9 Alasan Mengapa Proyek Tertunda dan Cara Menghindarinya

Penundaan proyek adalah kenyataan, dan terlepas dari upaya terbaik, banyak tim gagal menyelesaikan proyek dalam tenggat waktu. Jika Anda tidak ingin ada penundaan dalam proyek Anda saat ini dan di masa depan, Anda perlu menyadari faktor-faktor yang memainkan peran besar dalam penundaan proyek.

Mengetahui alasan proyek tertunda akan membantu Anda menemukan cara terbaik untuk menghindarinya. Berikut adalah alasan dan solusi untuk salah satu masalah manajemen proyek terbesar—keterlambatan proyek.

1. Scope Creep

Lingkup proyek mengacu pada garis besar lengkap proyek, dan scope creep berarti setiap perubahan mendadak dalam lingkup itu tanpa permintaan perubahan yang tepat. Bayangkan tim Anda berada di tengah-tengah proyek, dan tiba-tiba terjadi scope creep. Semua upaya yang Anda lakukan sampai sekarang akan sia-sia, dan penundaan penyelesaian proyek akan menjadi tak terelakkan.

Untuk menghindari masalah ini, rancang rencana proyek dan buat klien menandatangani perjanjian yang mengatakan bahwa mereka akan mematuhi garis besar. Juga, simpan semua

komunikasi tindak lanjut di satu tempat untuk menghindari menindaklanjuti beberapa sumber komunikasi untuk referensi.

2. Tim Tidak Mengetahui Tujuan Proyek

Menjadi bagian dari dunia usaha yang sibuk berarti Anda mungkin tidak tahu alasan di balik setiap tugas yang Anda lakukan. Namun, ini bisa menjadi penyebab demotivasi bagi rekan satu tim, yang mengakibatkan penundaan proyek.

Mengetahui hubungan antara tugas mereka dan tujuan proyek, tim dapat memperoleh inspirasi. Oleh karena itu, melibatkan semua anggota tim dari tahap perencanaan proyek adalah ide yang baik. Mintalah umpan balik mereka sehingga Anda dapat merencanakan proyek dengan nyaman.

Pastikan mereka melihat bagaimana kontribusi mereka berdampak pada proyek dan organisasi. Ini akan memotivasi mereka untuk menyelesaikan proyek dalam tenggat waktu dengan sukses.

3. Hasil dan Tenggat Waktu yang Tidak Realistis

Percaya atau tidak, memiliki tenggat waktu yang tidak realistis mungkin merupakan alasan utama di balik penundaan proyek. Seluruh tim dapat melakukan upaya tambahan, tetapi tidak mungkin menyelesaikan proyek tepat waktu jika tenggat waktu tidak dapat diterapkan.

Tidak peduli seberapa menggodanya untuk menetapkan hasil yang ambisius, kurang menjanjikan dan terlalu banyak memberikan adalah cara terbaik untuk mengesankan klien. Untuk alasan ini, tetapkan tujuan yang realistis, dapat dicapai, dan terukur.

Banyak proyek menyertakan banyak dependensi tugas. Dalam hal ini, rancang garis waktu proyek dengan mempertimbangkan ketersediaan sumber daya, perkiraan waktu, dan urutan tugas.

Terkait: Cara Meningkatkan Produktivitas Anda Menggunakan Kriteria SMART

4. Tidak Tersedianya Sumber Daya

Jika sumber daya keuangan, manusia, dan material yang diperlukan tidak tersedia, proyek pasti akan tertunda. Dalam hal sumber daya keuangan, evaluasi apakah anggaran awal dapat menutupi biaya proyek. Jika tidak, dapatkan dana tambahan sesegera mungkin untuk menghindari proyek tertunda karena kekurangan dana.

Untuk sumber daya manusia, lihat apakah anggota tim memiliki keterampilan dan pengalaman yang diperlukan. Jika tidak, latih mereka atau outsourcing tugas. Berhati-hatilah dengan sumber daya material seperti infrastruktur. Ketersediaan sumber daya ini tidak dijamin, dan ada baiknya memiliki cadangan untuk ini.

5. Pelacakan Kemajuan dan Tindak Lanjut yang Tidak Benar

Secara konstan mengumpulkan data tentang kemajuan tugas sangat penting untuk keberhasilan proyek. Tidak melakukannya dapat mengakibatkan penundaan proyek. Selain menyiapkan tujuan, Anda perlu melacak jika ada penundaan dalam tugas apa pun. Dengan demikian, Anda dapat melihat apakah tim berada di jalur yang tepat untuk mencapai target.

Anda dapat menggunakan alat manajemen tugas untuk mengukur kemajuan setiap tugas. Setelah melihat penundaan dalam tugas apa pun, Anda juga dapat mendelegasikan tugas tersebut kepada orang lain. Jika perlu, aplikasi ini juga membantu Anda menetapkan ulang semua tugas proyek dengan mudah.

6. Miskomunikasi Antar Pemangku Kepentingan

Semua pihak yang terlibat dalam sebuah proyek harus berada di halaman yang sama; jika tidak, mereka tidak dapat menyelesaikan proyek dalam batas waktu. Miskomunikasi menyebabkan kesalahpahaman, yang pada akhirnya menghambat kemajuan proyek.

Itu sebabnya setiap anggota tim harus segera mengetahui perubahan ruang lingkup, harapan klien, dan penundaan dari pihak mana pun yang terlibat. Harus ada pertemuan tim reguler untuk menyampaikan pembaruan pada proyek.

Tim juga harus menggunakan alat manajemen proyek untuk mengetahui tentang tanggal jatuh tempo dan tenggat waktu utama. Aplikasi ini juga menyimpan semua komunikasi tim di satu tempat untuk memastikan kejelasan.

7. Keengganan untuk Bekerja sebagai Tim

Sebuah proyek yang sukses adalah usaha tim. Setiap anggota, termasuk manajer, perlu memainkan perannya secara efektif untuk mencapai target. Terkadang, anggota tim tidak berkolaborasi, dan itu mengakibatkan penundaan proyek. Bahkan manajer saat ini cenderung tidak melakukan micromanage.

Tetapi semua orang perlu mengingat bahwa tujuan akhirnya adalah menyelesaikan proyek tepat waktu. Anda tidak boleh membahayakan proyek hanya untuk menghindari konflik.

Sementara anggota tim membutuhkan ruang dan kekuatan pengambilan keputusan mereka sendiri untuk melakukan yang terbaik, manajer harus campur tangan kapan pun diperlukan untuk menghentikan proyek agar tidak keluar jalur. Manajer juga harus mengambil langkah segera untuk menyelesaikan konflik tim apa pun.

Terkait: Apa itu Konflik Kerja Jarak Jauh? Cara Mencegahnya

8. Faktor Pihak Ketiga

Seringkali, organisasi membutuhkan keterlibatan pihak ketiga pada tahap proyek tertentu. Vendor eksternal juga dapat bertanggung jawab atas keterlambatan proyek jika mereka tidak mengirimkan sumber daya atau tugas tepat waktu. Ini biasanya terjadi karena orang-orang pihak ketiga ini tidak tahu tentang pencapaian atau tujuan proyek Anda.

Selain itu, tim tidak menindaklanjuti dengan vendor tentang tugas yang diberikan dan mendapat masalah saat ada penundaan dari pihak ketiga. Untuk menghindari masalah seperti itu, beri mereka tenggat waktu yang ketat dan tetap berhubungan dengan mereka sampai pengiriman mereka. Anda juga dapat memasukkan ketentuan penalti dalam kontrak atas keterlambatan tersebut. Dengan demikian, mereka akan menganggap serius pengiriman tepat waktu.

9. Keadaan Tak Terduga

Last but not least, Anda harus menghadapi beberapa situasi tak terduga yang mungkin mengakibatkan penundaan proyek. Bencana alam, gangguan cuaca, ketidakstabilan politik, resesi global, kesulitan mendapatkan investasi—semua ini dapat menunda proyek Anda.

Meskipun penyebab ini tidak dapat dicegah, Anda tentu dapat mengurangi dampaknya dengan perencanaan yang tepat. Setiap anggota tim harus selalu bersiap untuk kemungkinan terburuk. Tidak meninggalkan tugas untuk saat-saat terakhir adalah langkah kuat untuk melawan masalah ini.

Anggota tim juga harus bekerja sama ketika ada beban kerja tambahan setelah bencana untuk menyelesaikan proyek tepat waktu.

Simpan Proyek Agar Tidak Tertunda

Sebuah proyek dapat keluar jalur pada fase apa pun. Dengan mengetahui alasan umum yang bertanggung jawab atas keterlambatan proyek dan solusi untuk menghindarinya, Anda dapat memenuhi tujuan pengiriman proyek yang sukses tepat waktu. Dengan demikian, mencapai tujuan produktivitas juga menjadi lebih mudah dari sebelumnya.

7 Aplikasi Terbaik untuk Membantu Anda Mencapai Sasaran Produktivitas Anda

Apakah Anda ingin unggul dalam manajemen waktu? Gunakan aplikasi timeboxing yang kaya fitur ini untuk memenuhi sasaran produktivitas Anda.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis