platform tersebut menawarkan kalender bersama. Semua anggota tim SharePoint dapat menambahkan, mengedit, dan melihat jadwal dan acara mereka yang akan datang. Bahkan, Anda juga dapat menentukan grup yang berbeda dalam kalender ini dan kemudian menambahkan acara yang sesuai.

Terlepas dari fitur kalender biasa, kalender ini mendukung penetapan warna terpisah untuk setiap jenis acara seperti rapat, webinar, hari libur. Dengan demikian, Anda dapat dengan mudah menemukan acara di kalender.

9. Otomatiskan Tugas

Otomatisasi kerja membantu orang fokus pada tugas-tugas penting. Karena proses ini mengotomatiskan tugas-tugas biasa dan biasa, produktivitas tim meningkat berlipat ganda. Menggunakan SharePoint Workflows, Anda dapat mengotomatiskan proses kerja Anda secara luas.

Di SharePoint, Anda mendapatkan lima alur kerja yang telah diprogram sebelumnya: kumpulan umpan balik, persetujuan, persetujuan penerbitan, kumpulan tanda tangan, dan alur kerja tiga status. Setiap alur kerja mengurangi waktu dan tenaga yang Anda butuhkan untuk dimasukkan ke dalam sebuah proyek.

Selain itu, platform ini juga menawarkan opsi untuk mengembangkan alur kerja yang disesuaikan sesuai kebutuhan bisnis Anda.

10. Simpan Versi Lama dari Dokumen

Pembuatan versi adalah bagian penting dari manajemen dokumen, terutama jika dokumen tersebut merupakan bagian dari proyek kolaboratif yang melibatkan banyak editor. Biasanya, editor yang diizinkan dapat membuat perubahan pada dokumen kapan pun mereka mau.

SharePoint menampilkan versi terbaru dokumen dengan semua pengeditan terbaru kepada siapa saja yang dapat mengaksesnya. Namun, itu belum semuanya. Itu juga menyimpan semua versi sejak pembuatan file itu di Riwayat Versi. Siapa pun dapat mengakses riwayat versi untuk melihat siapa yang membuat perubahan pada dokumen.

Kejutkan Semua Orang Dengan Fitur SharePoint Tidak Dikenal

SharePoint tidak hanya untuk manajemen dokumen online. Anda dapat menggunakannya untuk berbagai keperluan lainnya. Di sini, Anda telah mengetahui tentang beberapa fungsi yang tidak biasa dari platform ini.

Meskipun banyak dari ini mungkin mengejutkan Anda, semua fitur SharePoint ini akan memungkinkan Anda untuk melakukan tugas tanpa beralih alat.

Apa itu Microsoft SharePoint? 4 Fitur dan Manfaat Menggunakannya

Microsoft SharePoint adalah alat kolaborasi dan manajemen file yang membantu produktivitas profesional dan pribadi Anda. Inilah yang perlu Anda ketahui!

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis