Bagaimana Mendapatkan Proyek yang Tertunda dengan Cepat Kembali ke Jalurnya

Setiap proyek dimulai dengan niat baik dan upaya terbaik, tetapi banyak dari mereka yang keluar jalur dengan keterlibatan rendah dan meleset dari pencapaian. Namun, tidak perlu kecewa, karena beberapa tindakan korektif dapat membuat proyek Anda yang tertunda kembali ke jalurnya dalam waktu singkat.

Berikut adalah beberapa teknik pemulihan proyek yang efektif yang harus Anda coba untuk membuat segala sesuatunya bergerak ke arah yang benar.

1. Panggilan untuk Rapat Tim

Tim Anda mungkin telah bertemu di banyak pertemuan tim virtual untuk proyek ini. Namun, begitu Anda tahu Anda akan melewatkan tenggat waktu, semua orang wajib duduk bersama untuk sekali lagi. Pertemuan tim ini harus mengembangkan strategi baru tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Pertimbangkan hasil proyek, anggaran, dan waktu (sisa atau tambahan) yang Anda miliki untuk menyelesaikan proyek. Lihat dampak keterlambatan Anda pada masing-masing aspek ini. Cari tahu apa yang dapat diberikan tim sambil mempertahankan anggaran dan tenggat waktu yang sama.

Selain itu, lihat berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Kemudian, bicarakan dengan klien Anda tentang memilih salah satu opsi di atas.

2. Cari Tahu Alasan Penundaan

Selain memilih opsi yang layak untuk klien Anda, gunakan pertemuan untuk menentukan masalah proyek. Hanya dengan mengetahui alasan di balik penundaan proyek, Anda dapat mengambil langkah-langkah untuk memperbaiki masalah.

Ada berbagai alasan untuk penundaan proyek termasuk, kekurangan anggaran, kurangnya sumber daya, perubahan prioritas organisasi, ruang lingkup merayap, inefisiensi tim, dll. Cari tahu siapa yang bertanggung jawab atas keterlambatan dan bagaimana hal itu mempengaruhi proyek. Juga, simpulkan bagaimana Anda dapat memperbaiki masalah dalam waktu secepat mungkin.

3. Tetapkan Batas Waktu Baru tapi Realistis

Jika Anda telah melewatkan tenggat waktu semula, saatnya untuk melanjutkan dan menetapkan yang baru sebagai gantinya. Telusuri jadwal asli untuk mengidentifikasi berapa banyak tugas proyek yang masih tertunda. Tetapkan tonggak yang menantang tetapi layak untuk setiap tugas yang tersisa, dan temukan tanggal jatuh tempo baru untuk proyek tersebut.

Tujuan Anda adalah mengirimkan proyek dalam tenggat waktu yang baru. Oleh karena itu, pertimbangkan kapasitas, sumber daya, dan ketersediaan tim Anda sebelum mengatur tanggal jatuh tempo yang baru.

4. Pertimbangkan kembali Lingkup Proyek

Jika ruang lingkup proyek yang tidak realistis telah menyebabkan proyek Anda tertunda, pertimbangkan untuk merevisi garis besar sehingga dapat dicapai dalam waktu singkat. Diskusikan ruang lingkup dengan klien atau pemangku kepentingan dan periksa area proyek mana yang dapat Anda hapus.

Jangan biarkan scope creep terjadi ketika Anda benar-benar meminta pengurangan scope. Perubahan ruang lingkup akan membuat proyek sulit untuk diselesaikan. Mungkin juga perlu memindahkan fokus tim Anda ke arah yang baru sama sekali.

5. Bagi Menjadi Tugas Kecil dan Prioritaskan

Setelah Anda mendapatkan anggukan dari klien tentang ruang lingkup proyek yang direvisi, mulailah mengerjakannya. Pertama-tama, bagilah pekerjaan yang tersisa menjadi beberapa tugas kecil. Kemudian, cari apakah ada ketergantungan di antara tugas-tugas tersebut. Jika ya, pertimbangkan sebelum memprioritaskan tugas.

Minta tim untuk mengerjakan tugas yang diprioritaskan terlebih dahulu. Terkadang, klien mungkin meminta Anda untuk mengirimkan bagian atau bagian dari proyek terlebih dahulu selama penundaan proyek. Dalam kasus seperti itu, prioritaskan segmen tersebut.

Terkait: Teknik Terbaik Bagi Freelancer untuk Memprioritaskan Tugas Secara Gratis

6. Menegaskan kembali atau Menetapkan Kembali Tanggung Jawab

Anda harus bekerja dengan seluruh tim untuk menentukan peran mereka untuk lingkup atau tugas proyek yang tersisa. Tinjau tugas yang diselesaikan untuk mengidentifikasi konflik atau inefisiensi dalam pekerjaan yang dilakukan sejauh ini pada proyek ini. Mungkin perlu untuk menegaskan kembali atau mengalokasikan kembali tugas berdasarkan kinerja sebelumnya.

Selama penugasan kembali tugas, selesaikan keraguan tentang rencana awal. Pastikan bahwa orang yang baru ditugaskan memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas ini dan tidak memiliki prioritas lain.

7. Fokus pada Komunikasi Real-Time

Tidak ada ruang untuk penundaan lagi dalam proyek yang sudah keluar jalur. Terkadang, keputusan penting tetap tertunda karena balasan yang tertunda. Oleh karena itu, tim Anda tidak boleh membuang waktu dalam komunikasi asinkron di mana mereka tidak tahu kapan mereka akan mendapat tanggapan.

Terkait: Kiat dan Alat untuk Berkomunikasi dengan Klien dan Tim secara Real-Time

Dalam proyek yang tertunda, berikan penekanan pada komunikasi yang disinkronkan seperti obrolan instan. Kolega juga dapat berpartisipasi dalam panggilan audio atau video untuk mengklarifikasi keraguan atau mengajukan pertanyaan penting. Apa pun yang Anda lakukan, jangan pernah bergantung pada mode komunikasi tertunda seperti email dalam situasi seperti itu.

8. Lacak dan Kelola Tugas dengan Dekat

Anda tidak ingin tertunda dua kali pada satu proyek. Untuk menghindari hal ini, mengelola tugas dan melacak kemajuan mereka setiap hari sangat penting. Jadikan pelacakan kinerja sebagai bagian dari rutinitas harian Anda dengan dinamis aplikasi manajemen proyek di mana anggota dapat memeriksa tugas dan kemajuan proyek.

Melacak pencapaian saja tidak cukup, karena Anda perlu membandingkannya dengan pencapaian yang diproyeksikan. Ketika Anda melihat seseorang tertinggal, segera hubungi mereka untuk mengetahui masalahnya dan memperbaikinya sesegera mungkin.

9. Miliki Rencana Manajemen Risiko

Garis besar yang direvisi untuk proyek yang tertunda sering kali mencakup beban kerja tambahan, sumber daya baru, dan jadwal yang ketat. Meskipun ada kemungkinan besar Anda berhasil menyelesaikan proyek, itu juga melibatkan beberapa risiko. Oleh karena itu, Anda harus menyiapkan rencana manajemen risiko.

Untuk itu, kenali faktor risikonya. Anda juga harus menganalisisnya untuk mengembangkan rencana untuk mengurangi efek negatifnya. Melakukan upaya untuk menurunkan kemungkinan terjadinya faktor risiko tersebut. Buat seluruh tim mengetahui rencana manajemen risiko dan perbarui terus-menerus seiring kemajuan proyek.

10. Lakukan Upaya Tambahan

Tak perlu dikatakan, Anda perlu melakukan upaya ekstra untuk segera menyelesaikan proyek yang tertunda. Ini mungkin juga berarti bekerja lembur untuk banyak anggota tim. Tergantung pada ruang lingkup proyek, waktunya akan bervariasi. Namun, ini dapat menurunkan motivasi tim jika perpanjangan waktu menjadi ekstensif.

Untuk alasan ini, manajer harus menawarkan ide yang jelas kepada rekan satu tim mereka tentang berapa lama waktu lembur akan berlanjut. Jika seseorang tidak dapat memberikan lebih banyak waktu untuk proyek yang tertunda, Anda harus mengalihdayakan tugas mereka.

Tips Efektif untuk Proyek yang Tertunda

Bukan hal yang aneh jika sebuah proyek kehilangan fokusnya. Setelah itu terjadi, mengidentifikasi dan mengenali titik-titik nyeri proyek diperlukan.

Agar proyek kembali ke jalurnya, ikuti kiat-kiat yang disebutkan di atas. Anda juga dapat menggunakan aplikasi manajemen proyek untuk penyelesaian proyek yang sukses dan tepat waktu.

11 Fitur Terbaik MeisterTask untuk Manajemen Proyek Agile

Apakah Anda ingin menerapkan tangkas—metode manajemen proyek dinamis yang meningkatkan produktivitas? MeisterTask dapat membantu Anda.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis