9 Cara Terbaik untuk Mengelola Tim Anda di Microsoft Teams

Dengan Microsoft Teams, anggota tim jarak jauh dapat bekerja bersama dengan lancar dan meningkatkan produktivitas.

Namun, seorang pemimpin tim harus mengawasi penggunaan platform ini untuk mencegah keadaan tak terduga seperti kebocoran data dan akses yang tidak sah. Cari tahu cara mengelola Microsoft Teams untuk tim jarak jauh.

1. Pembuatan Tim dan Strategi Penamaan

Semua pemangku kepentingan utama harus dapat membuat tim baru di Tim Microsoft. Tapi, fitur ini seharusnya tidak dapat diakses oleh semua orang. Batasi izin pembuatan tim untuk admin, manajer, atau orang yang membutuhkan akses.

Jika Anda tidak mengetahui tujuan atau fungsi sebuah tim, akan sulit untuk mengelolanya. Oleh karena itu, miliki konvensi penamaan yang efektif di Azure Active Directory Anda.

Konvensi penamaan mengacu pada gaya atau struktur penamaan yang konsisten yang akan diikuti oleh setiap tim. Gaya penamaan ini akan membantu Anda mengetahui deskripsi tim, fungsi, wilayah geografis, nama pembuat, dll.

2. Tentukan Siklus Hidup untuk Data dan Pesan

Memiliki kebijakan penyimpanan data yang dibuat khusus sangat penting untuk setiap tim. Dengan demikian, Anda dapat menyimpan pesan untuk rentang waktu yang tetap, dan teks akan hilang secara otomatis setelah waktu tersebut saat Anda tidak membutuhkannya. Analisis proyek Anda dan atur waktu untuk penyimpanan pesan yang sesuai.

Anda harus menerapkan proses yang sama ke data tim Anda dengan menentukan siklus hidup. Sesuai Microsoft, siklus dimulai saat Anda membuat tim dan menyiapkan saluran. Pertengahan siklus adalah ketika tim secara aktif berkolaborasi. Akhir siklus berarti tim telah mencapai akhir hidupnya setelah menyelesaikan tugas yang dimaksudkan.

3. Mengatur Akses Eksternal

Pengaturan default Microsoft Teams memungkinkan anggota tim dari organisasi lain untuk mengakses data komunikasi. Ini juga memungkinkan Anda mengatur rapat dengan pihak eksternal yang menggunakan Teams atau Zoom.

Terkait: Latar Belakang Virtual Zoom Terbaik untuk Rapat Apa Pun

Gunakan setelan ini dengan cermat untuk mengontrol siapa saja yang dapat mengakses data organisasi Anda. Anda dapat menempatkan domain tertentu di daftar blokir atau membuka blokir beberapa domain untuk mengontrol akses.

Sementara akses eksternal adalah untuk anggota lain dari organisasi Anda, akses tamu mengacu pada mengizinkan orang di luar perusahaan Anda untuk mengakses data tim. Jika pekerjaan Anda melibatkan bekerja sama dengan klien atau mitra pihak ketiga, Anda dapat mengaktifkan fitur ini sampai batas tertentu.

4. Munculkan Kebijakan Rapat dan SMS

Microsoft Teams adalah platform untuk komunikasi profesional, dan semakin tidak personal, semakin baik. Buat kebijakan untuk pengiriman pesan dan rapat sesuai dengan standar organisasi.

Mengontrol atau melarang penggunaan stiker, GIF, dan meme yang tidak profesional. Anda juga dapat mengizinkan sistem peringkat konten untuk menemukan konten yang mengganggu.

Anda juga dapat mengizinkan pengguna untuk mengedit atau menghapus pesan terkirim, tetapi perlu diingat bahwa Anda mungkin perlu menelusuri kembali pesan aslinya. Perekaman dan transkripsi rapat Teams juga dimungkinkan.

Namun, pertimbangkan fitur ini di bawah kebijakan perusahaan, dan jika Anda memutuskan untuk melakukan tindakan ini, beri tahu semua peserta dengan jelas. Anda juga harus memberikan akses langsung ke rapat hanya kepada anggota tim, dan tamu harus bergabung setelah disetujui.

5. Mengatur Integrasi Aplikasi Pihak Ketiga

Sebagai pemimpin tim, Anda seharusnya senang dengan fitur integrasi pihak ketiga yang mulus dari Microsoft Teams. Namun, fakta bahwa setiap anggota dapat mengintegrasikan aplikasi yang didukung dapat menjadi masalah bagi Anda. Anda harus menjaga saluran Microsoft Teams tetap bersih dan aman.

Untuk itu, Anda hanya boleh mengizinkan daftar aplikasi pihak ketiga tertentu untuk integrasi. Anda dapat mengunjungi Kelola halaman aplikasi dari pusat admin Microsoft Teams untuk mengelola aplikasi Teams yang ingin Anda izinkan untuk kolega Anda. Di sana, Anda juga dapat mengubah pengalaman aplikasi pihak ketiga untuk pengguna individu.

6. Panggilan dan Pesan Audit

Admin Microsoft Teams dapat memeriksa dan mengaudit riwayat panggilan anggota mana pun selama 30 hari terakhir. Anda dapat menggunakan data riwayat panggilan individu, lalu lintas, headset, kualitas jaringan, dll., untuk menyelesaikan masalah komunikasi yang mereka hadapi.

Terkait: Tim Microsoft vs. Tempat Kerja dari Facebook: Mana yang Harus Anda Gunakan?

Anda juga dapat mengakses data tren kualitas panggilan selama 90 hari terakhir di portal warisan Skype for Business untuk mendapatkan gambaran umum tentang kinerja jaringan.

7. Tetapkan Aturan untuk Klasifikasi Data

Pengkategorian data adalah metode yang memberi Anda informasi penting tentang tingkat sensitivitas data. Dengan klasifikasi ini, Anda dapat mengetahui lokasi data sensitif, faktor risikonya, dan cara anggota tim menggunakan data tersebut. Untuk mengetahui informasi ini dengan mudah melalui kategorisasi, atur skema klasifikasi data.

Serangkaian aturan ini akan dengan jelas menjelaskan opsi yang tersedia kepada pengguna akhir. Oleh karena itu, tetapkan aturan dalam bahasa yang mudah dipahami. Terapkan aturan klasifikasi untuk semua tim Microsoft.

Setelah Anda memiliki skema klasifikasi, Anda juga dapat membuat dan menerapkan pencegahan kehilangan data (DLP), label retensi, dll.

Anggota tim Anda membutuhkan kebebasan untuk memasukkan sumber daya baru, tetapi ini tidak boleh membahayakan keamanan data dengan biaya berapa pun. Anda dapat menawarkan solusi yang layak untuk masalah ini dengan menyesuaikan pengaturan keamanan Microsoft Teams sesuai dengan tingkat kerahasiaan proyek.

Bergantung pada tujuan data, Anda bahkan dapat menambahkan lebih banyak batasan, seperti menonaktifkan berbagi tautan. Karena Teams adalah platform terpadu yang terintegrasi dengan aplikasi Microsoft 365 lainnya, Anda harus melalui berbagai tingkat otorisasi untuk melakukan konfigurasi di beberapa pusat admin.

Saat mengelola pengaturan, pertimbangkan kekritisan masing-masing tim untuk menghasilkan pengaturan yang sesuai.

9. Latih Tim Anda tentang Kebijakan Tim MS

Tidak mungkin satu anggota tim saja yang akan menemukan cara terbaik untuk memanfaatkan Microsoft Teams secara maksimal. Oleh karena itu, Anda perlu berkolaborasi untuk mengeksplorasi dan berkembang menggunakan platform ini. Baik tim Anda akan menggunakan Teams untuk pertama kalinya, atau sudah lama, sesi latihan reguler akan sangat membantu.

Di sana, orang dapat berbagi pengalaman mereka di Microsoft Teams dengan orang lain. Mereka juga dapat membicarakan masalah sebelumnya dengan Teams dan bagaimana mereka menangani masalah tersebut secara efektif. Anda juga dapat mencatat saran mereka dan menerapkan yang layak.

Kolaborasi Tim yang Mudah

Pemanfaatan alat yang tepat adalah kunci keberhasilan tim atau proyek apa pun. Oleh karena itu, merupakan tanggung jawab pemimpin tim untuk menegakkan seperangkat aturan yang mengatur cara anggota berkomunikasi dan berkolaborasi.

Kiat di atas akan membantu Anda memastikan bahwa tim Anda menggunakan aplikasi Teams untuk komunikasi tim yang produktif.

7 Tips dan Alat untuk Berkomunikasi Dengan Klien dan Tim Secara Real-Time

Baik Anda seorang pekerja penuh waktu atau pekerja lepas, mengetahui cara mengomunikasikan hal-hal yang terkait dengan pekerjaan membantu Anda menjaga keseimbangan kehidupan kerja. Temukan lebih banyak lagi!

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis