Cara Meningkatkan Organisasi dengan Menggunakan Batas Waktu Lunak

Memiliki tenggat waktu untuk dipenuhi adalah bagian dari kehidupan sehari-hari bagi kebanyakan dari kita. Bisa jadi Anda memiliki tugas kuliah yang harus diselesaikan, proyek di tempat kerja, atau pengembalian pajak yang harus diselesaikan; bagaimanapun, ini semua memiliki tanggal akhir yang Anda tuju.

Sebagian besar, tenggat waktu memberi Anda tekanan untuk menyelesaikan sesuatu. Namun, jika Anda ingin menggunakannya untuk keuntungan Anda dan mengatur waktu Anda lebih baik, tenggat waktu yang lembut bisa menjadi triknya.

Perbedaan Antara Tenggat Waktu Lunak dan Keras

Sebagian besar waktu, tenggat waktu ditetapkan untuk kita; atasan atau tutor Anda memberi Anda tanggal penyelesaian untuk suatu pekerjaan yang bersifat final, dan Anda tidak dapat melakukan revisi apa pun setelah waktu tersebut. Ini adalah tenggat waktu yang sulit, dan konsensusnya adalah bahwa akan ada beberapa konsekuensi jika Anda tidak memenuhinya.

Pada akhirnya, segala sesuatu membutuhkan tenggat waktu yang sulit karena itu berarti bahwa segala sesuatunya harus selesai, dan harus ada titik di mana suatu pekerjaan berakhir. Mereka memberi Anda harapan yang jelas dari atasan Anda, dan itu memberi Anda otonomi untuk menggunakan kerangka waktu itu sesuai keinginan Anda.

Orang-orang menyelesaikan lebih banyak pekerjaan ketika mereka berada di bawah tekanan, dan tenggat waktu adalah cara yang bagus untuk memanfaatkan fenomena ini. Itulah sebabnya orang akan melakukan lebih banyak pekerjaan di hari-hari atau jam-jam terakhir menjelang tanggal selesai. Misalnya, jika Anda harus menyerahkan tugas dalam waktu dua bulan, Anda tidak mungkin melakukan banyak pekerjaan di bulan pertama itu.

Terkait: Tips Menghindari Penundaan dan Memenuhi Tenggat Waktu

Inilah sebabnya mengapa tenggat waktu yang sulit bisa menjadi tidak produktif; tanpa tekanan yang cukup, Anda mungkin akhirnya membuang-buang waktu yang berharga dan terburu-buru untuk menyelesaikan pekerjaan Anda di menit terakhir, mengabaikan tanggung jawab lainnya. Ini juga bisa membuat stres.

Di sisi lain, tenggat waktu lunak ditetapkan sebelum tenggat waktu yang sulit, dengan asumsi bahwa Anda akan menyelesaikan proyek Anda dengan waktu luang. Misalnya, jika tenggat waktu keras adalah dalam waktu dua bulan, tenggat waktu lunak Anda mungkin tiga minggu sebelumnya.

Anda dapat membuat tenggat waktu pribadi Anda sendiri, dan menggunakan pendekatan ini memberi Anda dorongan yang cukup untuk menyelesaikan pekerjaan tanpa stres di menit-menit terakhir.

Manfaat Menggunakan Batas Waktu Lunak

Menetapkan tenggat waktu yang lunak tidak berarti bahwa itu akan bekerja secara otomatis. Agar Anda dapat memanfaatkannya, Anda harus berkomitmen untuk itu. Tidak ada gunanya menetapkannya jika Anda akan mengabaikannya demi tenggat waktu yang sulit.

Namun, jika dilakukan dengan benar, tenggat waktu pribadi dapat membawa banyak manfaat:

• Peningkatan manajemen waktu dan lebih sedikit waktu yang terbuang
• Lebih banyak akuntabilitas untuk tanggung jawab Anda yang lain
• Organisasi yang lebih baik dengan proyek Anda
• Rasa memiliki atas waktu dan pekerjaan Anda
• Membangun kepercayaan diri
• Pencapaian lebih cepat dengan waktu untuk berpikir kreatif

Terkait: Cara Menggunakan Teknik Pemetaan Pikiran untuk Produktivitas Eksponensial

Setelah Anda memenuhi tenggat waktu yang lunak, Anda punya waktu untuk membuat revisi dan menyempurnakan pekerjaan Anda dengan banyak waktu sebelum harus diserahkan. Plus, Anda akan memiliki keleluasaan untuk mengirimkannya ketika Anda puas dengan hasilnya, dan menghadiri setiap urgensi lain yang muncul.

Cara Mengatur Batas Waktu Lunak Secara Efektif

Jadi, bagaimana Anda menetapkan tenggat waktu yang lembut? Kuncinya adalah memiliki kerangka waktu yang realistis, bahwa Anda tahu bahwa Anda akan dapat memenuhinya dengan andal. Anda juga perlu memastikan bahwa itu tidak terlalu dekat dengan tenggat waktu yang sulit.

Parameter ideal untuk menetapkan tenggat waktu lunak adalah mengurangi 25% waktu dari tenggat waktu yang sulit, tetapi ini dapat bervariasi tergantung pada kendala Anda sendiri. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan adalah:

• Jika Anda memiliki proyek lain yang harus diselesaikan dan seberapa berat beban kerja Anda yang lain
• Seberapa jauh batas waktu yang sulit?
• Apa sweet spot Anda untuk tekanan produktif?
• Jika Anda mengerjakan proyek dengan orang lain, bagaimana Anda bisa mengatasinya?
• Seberapa besar atau kecil proyek Anda

Setelah Anda memiliki jawaban ini, Anda dapat menentukan tanggal penyelesaian pribadi yang paling praktis dan memulai.

Untuk menjamin bahwa Anda tetap berpegang pada tujuan pribadi Anda, Anda harus melakukan perincian tentang bagaimana Anda akan mengelolanya. Trello adalah aplikasi ideal untuk ini, karena menggunakan tata letak papan sederhana yang dapat Anda manipulasi agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

Saat Anda telah membuat ruang kerja Trello Anda, buka Bilah samping dan dibawah Papan Anda, klik Plus tanda tangani Buat papan baru. Kamu bisa mulai dengan templat, tapi papan kosong baik-baik saja.

Setelah Anda menamai dan membuat papan Anda, Anda perlu membagi waktu Anda antara sekarang dan tenggat waktu lunak Anda menjadi beberapa minggu dengan membuat a Daftar baru untuk setiap minggu Anda memiliki:

1. Klik Tambahkan daftar lain
2. Pada daftar pertama, di mana dikatakan Masukkan judul daftar, Tipe Minggu 1
3. Ulangi langkah-langkah ini untuk jumlah minggu yang Anda miliki dalam jadwal Anda

Terkait: Cara Kreatif untuk Memanfaatkan Trello Sepenuhnya

Sekarang Anda dapat mulai merencanakan aspek proyek yang akan Anda selesaikan setiap minggu. Untuk melakukan ini, pilih Tambahkan kartu di bawah minggu yang Anda inginkan, Masukkan judul untuk kartu ini dan klik Tambahkan kartu.

Hancurkan setiap langkah proyek Anda yang perlu Anda kerjakan. Misalnya, jika mengikuti garis waktu tiga minggu, minggu pertama harus dialokasikan untuk perencanaan dan menghasilkan ide, yang kedua harus untuk melaksanakan rencana dan desain itu, dan yang ketiga harus untuk mencari setelan.

Jika Anda ingin menyimpan semua pekerjaan Anda di satu tempat, Anda dapat mengunggah file ke setiap kartu yang Anda buat di Trello dengan mengklik kartu yang ingin Anda edit dan pilih lampiran. Anda juga dapat membuat Daftar periksa dan tambahkan Tanggal, jika itu membantu.

Gunakan Tenggat Waktu untuk Keuntungan Anda

Sekarang Anda memiliki tenggat waktu yang lembut, Anda dapat tenang mengetahui bahwa pekerjaan dilakukan dengan waktu luang. Bagian terbaiknya adalah, Anda sekarang memiliki pilihan atas apa yang Anda lakukan dengan ruang ekstra itu.

Memanfaatkan tenggat waktu yang lembut sebagai latihan rutin dengan pekerjaan Anda memungkinkan Anda untuk menjalankan organisasi yang lebih baik, dan untuk berjaga-jaga jika ada masalah yang muncul selama hari atau jam terakhir, Anda sudah terlindungi.

Cara Mengatur Daftar Tugas Anda Menggunakan Item Tindakan

Dengan menggunakan item tindakan dalam daftar tugas, Anda dapat mengubah tugas kompleks menjadi tugas yang mudah dicapai dan meningkatkan produktivitas proyek.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis