Iklan
Jika Anda mengadakan rapat tanpa agenda, atau menyimpan risalah pada dokumen Word lama, rapat dan laporan risalah Anda mungkin tidak berguna seperti yang seharusnya. Sementara kebanyakan dari kita tidak berharap untuk menghadiri pertemuan, tetap ada yang luar biasa alat daring 10+ Alat Online Hebat Untuk Koordinasi & Rapat GrupBagaimana Anda mengelola tim yang terdiri dari orang-orang yang tersebar secara geografis? Bagaimana Anda mengoordinasikan zona waktu internasional? Konsep bekerja melalui internet sudah mulai merambah ke tempat kerja sehari-hari,... Baca selengkapnya yang dapat membantu membuat rapat menjadi lebih produktif dan tidak memakan banyak waktu bagi mereka yang merencanakan dan memfasilitasinya.
Saya baru-baru ini menemukan aplikasi web manajemen pertemuan online yang canggih yang disebut ubi (yang merupakan singkatan dari Yet Another Meeting). yaM seperti asisten virtual untuk menghasilkan agenda dan laporan menit yang terlihat profesional, sambil juga menyediakan alat yang membantu rapat peserta bertukar pikiran, melakukan analisis produk dan biaya, dan berintegrasi dengan akun cloud online termasuk Dropbox, Google Kalender, dan Evernote.
yaM dapat digunakan dengan keduanya ruang pertemuan online Panduan Rapat Online: Perangkat Lunak Dan StrategiLayanan konferensi video modern mudah digunakan, dan tersedia untuk hampir semua orang yang memiliki komputer atau smartphone. Kemampuan untuk terhubung dan bertemu dengan orang-orang secara online berarti kita tidak lagi dibatasi oleh lokasi geografis. Baca selengkapnya Suka Google Hangouts Tips Merencanakan & Menyelenggarakan Rapat yang Efektif Dengan Google HangoutsDengan teknologi Internet saat ini, mengadakan rapat online dapat menjadi efisien dan hemat biaya terutama jika Anda merencanakannya sebelumnya dan menggunakan alat penghemat waktu. Selama beberapa bulan terakhir saya telah berpartisipasi dalam pertemuan online... Baca selengkapnya , atau dalam setelan offline tradisional. Sebagai aplikasi web, ini mirip dengan setuju Setuju: Tulis & Kelola Notulen Rapat Bisnis Anda Secara Online GratisSelama beberapa minggu sekarang saya telah mencari situs web atau aplikasi yang mudah digunakan yang memungkinkan saya menyimpan dan menyimpan risalah rapat. Pendekatan dokumen teks tradisional tidak lagi menjadi... Baca selengkapnya , tetapi jauh lebih canggih tanpa rumit.
Membuat Agenda
Setelah mendaftarkan akun dengan yaM, Anda dapat segera mulai menyusun agenda untuk pertemuan berikutnya. Anda cukup menambahkan item agenda di sisi kiri ruang kerja, beserta durasi waktu, dan nama orang yang bertanggung jawab atas item tersebut.
Anda dapat dengan mudah menetapkan nama ke item agenda, tetapi peserta harus mendaftarkan akun dengan yaM, yang dapat Anda kirimkan undangan kepada mereka untuk melakukannya dari dalam ruang kerja. Memiliki peserta yang terdaftar menjadikan yaM alat manajemen rapat yang jauh lebih kolaboratif, karena setiap peserta dapat secara bersamaan menambahkan catatan di ruang kerja selama rapat. Meskipun lebih efisien untuk memiliki satu orang yang ditugaskan sebagai pengambil menit, ada alat berguna lainnya di yaM yang membuatnya bagus untuk kolaborasi.
Saat agenda Anda dibuat, Anda dapat mencetak atau mengedarkannya ke peserta rapat. Setiap peserta yang terdaftar akan menerima laporan rapat melalui email, yang tentunya meliputi logistik media, daftar agenda, dan link ke ruang kerja yaM online. Yang terbaik dari semuanya, agenda Anda yang diedarkan diformat secara profesional dan mudah dibaca. Item agenda juga dapat disalin dan ditambahkan ke rapat baru. Akan lebih baik lagi, jika pengembang dapat membuat cara untuk membuat item agenda standar yang secara otomatis menjadi bagian dari setiap pertemuan baru.
Pengambilan Menit
Menambahkan catatan dan item tindakan di yaM semudah membuat agenda. Menit terdiri dari empat jenis konten: catatan, item tindakan, file terlampir, dan alat kolaborasi waktu nyata.
Cara pengaturan yaM sebenarnya dapat membantu peserta rapat tetap fokus, terutama jika setiap orang memiliki ruang kerja yang terbuka di komputer mereka selama rapat. Pencatat menit dapat dengan mudah menambahkan item tindakan, dengan tanggal jatuh tempo, dan nama orang yang bertanggung jawab. Anehnya, bagaimanapun, hanya satu orang dapat terdaftar sebagai bertanggung jawab untuk setiap item tindakan.
Di mana yaM juga bersinar adalah koleksi alat kolaborasi bawaannya yang memungkinkan anggota membuat Analisis Pro/Kontra, Analisis Produk, bertukar pikiran, atau memberikan suara pada keputusan penting. Ada juga alat untuk apa yang disebut analisis SWAT, yang membahas dan merekam kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dari proyek, ide, atau keputusan tertentu.
Anda akan melihat bahwa alat kolaborasi dan manajemen rapat ini dapat sangat berguna untuk membuat peserta tetap terlibat, dan mungkin membantu mereka membuat analisis dan keputusan yang lebih baik. Anda juga dapat mencetak atau mengirim email konten alat kolaborasi individu kepada peserta selama rapat. (Catatan: ide untuk alat kolaborasi online lainnya adalah diulas di sini 6 Alat Rapat Online Gratis Terbaik untuk Berkolaborasi dengan Tim AndaTim kecil tidak memerlukan aplikasi perusahaan yang mahal untuk berkolaborasi. Berikut adalah enam alat luar biasa yang dapat Anda gunakan untuk mengelola data, komunikasi, dan banyak lagi tim Anda. Gratis. Baca selengkapnya ).
Seperti halnya agenda, laporan risalah yaM juga dapat dicetak atau diedarkan melalui email. Notulen diformat dengan sangat baik sehingga peserta rapat tidak memiliki alasan untuk tidak meninjaunya. Agenda dan risalah juga diarsipkan di yaM, sehingga peserta dapat masuk ke akun mereka dan meninjaunya kapan saja.
Alat Lainnya
yaM menyertakan alat tambahan untuk melacak waktu selama rapat, mengatur tanggal rapat di kalender bawaan (yang terintegrasi dengan Google Kalender, Exchange, dan umpan Outlook/iCal), dan buku alamat.
Pengembang yaM telah menyertakan beberapa fitur yang berguna dalam aplikasi web mereka, tetapi mereka telah memberikan fitur khusus perhatian untuk memastikan antarmuka pengguna dapat diakses dan mudah dipelajari dalam beberapa menit setelah mendaftar dan Akun.
yaM memiliki akun gratis dasar yang mencakup semua fitur inti, dan kemampuan untuk mengadakan hingga 10 pertemuan per bulan, dengan hingga lima peserta per pertemuan. Akun premium memungkinkan pertemuan dan peserta tanpa batas, antarmuka yang dapat disesuaikan, dan enkripsi SSL.
yaM menurut saya menetapkan standar untuk alat manajemen rapat online. Tetapi beri tahu kami pendapat Anda tentang aplikasi online ini. Apakah ada fitur tambahan yang ingin Anda lihat ditambahkan?
Bakari adalah seorang penulis lepas dan fotografer. Dia adalah pengguna Mac lama, penggemar musik jazz, dan pria keluarga.
