5 Cara Mengatasi Tantangan Manajemen Tugas Paling Umum

Setiap proyek terdiri dari serangkaian tugas yang harus Anda selesaikan tepat waktu. Manajemen tugas yang tepat berarti mengelola proyek dari konsepsi hingga penyelesaian. Baik Anda bagian dari tim yang bekerja dari kantor atau rumah, proses manajemen tugas dapat membuat Anda menghadapi beberapa tantangan umum.

Cari tahu lima tantangan umum manajemen tugas yang dapat Anda dan tim Anda hadapi dan bagaimana Anda dapat mengatasinya dengan alat.

1. Tidak Ada Visibilitas pada Kemajuan Tugas

Salah satu prasyarat penyelesaian tugas tepat waktu dan kolaborasi yang sukses adalah visibilitas kemajuan tugas. Tanpa itu, mengelola tugas menjadi tantangan bagi tim mana pun. Anda dapat berharap untuk menyelesaikan masalah dengan cepat hanya dengan memastikan transparansi dalam kemajuan tugas.

Dengan papan Kanban, Anda dapat membuat gambaran visual dari alur kerja proyek. Trello adalah aplikasi papan Kanban yang memungkinkan Anda merampingkan semua tugas dengan mengidentifikasi hambatan dalam prosesnya. Aplikasi ini tidak hanya membuat kemajuan tugas dapat diakses, tetapi juga memungkinkan Anda mengambil tindakan tegas untuk membuat tugas yang lama tertunda tetap berjalan.

Menggunakan alat bagan Gantt adalah cara lain yang berguna untuk melacak kemajuan tugas. Dengan Aganty aplikasi, anggota tim dapat menyinkronkan tugas mereka sesuai dengan itu. Ini juga memungkinkan Anda menetapkan dan mendelegasikan tugas ke sumber daya yang tersedia.

Terkait: Aplikasi Gantt Chart Gratis Terbaik untuk Manajemen Proyek

2. Pekerjaan Menghambat Ketergantungan Email

Komunikasi yang jelas sangat penting bagi tim mana pun untuk menyelesaikan tugas dalam waktu yang ditentukan dan dengan efisiensi penuh. Meskipun email adalah mode komunikasi yang populer di antara anggota tim, ketergantungan penuh pada email dapat menjadi kontraproduktif dan menghambat produktivitas.

Sedangkan untuk tim, salah satu tantangan manajemen tugas terbesar adalah menjaga semua orang pada halaman yang sama dengan mengomunikasikan pesan yang diperlukan. Di sini, mengomunikasikan apa dan bagaimana—keduanya menjadi penting. Jika seseorang menghabiskan lebih banyak waktu untuk memeriksa, menulis, dan membalas email daripada tugas produktif, tujuan komunikasi email akan gagal.

Dengan MeisterTugas, Anda dapat memusatkan proses berbagi informasi oleh anggota tim. Anda dapat memfasilitasi komunikasi tim yang lebih baik dengan menambahkan deskripsi tugas, lampiran, log perubahan tugas, dan komentar dalam tugas itu sendiri. Fitur-fitur ini membuat tugas menjadi interaktif dan dapat dilacak.

Dengan melacak proyek, Anda dapat tetap mengikuti perkembangan dan mendapatkan semua informasi yang diperlukan. Anda dapat dengan cepat membalas setiap perubahan tugas dengan emoji dan mendapatkan pemberitahuan melalui email untuk perubahan tersebut.

3. Kurangnya Laporan Kinerja Terstruktur

Untuk mengetahui tentang efisiensi dan produktivitas tim Anda, mendapatkan gambaran lengkap tentang kinerja setiap anggota tim diperlukan. Tanpa wawasan yang tepat, tidak ada yang mungkin tahu tentang kemajuan tugas. Hanya laporan terstruktur yang dapat menghasilkan wawasan tentang seluruh proses yang telah dilalui tim.

Laporan semacam itu tidak hanya menawarkan wawasan berharga tentang tugas dan proyek. Mereka juga menyajikan pengumpulan informasi dengan cara yang mudah dimengerti. Ketika Anda memiliki gambaran lengkap di satu tempat, mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan efisiensi tugas menjadi mulus.

Laporan terstruktur juga memungkinkan Anda menghasilkan statistik yang berbeda menggunakan metrik penting dan menyesuaikan cara Anda ingin melihat detailnya. Kamu bisa gunakan fitur Pelaporan Universal Asana untuk mendapatkan grafik dan grafik tentang kinerja tim Anda. Dalam beberapa klik, Anda bisa mendapatkan status produktivitas real-time dari tim Anda.

Setiap anggota tim dapat membuat dasbor produktivitas mereka dengan alat ini yang secara visual mewakili metrik kinerja. Individu dapat berbagi laporan hanya-baca dengan kolaborator internal dan eksternal. Menyesuaikan laporan juga mudah karena Anda dapat menambahkan berbagai filter, memilih jenis bagan, dan menetapkan warna terpisah untuk setiap proyek.

4. Tidak adanya Otomatisasi yang Mudah

Dalam dunia bisnis modern, pentingnya otomatisasi tugas adalah yang terpenting. Tanpa itu, mengelola tugas Anda dan menyelesaikan proyek tepat waktu akan sulit. Tidak adanya otomatisasi juga dapat menyebabkan masalah produktivitas dalam tim Anda dan pelaksanaan tugas yang lambat.

Oleh karena itu, Anda harus menggunakan alat yang berbeda untuk mengotomatisasi tugas dan menyelamatkan tim Anda dari menghabiskan waktu secara manual melakukan tugas-tugas tersebut. Saat memilih alat otomatisasi, pastikan ini memiliki lebih banyak manfaat daripada kelemahan seperti kurva belajar yang curam, sistem yang melambat, dan konsumsi waktu yang berlebihan.

Ketika datang ke otomatisasi, Anda dapat menggunakan sejumlah alat tergantung pada ruang lingkup pekerjaan Anda. Selain menghilangkan beban kerja tim, otomatisasi cerdas memungkinkan Anda fokus pada tugas yang penting. Saat menggunakan beberapa alat otomatisasi, Anda dapat mengambil bantuan dari Zapier untuk integrasi yang mudah antar aplikasi.

Beberapa integrasi populer yang didukung Zapier adalah:

• Google Spreadsheet dan Toggl: Gunakan untuk mengelola proyek untuk tim jarak jauh dan hibrida.
• ClickUp dan TimeDoctor: Gunakan untuk melacak jam produktif dan mengelola tugas.
• Trello dan Jira: Gunakan untuk melacak masalah saat mengelola tugas melalui alat gaya Kanban.
• Asana dan HubSpot: Digunakan untuk menyinkronkan perangkat lunak CRM dengan alat manajemen proyek.
• ClickUp dan Jira: Gunakan untuk melacak dan menyelesaikan masalah saat memantau tugas.

Terkait: Integrasi Zapier Yang Akan Mengotomatiskan Alur Kerja Manajemen Tugas Anda

5. Berurusan dengan Scope Creep

Scope creep adalah tantangan manajemen tugas umum yang dihadapi tim. Ini mengacu pada perubahan persyaratan proyek dari apa yang Anda putuskan pada inisiasi proyek. Perubahan ini berdampak pada tujuan dan hasil proyek.

Anda perlu menyadari scope creep saat merencanakan proyek dan menugaskan tugas kepada anggota. Terlepas dari industrinya, Anda dapat mencegahnya dengan penilaian risiko dan menjadi sadar selama pemetaan proyek.

Setiap proyek memiliki risiko tertentu, dan memiliki rencana darurat sejak awal dapat menyelamatkan Anda dari situasi yang tidak terduga. Selain itu, terus-menerus mengevaluasi risiko selama siklus hidup proyek juga akan membantu Anda mengelola risiko. Dengan menggunakan senin.com, Anda dapat dengan bijaksana menangani scope creep dalam proyek Anda.

Daftar risiko proyek dari aplikasi ini memungkinkan Anda untuk menemukan, mengevaluasi, dan merencanakan kemungkinan insiden sehingga Anda dapat mengurangi risiko. Menggunakannya Templat perencanaan sprint scrum, Anda dapat membuat tim Anda tetap fokus pada tugas dan sasaran tertentu. NS Ubah Pelacak Manajemen alat ini memungkinkan Anda menguraikan dan melacak rencana manajemen perubahan.

Masalah Manajemen Tugas Terselesaikan

Masalah manajemen tugas dapat mengakibatkan proyek tertunda dan klien tidak bahagia. Waspadai potensi masalah yang mungkin Anda hadapi terkait manajemen tugas.

Saat artikel ini membahas tantangan dan solusi yang layak, Anda sekarang dapat mengambil tindakan yang diperlukan untuk menghindari masalah tersebut guna memastikan manajemen proyek yang lancar.

8 Alternatif Asana Gratis Terbaik untuk Manajemen Proyek

Apakah Anda mencari alternatif untuk Asana? Lihat alat gratis ini yang memungkinkan Anda mengelola proyek secara efisien.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis