Cara Membuat Formulir Excel untuk Spreadsheet Entri Data

Memasukkan data di Excel adalah tugas yang menakutkan, terutama jika Anda memiliki banyak kolom dan banyak entri. Ini juga dapat membingungkan pengguna lain, terutama jika mereka tidak terbiasa dengan spreadsheet Anda.

Tetapi tahukah Anda bahwa Anda dapat membuat formulir untuk mempermudah tugas ini? Microsoft memungkinkan Anda atau siapa pun menambahkan data ke spreadsheet Anda melalui formulir di jendela baru. Dengan begitu, ada sedikit kebingungan tentang info apa yang harus mereka masukkan ke dalam file Excel.

Baca terus dan pelajari cara membuat formulir untuk lembar bentang Excel Anda sendiri.

Mempersiapkan Data Anda

Sebelum Anda mulai membuat formulir, Anda harus terlebih dahulu menyiapkan data yang akan Anda perlukan. Misalnya, jika Anda membuat daftar kehadiran siswa, Anda harus menuliskan informasi yang Anda perlukan dari mereka di kolom terlebih dahulu.

Misalnya, Anda harus memiliki nama depan, nama belakang, nomor siswa, alamat email, dan kursus; kemudian, Anda harus mencantumkan ini di sepanjang baris atas. Item ini akan menandakan kolom di mana data yang dimasukkan siswa Anda akan dikompilasi di bawahnya.

Jika Anda akan meminta siswa Anda untuk memasukkan detail mereka secara manual, mereka harus menggulir ke bawah ke bagian bawah file Excel untuk menemukan baris kosong. Dan jika Anda meminta banyak informasi, katakanlah untuk buku tahunan, akan mudah bagi siswa mana pun untuk melewatkan satu sel, yang mengarah ke data yang tidak lengkap.

Memasukkan Formulir Sederhana

Setelah Anda menyiapkan semua judul kolom, Anda sekarang dapat mulai membuat formulir. Untuk melakukannya, pilih salah satu header kolom. Pergi ke Bilah Pencarian di bagian paling atas jendela Excel dan ketik Membentuk. Dalam hasil pencarian, di bawah tindakan, klik Membentuk.

A Microsoft Excel jendela peringatan akan muncul, mengonfirmasi apakah Anda ingin menggunakan baris yang Anda pilih sebagai label formulir. Jika Anda sudah melakukannya, klik oke. Jika tidak, klik Membatalkan, pilih tajuk kolom yang ingin Anda gunakan sebagai label formulir, dan ulangi langkah-langkah yang diuraikan di paragraf sebelumnya.

Setelah menekan oke, jendela formulir akan muncul, dan hanya itu! Anda sekarang bebas untuk mulai memasukkan data.

Jika Anda akan sering menggunakan alat ini, Anda dapat menambahkan pintasan ke fitur ini di Bilah Alat Akses Cepat. Kembali ke Bilah Pencarian dan ketik Membentuk lagi. Tetapi alih-alih mengklik kiri pada Membentuk hasil, klik kanan di atasnya bukan untuk membuka menu konteks.

Pilih Tambahkan ke Bilah Alat Akses Cepat, dan Anda akan melihat ikon formulir muncul di dalamnya. Jadi lain kali Anda perlu membuka alat formulir, yang Anda butuhkan hanyalah mengklik tombol pintasan.

Menambahkan Data Baru

Dengan jendela formulir terbuka, Anda akan melihat informasi yang perlu Anda masukkan ke dalam database Anda. Isi semua bidang yang kosong, dan setelah selesai, klik Baru. Data yang Anda ketikkan akan secara otomatis mengisi bagian paling bawah tabel Anda, dan Anda akan mendapatkan formulir kosong baru yang siap digunakan.

Jika Anda secara tidak sengaja menyimpan data yang salah, Anda dapat kembali dan mengubahnya. Jelajahi entri yang ingin Anda ubah dengan menekan tombol Temukan Sebelumnya atau Temukan Berikutnya tombol. Ketika Anda telah mencapai item yang ingin Anda edit, cukup ubah informasi di bidang yang relevan.

Setelah Anda menyelesaikan koreksi Anda, klik Baru atau tekan Memasuki pada keyboard Anda untuk melakukan perubahan. Tetapi jika Anda membuat kesalahan ketik dan ingin mengembalikan entri sebelumnya, klik Memulihkan sebagai gantinya. Namun, perhatikan bahwa Anda tidak dapat membatalkan perubahan dengan Pulihkan setelah Anda melakukan perubahan.

Menjelajah Entri Dengan Jendela Formulir

Sekarang setelah Anda memiliki beberapa entri ke dalam spreadsheet, Anda dapat menggunakan jendela formulir itu sendiri untuk menelusuri data Anda. Di dekat sudut kanan atas jendela, Anda akan melihat nomor seri data saat ini.

Jika Anda ingin melihat entri sebelum atau sesudah pemilihan saat ini, Anda dapat menggunakan yang disebutkan sebelumnya Temukan Sebelumnya dan Temukan Berikutnya tombol. Atau, Anda dapat menggunakan bilah gulir untuk melompati beberapa entri dengan cepat.

Untuk menemukan hasil tertentu, Anda dapat menggunakan fungsi pencarian jendela formulir. Untuk mengaksesnya, klik tombol Kriteria tombol tepat di bawah, Temukan Berikutnya. Ketik informasi yang ingin Anda cari di bidang yang relevan, lalu tekan Memasuki pada keyboard Anda.

Terkait: Cara Menggunakan Temukan dan Ganti Fitur Pencarian di Excel

Jendela kemudian akan menampilkan baris berikutnya dengan informasi terkait. Untuk menelusuri hasil lainnya, klik salah satu dari Temukan Sebelumnya atau Temukan Berikutnya.

Anda juga dapat menggunakan rumus dan pengubah untuk pencarian lebih lanjut. Anda dapat menggunakan wildcard asterisk untuk mencari bagian dari catatan. Demikian juga, Anda juga dapat menggunakan lebih besar dari atau kurang dari tanda untuk mencari nilai numerik atau tanggal.

Misalnya, jika Anda ingin mencari siswa yang mengambil kursus BA, Anda dapat memasukkan BA* pada kolom yang sesuai. Jendela formulir hanya akan menampilkan siswa dari spreadsheet Anda yang mengambil gelar BA.

Menghindari Entri Kosong

Anda juga dapat mencegah entri kosong yang tidak disengaja dengan menambahkan menggunakan fungsi Validasi Data. Untuk melakukan ini, pertama-tama Anda harus memilih tabel tempat Anda akan memasukkan data. Anda kemudian harus pergi ke Data > Validasi Data.

NS Validasi data jendela kemudian akan terbuka. Dalam Pengaturan tab, di bawah Mengizinkan menu tarik-turun, pilih Panjang teks. Kemudian di bawah Data menu tarik-turun, pilih lebih besar dari. Akhirnya, di bawah Minimum lapangan, masukan 1. tekan oke.

Fungsi ini mencegah pengguna memasukkan hanya satu karakter ke bidang apa pun, memastikan bahwa data Anda akan terisi penuh.

Terkait: Cara Mengimpor Data Dari Formulir Microsoft Word ke Spreadsheet Excel

Cara Cepat dan Mudah untuk Mengisi Basis Data Besar

Jika Anda sering melewatkan informasi di spreadsheet atau memasukkan data yang salah di kolom, maka sudah saatnya Anda membuat formulir sendiri. Solusi cepat dan mudah ini akan memastikan Anda mendapatkan database yang akurat.

Meskipun contoh di atas hanya menampilkan lima entri, jika Anda mengerjakan banyak entri, seperti database karyawan perusahaan, Anda akan menghargai fitur ini di Excel. Dengan memberi Anda jendela independen untuk memasukkan informasi, Anda dapat menghindari mata juling dengan ratusan, jika bukan ribuan, entri sambil memastikan input data yang akurat dan tepat.

Cara Menggabungkan File dan Lembar Microsoft Excel

Pelajari semua tentang cara menggabungkan lembar di Excel, ditambah cara menggabungkan beberapa file Excel menjadi satu.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis