8 Fitur Tempat Kerja dari Facebook untuk Manajemen Proyek Kolaboratif

Mengelola komunikasi dan konten proyek adalah tugas yang menantang. Tanpa sumber data yang sama, ini adalah tugas yang luar biasa. Workplace dari Facebook punya solusi untuk ini! Terlepas dari ukuran pekerjaan atau proyek Anda, ini adalah alat yang ideal untuk mengelola berbagai tugas dan konten proyek.

Selain itu, anggota tim Anda sudah akrab dengan antarmuka pengguna (UI), karena sangat mirip dengan platform Facebook. Baca terus untuk mengetahui bagaimana itu bisa menjadi pembangkit tenaga listrik untuk manajemen proyek.

1. Buat Grup Dedikasikan untuk Setiap Proyek

Mengelola banyak proyek pada saat yang sama dapat menjadi sibuk dan membingungkan. Lewati kebingungan dengan fitur grup khusus Workplace. Di platform ini, Anda dapat membuat grup terpisah untuk setiap proyek untuk memisahkan tugas.

Grup yang Anda buat tetap rahasia, karena hanya anggota grup yang memiliki izin untuk berkontribusi. Anda dapat menambahkan grup sebanyak yang Anda inginkan dan menambahkan sejumlah anggota ke grup.

Jika Anda bekerja sama dengan organisasi lain, grup multi-perusahaan akan berguna. Grup multi-perusahaan di tempat kerja memungkinkan Anda bekerja dengan orang-orang di luar perusahaan Anda dengan efisiensi yang sama.

2. Bagikan File Dengan Rekan Tim

Apakah Anda bekerja dari jarak jauh atau bekerja dari ruang kantor yang sama, Anda perlu berbagi file dengan kolega Anda melalui saluran online. Seperti suite kantor efisien lainnya, Workplace memungkinkan Anda berbagi file dengan rekan tim dengan mudah.

Anda dapat menambahkan file dari sistem lokal Anda ke dalam grup. Atau, Anda juga dapat memanfaatkan integrasi berbagi file yang disetujui oleh admin sistem organisasi. Admin grup dapat menambahkan integrasi yang disetujui ke grup untuk digunakan anggotanya.

Periksa tab Integrasi untuk menemukan alat berbagi file. Saat ini, ini mendukung aplikasi berbagi file seperti Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint, dll.

3. Kerja Kolaboratif pada File & Umpan Balik

Menggunakan fitur anotasi dari rangkaian ruang kerja ini, tim Anda dapat berbagi umpan balik tentang berbagai file yang dibagikan dalam grup. Dengan cara ini, pelacakan komentar dan umpan balik menjadi lebih mudah dari sebelumnya.

Selain itu, semua file yang dibagikan dengan anggota grup tersedia di tab File. Jadi, Anda tidak perlu menggulir feed untuk menemukan file yang Anda butuhkan.

Suite ini juga memungkinkan Anda membuat grup umpan balik terbuka. Di sini, anggota tim lain juga dapat menawarkan umpan balik. Dengan berbagi lebih banyak tentang proyek, seperti gaya dokumentasi, desain, audiens target, dll., Anda bisa mendapatkan lebih banyak umpan balik dari orang lain dan mendapatkan perspektif baru.

4. Melacak Proyek dan Kemajuan Tugas

Melacak kemajuan proyek itu mudah di Workplace. Dengan menempatkan pembaruan mingguan tentang kemajuan, preferensi, dan masalah luar biasa lainnya dalam grup, rekan tim dapat saling memberi tahu tentang tugas mereka.

Jika seseorang harus membagikan laporan panjang atau temuan penelitian, mereka dapat memanfaatkan fitur Catatan dari platform ini. Untuk melacak tugas yang harus dilakukan, Anda dapat membagikan item tindakan dalam grup yang dapat ditandai oleh penerima tugas sebagai selesai setelah selesai.

Anda dapat menggunakan fitur penyebutan untuk menetapkan tugas ke anggota tim. Anda bahkan dapat mengintegrasikan Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly, dll. aplikasi untuk manajemen tugas dan produktivitas yang lebih baik melalui Workplace.

Terkait: Alternatif Zapier Gratis untuk Mengurangi Beban Kerja dan Meningkatkan Produktivitas

5. Penyimpanan File yang Aman dan Umum

Tab File dari grup Workplace mengatur semua file proyek di satu tempat. Anda dapat menghemat waktu dengan membiarkan Workplace mengelola sumber daya proyek Anda seperti gambar, PDF, lembar Excel, dll. Jika Anda menggunakan Workplace, Anda tidak perlu melacak anggota tim yang membagikan dokumen sensitif terkait proyek melalui platform yang berbeda, sehingga membahayakan data rahasia.

Tim Anda dapat mengunggah file ke grup melalui beberapa saluran seperti Postingan, Obrolan, Topik, Pembelajaran, Media, dll. Tapi, semua file langsung masuk ke tab Files. Dari sini, Anda dapat dengan mudah mengelola akses file, kontrol versi, dan menghapus file jika tidak diperlukan.

Penting untuk diketahui bahwa Anda hanya dapat mengunggah file hingga 50 MB melalui saluran selain Obrolan Workplace. Dari Obrolan Workplace, Anda dapat mengunggah file berukuran hingga 75 MB. Batas ukuran file membantu tim untuk tetap produktif dengan berbagi file kecil dengan mudah tanpa menghadapi masalah dengan bandwidth kecepatan unggah.

Ini mungkin tampak seperti batas unggah file yang rendah. Namun, Workplace mendukung pengunggahan file video berukuran besar hingga 4 GB. Jadi, kapan pun Anda perlu membuat video tutorial untuk bagian Pembelajaran atau Pustaka Pengetahuan, Anda selalu dapat mengunggah video HD panjang.

6. Pesan Real-Time Melalui Obrolan di Tempat Kerja

Saat tim mengerjakan proyek dari lokasi yang jauh, tidak ada alternatif selain komunikasi waktu nyata. Namun, tidak selalu mungkin untuk terhubung melalui panggilan audio atau video saat bekerja dari rumah. Itulah mengapa Anda perlu memiliki opsi obrolan instan di ruang kerja kolaboratif Anda.

Workplace juga menawarkan fitur ini kepada penggunanya melalui aplikasi Obrolan Workplace. Unduh di ponsel Android atau iOS Anda dan tetap terhubung saat bepergian. Gunakan untuk mendapatkan jawaban instan untuk pertanyaan penting. Grup dengan 250 anggota atau kurang dapat menggunakan opsi ini.

7. Panggilan Audio atau Video untuk Komunikasi yang Mulus

Untuk tim jarak jauh atau hibrida, kerja kolaboratif tidak mungkin dilakukan tanpa panggilan audio/video. Jika Anda menggunakan Tempat Kerja Dari Facebook untuk manajemen proyek, Anda tidak perlu menggunakan aplikasi tambahan apa pun untuk tujuan ini. Melakukan panggilan ke rekan satu tim Anda hanya dengan sekali klik dengan Workplace.

Hingga 50 anggota tim dapat bergabung dalam rapat audio atau video melalui Workplace dari fitur rapat Facebook. Anda dapat memanfaatkan fasilitas ini untuk rapat tim mingguan atau diskusi kelompok.

Anda juga dapat terlibat dalam panggilan cepat satu lawan satu dengan anggota grup. Integrasi aplikasi panggilan virtual seperti Zoom, BlueJeans, dan Cisco Webex Meetings juga tersedia.

8. Fitur Post Pinning untuk Referensi Cepat

Anda juga dapat menyematkan postingan atau konten di halaman grup, mirip dengan halaman atau grup Facebook. Di setiap kelompok, ada instruksi proyek penting, tujuan, tenggat waktu, dan sumber daya. Penyematan konten memastikan bahwa anggota tim dengan mudah menemukan konten yang dibutuhkan untuk mengerjakan sebuah proyek.

Jika mau, Anda dapat menyematkan banyak pos tanpa masalah. Anda juga dapat memutuskan pos yang disematkan mana yang harus tetap di atas yang lain. Ingatlah bahwa hanya admin grup yang dapat menyematkan postingan di grup Workplace.

Mengelola Banyak Proyek Itu Mudah

Fungsionalitas yang Anda lihat di atas adalah kebutuhan dasar untuk proyek apa pun. Workplace dari Facebook memenuhi semua fitur ini secara efisien melalui UI yang mudah.

Jika data proyek Anda seperti daftar tugas, alur kerja, maket produk/layanan, konten referensi, dll., ada di lebih dari satu alat, bawa ke satu alat pusat seperti Workplace secara gratis. Mengetahui bagaimana Workplace bersaing dengan ruang kerja manajemen proyek lainnya juga merupakan hal yang cerdas sebelum membuat keputusan akhir.

Google Workspace vs. Tempat Kerja Dari Facebook: Mana yang Lebih Baik?

Berikut cara memutuskan mana yang lebih baik untuk tim jarak jauh atau hibrida: Google Workspace atau Facebook Workplace.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis