Apa itu Wiki Internal, dan Bagaimana Cara Mengaturnya?

Sulit untuk menjaga pengetahuan perusahaan Anda tetap sinkron di semua karyawan ketika Anda tidak memiliki cara yang baik untuk menyimpan dan berbagi informasi. Hal ini menyebabkan penurunan produktivitas karena karyawan menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencari jawaban daripada bekerja.

Wiki internal dapat membantu Anda memecahkan masalah ini. Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda melalui proses pengaturan wiki Anda, tetapi pertama-tama:

Apa Itu Wiki Internal, dan Apa Manfaatnya?

Wiki internal adalah gudang pengetahuan yang memberdayakan karyawan untuk membuat, mengedit, dan berbagi konten perusahaan yang relevan dan praktik terbaik. Ini seperti database terpusat yang memungkinkan setiap karyawan mengomunikasikan informasi untuk meningkatkan pengetahuan kolektif tim Anda dan menghilangkan pertanyaan yang berlebihan.

Ini adalah aset berharga yang dapat bertindak seperti ensiklopedia perusahaan Anda untuk melestarikan pengetahuan institusional saat tim Anda tumbuh.

Meskipun wiki internal mirip dengan basis pengetahuan karena mempromosikan berbagi informasi, perbedaan utama adalah bahwa ini adalah alat yang lebih kolaboratif yang memungkinkan setiap orang untuk

berbagi keahlian mereka (terutama untuk penggunaan internal). Di sisi lain, tim yang berdedikasi biasanya mengelola basis pengetahuan dan memasukkan informasi untuk penggunaan internal dan eksternal (produk dan layanan).

Berikut adalah beberapa alasan Anda harus membuat wiki internal:

• Menyediakan akses cepat ke informasi di organisasi Anda akan meningkatkan kolaborasi di berbagai departemen, atau di tempat kerja jarak jauh/hibrida.
• Memiliki tempat yang berisi semua informasi yang relevan akan meningkatkan kecepatan belajar dan produktivitas karyawan.
• Wiki internal dapat meningkatkan proses orientasi Anda. Ini berisi semua informasi yang relevan yang dibutuhkan karyawan baru untuk beradaptasi dengan lingkungan baru mereka dan membuat bola bergulir.
• Wiki internal juga memberikan tingkat keamanan dan keandalan tambahan. Anda dapat mengaturnya agar hanya dapat diakses oleh anggota organisasi Anda, dan ini menghilangkan risiko kehilangan data pada hard drive lokal.
• Alat wiki internal mudah digunakan dan memungkinkan siapa saja untuk membuat dan mengedit konten dengan jelas dan terorganisir menggunakan peluru, hyperlink, warna berbeda, dan fitur berharga lainnya.
• Memiliki wiki internal dapat membantu Anda membangun tempat kerja yang lebih inklusif, karena mendorong semua orang untuk menciptakan sistem saraf pusat perusahaan Anda.
• Wiki internal memungkinkan tim Anda untuk berkomunikasi secara asinkron, mengurangi stres karena menemukan jam yang tumpang tindih dan risiko pengalihan konteks.
• Ini memungkinkan Anda untuk mencegah hilangnya pengetahuan saat karyawan pergi.

Jenis Konten Apa yang Dapat Anda Simpan di Wiki Internal Anda?

Meskipun wiki internal dapat menampung semua informasi tentang organisasi Anda, yang terbaik adalah berfokus pada konten paling relevan yang dibutuhkan tim Anda dalam operasi harian mereka, termasuk:

• Berita dan pembaruan perusahaan
• Tutorial cara untuk perangkat lunak internal
• Dokumen pelatihan dan orientasi
• Catatan teknis
• Alur kerja umum
• Catatan pertemuan
• Kebijakan perusahaan, dll.

Memilih Perangkat Lunak Wiki Internal Anda

Meskipun setiap perusahaan memiliki kebutuhan dan persyaratan yang berbeda, ada beberapa fitur inti yang harus diperhatikan saat memilih alat wiki internal. Berikut adalah beberapa fitur penting untuk dipertimbangkan:

• Pilih perangkat lunak wiki yang mengintegrasikan populer alat komunikasi internal seperti Slack, Microsoft Teams, Asana, email, dll., untuk menghindari beralih di antara mereka untuk mengakses informasi penting.
• Salah satu tujuan utama wiki internal perusahaan Anda adalah untuk mengurangi waktu yang dihabiskan tim Anda untuk mencari informasi. Mengingat bahwa wiki perusahaan Anda mungkin berisi banyak informasi, sangat penting bagi Anda untuk memilih alat dengan fungsi pencarian yang efektif untuk menelusuri file dengan cepat.
• Perangkat lunak wiki internal harus menyediakan akses dan manajemen hak untuk melindungi konten dari pihak luar.
• Alat wiki Anda harus memungkinkan banyak pengguna untuk mengakses dan berkontribusi secara real-time.
• Pilih alat yang memungkinkan Anda membuat ruang kerja terpisah untuk berbagai departemen. Itu karena tim Anda akan lebih produktif ketika mereka dapat langsung mengakses konten yang relevan dengan fungsinya.
• Perangkat lunak wiki yang Anda pilih akan memungkinkan Anda melacak perubahan dan pembaruan. Anda, atau tim yang bertanggung jawab untuk memelihara wiki, harus mengetahui siapa yang membuat perubahan dan kapan perubahan tersebut dilakukan.

Jadi, beberapa alat menyediakan fitur-fitur di atas sekaligus ramah pengguna, salah satunya adalah Tettra.

Praktik Terbaik untuk Membangun Wiki Internal Anda Menggunakan Tettra

Anda harus memiliki rencana langkah demi langkah untuk membangun wiki internal Anda sebelum bergabung dengan tim. Berikut beberapa langkah yang bisa Anda ikuti:

1. Susun Informasi Anda

Setelah memilih perangkat lunak wiki, Anda dapat membagi konten ke dalam kategori utama untuk organisasi yang lebih baik. Sebagai contoh:

• A Perusahaan bagian di mana Anda akan menambahkan informasi seluruh perusahaan seperti pembaruan dan berita perusahaan.
• Buat sebuah SDM bagian untuk kebijakan perusahaan, penghargaan dan tunjangan karyawan, kebijakan hari libur.
• Anda juga dapat mengatur Departemen kategori di mana departemen yang berbeda di organisasi Anda dapat dengan cepat mengakses informasi yang relevan.
• Kategori berguna lainnya adalah Pelatihan, untuk tutorial cara dan materi pelatihan lainnya.

Anda dapat membuat lebih banyak kategori tergantung pada kebutuhan perusahaan Anda. Tujuannya di sini adalah untuk mengatur konten Anda dengan lebih baik sehingga semua orang tahu di mana mereka dapat menemukan informasi spesifik.

2. Impor atau Buat Konten

Setelah membuat struktur yang jelas dan terorganisir untuk wiki perusahaan Anda, sekarang Anda dapat mengimpor konten yang ada, jika ada, atau membuat konten baru dalam kategori wiki Anda.

Tempat yang bagus untuk memulai adalah membuat Mulai kategori untuk menyertakan Anda Panduan Wiki Internal. Anda dapat menggunakan panduan ini untuk menjelaskan bagaimana proyek ini akan membantu dalam organisasi Anda dan praktik terbaik tentang cara memanfaatkannya.

3. Siapkan Integrasi

Siapkan integrasi untuk memastikan bahwa Anda dapat menggunakan alat internal yang ada untuk menambah/memperbarui konten di wiki internal Anda. Dengan cara ini, Anda akan dengan mudah menyumbangkan konten yang akan memakan waktu terlalu lama, atau hanya menciptakan pengalaman keseluruhan yang lebih baik bagi pengguna.

Ini termasuk menghubungkan aplikasi obrolan Anda, sehingga pengguna dapat bertukar pikiran, mempostingnya di Tettra untuk dilihat orang lain, dan bahkan membuka item tugas di sana jika diperlukan. Melakukan hal ini akan membantu meningkatkan adopsi wiki internal dengan menjadikannya bagian integral dari alur kerja sehari-hari setiap orang.

4. Konfigurasikan Hak dan Izin Akses

Mengonfigurasi hak akses dan izin memberdayakan Anda untuk menentukan siapa yang memiliki akses ke konten apa. Ini penting karena Anda mungkin menambahkan konten yang hanya relevan dengan tim tertentu di organisasi Anda. Atau Anda mungkin ingin membatasi akses ke dokumen tertentu. Anda dapat melakukannya di Tettra di bawah Pengaturan Tim.

5. Luncurkan Wiki Anda

Sekarang, saatnya menyalakan lampu dan membuat semua orang menggunakan wiki internal Anda. Untuk melakukan ini, Anda dapat mengirim email ke anggota tim secara langsung melalui pengaturan di Tettra. Setelah Anda melakukannya, pastikan Anda mendorong mereka untuk membaca panduan wiki yang Anda tambahkan di kategori Memulai.

Tingkatkan Kolaborasi Tim Anda dengan Menyiapkan Wiki Perusahaan Anda

Menyiapkan wiki internal adalah cara yang bagus untuk menyimpan dan berbagi informasi. Banyak perusahaan tidak memiliki ini, tetapi ini dapat membantu dalam banyak hal.

Ini memungkinkan kolaborasi yang lebih baik antara tim dan departemen, dan lebih banyak kesempatan bagi karyawan untuk belajar satu sama lain. Gunakan tips ini sebagai dasar untuk membuat wiki perusahaan Anda.

Cara Menggunakan Alat Wiki di Microsoft Teams

Microsoft Teams memiliki alat Wiki internal yang memungkinkan Anda mengelola dan mengumpulkan informasi dengan lancar. Berikut cara menggunakannya!

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis