4 Tips Menyelesaikan Serah Terima Pekerjaan Profesional

Jadi, Anda telah ditawari pekerjaan baru, dan Anda bersemangat untuk memulai. Namun, sebelum Anda bisa melakukannya, Anda harus menyelesaikan pekerjaan Anda saat ini, dan setelah menyerahkan surat pengunduran diri, ini termasuk menyelesaikan serah terima untuk orang yang pada akhirnya akan menggantikan Anda.

Melakukan serah terima yang efektif membutuhkan banyak pengaturan dan pemahaman tentang apa yang perlu diketahui rekan kerja Anda. Mari kita lihat bagaimana Anda dapat membuat proses ini lebih mudah bagi semua orang yang terlibat, sehingga Anda dapat fokus untuk memulai usaha baru Anda.

Buat Daftar Periksa Serah Terima

Antara wawancara keluar dan mengucapkan selamat tinggal, mudah untuk melupakan semua yang perlu Anda lakukan sebelum meninggalkan pekerjaan Anda. Untuk alasan ini, memiliki daftar periksa serah terima yang solid adalah praktik yang baik dan membuat Anda tetap bertanggung jawab.

Daftar periksa harus mencakup semua yang perlu diketahui oleh orang baru dalam peran Anda dan manajer Anda, jadi Anda harus mulai mengumpulkan informasi ini sesegera mungkin:

• Tanggung jawab Anda sehari-hari
• Informasi tentang perangkat lunak dan proses tertentu
• Dokumen penting
• Setiap daftar klien yang perlu diserahkan
• Kontak kunci di dalam dan di luar perusahaan
• Informasi staf kunci (jika Anda seorang manajer)
• Setiap proyek yang perlu diselesaikan atau didelegasikan
• Siapa yang perlu menerima serah terima dan informasi apa pun yang Anda butuhkan

Terkait: Bagaimana Padlet Dapat Memudahkan Perencanaan dan Kolaborasi

Anda dapat membuat daftar periksa menggunakan templat di Word atau Excel, atau Anda dapat memilih aplikasi seperti: Todoist dan Padlet untuk membuat daftar tugas yang terpisah. Yang penting adalah Anda memiliki semua informasi yang tertulis di suatu tempat yang dapat Anda rujuk dengan andal saat dibutuhkan.

Memiliki Timeline yang Jelas

Periode pemberitahuan pengunduran diri yang biasa adalah sekitar 4 minggu, dan Anda harus mengingat hal ini saat merencanakan serah terima Anda. Bergantung pada sifat pekerjaan Anda saat ini, Anda harus berharap untuk secara bertahap mengurangi beban kerja Anda saat Anda bekerja menuju hari terakhir Anda.

Padlet memiliki kerangka waktu yang sangat baik yang dapat Anda gunakan, jika Anda memerlukan sesuatu yang visual, dan memungkinkan Anda untuk merencanakan periode pemberitahuan Anda. Prioritas awal harus memberi tahu orang yang relevan tentang keberangkatan Anda (seperti klien, kolega, dan pihak eksternal kontak), mengidentifikasi proyek yang dapat Anda delegasikan, dan berkomunikasi dengan manajer Anda tentang prosedur apa pun yang perlu diikuti.

Terkait: Aplikasi Daftar Tugas untuk Memprioritaskan dan Mengelola Tugas

Tujuannya adalah untuk menangani tugas yang paling mendesak dan paling memakan waktu terlebih dahulu, sehingga Anda tidak terburu-buru menyelesaikannya di minggu terakhir Anda. Sebaliknya, akhir garis waktu Anda harus berkompromi terutama dengan tugas-tugas administratif dan beberapa hal kecil yang perlu diikat.

Tulis Laporan Serah Terima Profesional

Meskipun Anda kemungkinan akan mengadakan pertemuan serah terima dengan manajer Anda, adalah praktik yang baik untuk menulis laporan serah terima untuk memastikan transisi yang mulus. Dokumen harus dapat dipahami, spesifik, ringkas, dan dibaca seperti manual instruksional yang mengalir.

Microsoft Word adalah tempat yang bagus untuk memulai, karena dapat diakses di semua platform dan terintegrasi secara mulus dengan aplikasi lain. Word menawarkan banyak template yang dapat Anda akses dari Rumah halaman, dengan mengklik Lebih banyak template di atas bilah pencarian, atau Anda dapat memulai dari a Dokumen kosong. Atau, Anda dapat pergi ke Lihat > ​​Garis Besar untuk mengatur laporan Anda menjadi beberapa bagian.

Pendekatan apa pun yang Anda gunakan, itu harus dibagi menjadi beberapa bagian dengan judul yang jelas, yang strukturnya mungkin terlihat seperti ini:

1. Apa peran Anda dan kepada siapa Anda bertanggung jawab.
2. Target perusahaan, harapan peran, dan prosedur yang terkait dengannya.
3. Daftar kontak yang berguna.
4. Cara menggunakan perangkat lunak yang relevan dan detail login.
5. Rincian tanggung jawab mingguan, bulanan, dan triwulanan Anda.
6. Rincian proyek atau pekerjaan klien Anda yang sedang berlangsung, termasuk tenggat waktu.

Terkait: Alternatif Microsoft Word yang Patut Dicoba

Jika Anda seorang manajer, Anda juga perlu memiliki bagian khusus untuk pengembangan berkelanjutan tim Anda dan pekerjaan yang melibatkan mereka. Anda juga dapat menandai pembaca ke tempat Anda menyimpan catatan staf Anda.

Anda juga dapat menyisipkan hyperlink di dalam isi teks Anda untuk menautkan ke dokumen penting dan relevan seperti salinan deskripsi pekerjaan Anda, spreadsheet yang merinci proyek yang sedang berlangsung, dan perusahaan yang berguna proses. Ini menghemat waktu Anda saat menulis serah terima Anda dan menjamin bahwa pembaca tahu di mana menemukan sesuatu. Untuk melakukan ini:

1. Pergi ke Memasukkan tab.
2. Klik Tautan.
3. Pilih Tautan dari tarik-turun.
4. Pilih file yang ingin Anda tautkan.

Atau Anda bisa memegang Ctrl + K untuk menambahkan hyperlink, dan ini akan memunculkan folder Anda.

Mengikat Ujung Longgar

Tidak peduli berapa banyak perencanaan yang Anda lakukan, akan selalu ada beberapa ujung longgar yang perlu diselesaikan sebelum Anda dapat melanjutkan. Beberapa di antaranya mungkin perlu didelegasikan, jadi Anda harus siap untuk mengomunikasikannya dengan manajer dan kolega Anda.

Perangkat lunak manajemen proyek seperti asana dapat membuat bagian ini cepat dan mudah, tetapi bisa sama efektifnya dengan penggunaan email atau alat komunikasi seperti Kendur dan Tim Microsoft. Sama seperti dokumen serah terima Anda, melewati potongan pekerjaan harus mudah dimengerti oleh penerima.

Terkait: Asana vs. Senin: Pilih Alat Manajemen Proyek yang Sempurna

Pastikan untuk mengirimkan komunikasi ke pihak terkait tentang siapa yang harus dihubungi saat Anda tidak ada, dan jika ada setiap penundaan karena akun Anda ditutup, aktifkan balasan otomatis di email kantor Anda dengan informasi ini termasuk.

Semua Basis Anda Tercakup

Sekarang setelah Anda memiliki dokumen serah terima dan gambaran yang jelas tentang bagaimana periode pemberitahuan Anda akan terlihat, Anda siap untuk mulai mereda dalam persiapan untuk hari terakhir Anda. Memiliki proses serah terima yang terorganisir dan efisien akan memberi Anda ketenangan pikiran saat Anda pindah ke pekerjaan baru Anda, dan kolega Anda akan berterima kasih.

Sangat normal untuk merasa kewalahan dengan seluruh operasi, jadi luangkan waktu Anda untuk itu. Adalah tanggung jawab Anda untuk menyerahkan, seperti halnya perusahaan untuk mengumpulkan informasi yang mereka butuhkan, jadi jika Anda merasa telah melupakan sesuatu, hubungi orang lain untuk mendapatkan wawasan.

Dengan semua dasar Anda tertutup, Anda dapat menantikan bab berikutnya dalam karir Anda, dan merasa senang dengan apa yang Anda tinggalkan.

10 Bendera Merah Klien yang Harus Diwaspadai Setiap Freelancer

Kita semua memiliki klien yang tidak cocok. Berikut adalah beberapa tanda bahaya yang harus diperhatikan saat bekerja dengan klien baru.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis