Cara Efektif Mengamankan Situs Tim SharePoint: 11 Tips

Keamanan data telah menjadi perhatian di sektor TI modern. Terlepas dari pelanggaran data, berhati-hatilah dengan kehilangan data dan penghapusan data yang tidak disengaja dan disengaja.

Karena situs tim SharePoint menyimpan data sensitif, Anda perlu mengamankannya dari ancaman internal atau eksternal. Dalam artikel ini, kami akan membagikan beberapa tips untuk mengamankan situs tim SharePoint yang berfungsi.

1. Tetapkan Satu Admin Per Situs Tim

Satu kesalahan yang sering menyebabkan hilangnya data adalah menjadikan banyak orang sebagai admin situs tim. Jika Anda membuat lima admin, bagaimana Anda tahu siapa yang bertanggung jawab atas penghapusan situs atau pembagian tanpa izin? Untuk menghindari masalah seperti itu, pastikan satu situs tim memiliki satu admin.

Metode ini tidak hanya akan mengurangi kemungkinan kebocoran data, tetapi juga akan membatasi orang-orang dengan akses penuh ke SharePoint situs web atau grup situs.

2. Daftar Putih IP dan Lokasi Tertentu

Meskipun memasukkan nomor yang mengganggu ke daftar hitam mungkin berfungsi untuk telepon Anda, dalam kasus data situs tim SharePoint, nomor tersebut harus masuk daftar putih. Anda mungkin tidak tahu IP dan lokasi penjahat, tetapi Anda pasti tahu lokasi dan IP Anda sendiri. Anda perlu menetapkan persetujuan untuk IP dari tempat Anda dan tim Anda mengakses situs tim SharePoint.

Menerapkan metode ini mungkin bukan ide terbaik jika Anda memiliki tim jarak jauh yang bekerja dari lokasi terdistribusi. Namun, Anda selalu dapat memasukkan lokasi yang ditunjuk ke daftar putih untuk mengurangi kemungkinan pelanggaran data seminimal mungkin.

3. Aktifkan Proses Retensi Data Otomatis

Kehilangan data tidak selalu diakibatkan oleh penghapusan data yang tidak disengaja. Anda dapat menghapus satu set data, menganggapnya tidak perlu. Tapi, kemudian Anda mengetahui tentang pentingnya.

Terkait: Perangkat Lunak Pemulihan Data Terbaik

Dalam skenario seperti itu, penyimpanan data otomatis dapat berguna. Tetapkan kebijakan penyimpanan data yang nyaman untuk mengatasi penghapusan yang tidak disengaja dan kasus lainnya.

Bergantung pada kebutuhan Anda, Anda dapat menerapkan kebijakan berbasis label untuk file, folder, atau pustaka. Anda juga dapat mengatur kebijakan untuk seluruh situs.

4. Selalu Sesuaikan Pengaturan Berbagi

Berbagi mungkin terdengar seperti masalah sepele dalam budaya kantor, dan kebanyakan orang tidak terlalu memperhatikannya. Ketika datang ke izin berbagi SharePoint, itu adalah cerita yang berbeda. Ini memungkinkan Anda berbagi item menggunakan satu tautan dengan siapa pun di dalam SharePoint.

Karena mengandung risiko keamanan yang vital, Anda perlu mengelolanya sambil tetap mengingat semua kemungkinan dan pertimbangan. Tinjau semua izin berbagi yang ditetapkan pada berbagai tingkat dan sesuaikan yang diperlukan.

5. Kontrol Izin Akses Situs

Jika Anda ingin memperkuat keamanan situs tim SharePoint, Anda perlu mengontrol siapa yang mengakses bagian mana darinya.

Terkadang, pengguna memiliki izin yang lebih tinggi daripada yang sebenarnya mereka butuhkan. Pustaka konten SharePoint Anda akan berisiko jika Anda memberikan terlalu banyak akses daripada yang sebenarnya diperlukan.

6. Aktifkan Dokumen Hanya untuk Target Audiens

Penargetan audiens adalah fitur yang memungkinkan Anda mengakses konten ke sekumpulan pengguna berdasarkan peran mereka. Meskipun ini bukan fitur keamanan, ini memastikan anggota tim melihat apa yang perlu mereka lihat dan tidak ada yang lain.

Dengan cara ini, Anda dapat menyimpan data situs tim dari akses yang tidak sah. Fitur ini tersedia untuk navigasi, halaman, dan dokumen.

7. Melarang Sinkronisasi Perpustakaan untuk Data Rahasia

Tahukah Anda bahwa menyinkronkan data sensitif ke sistem lokal Anda membuat mereka rentan terhadap kehilangan data? Banyak penghapusan data yang tidak disengaja terjadi saat pengguna SharePoint menyinkronkan pustaka dokumen ke komputer lokal dan menghapus semua data C: Drive.

Selain itu, Anda bahkan tidak mendapatkan peringatan saat menghapus data SharePoint apa pun dari pustaka lokal yang disinkronkan. Nonaktifkan sinkronisasi pustaka untuk menghindari kejadian berbahaya tersebut dan menjaga keamanan data situs tim Anda.

8. Mengatur Pengeditan Halaman

Anda mungkin ingin berhati-hati saat mengizinkan orang lain mengedit halaman situs tim. Karena SharePoint memperlakukan halamannya seperti konten lain, pengguna dengan izin edit bisa menghapus dokumen dari pustaka atau memodifikasi halaman.

Untuk menghentikan kerusakan ini terjadi, putuskan warisan dan perpustakaan hanya-baca. Ini akan mencegah mereka mengedit semua halaman perpustakaan.

Jika ini bukan langkah yang nyaman bagi Anda, Anda juga dapat mencegah mereka mengedit halaman tertentu. Anda dapat menambahkan batasan pengeditan pada halaman kritis saja dan membiarkan sisanya terbuka untuk pengeditan.

9. Gunakan Tingkat Izin Khusus

Anda mungkin perlu membuat tingkat izin kustom untuk situs tim SharePoint Anda, meskipun mengambil tindakan lain yang diperlukan. Jika situasinya menuntut, jangan ragu untuk memilih tingkat izin yang disesuaikan untuk setiap anggota tim.

Sesuai pengaturan default, pengunjung hanya dapat membaca data situs sementara anggota situs dapat menambahkan, mengedit, atau menghapus konten. Jika Anda ingin pengguna mengedit dokumen saja tetapi tidak menghapusnya, buat tingkat izin yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Setelah Anda mengatur izin, pengguna hanya akan melihat opsi yang boleh mereka lakukan.

10. Kebijakan Sangat Mudah Terhadap Kebocoran Data

Kebocoran data dapat terjadi melalui tindakan sederhana seperti mencetak, berbagi, dan banyak lagi. Untuk mencegah kehilangan data melalui ini, Anda perlu membuat kebijakan kedap udara terhadap kebocoran data. Ini dapat mengarahkan Anda untuk melarang tindakan seperti berbagi, mencetak, atau mengunduh data berdasarkan kriteria tertentu.

Pertimbangkan semua kemungkinan masalah dan buat kebijakan pencegahan kehilangan data yang sesuai untuk tim Anda. Pastikan itu mencegah kehilangan data, setidaknya dalam skenario inti.

11. Latih Tim Anda tentang Keamanan Situs

Poin terakhir dari daftar ini adalah menawarkan pelatihan keamanan yang sesuai kepada semua anggota tim yang menggunakan situs tim. Lewatlah sudah hari-hari ketika hanya admin TI yang peduli dengan keamanan data. Sekarang, setiap anggota staf harus memainkan peran mereka dalam perlindungan data.

Terkait: Kursus Keamanan Cyber ​​Gratis Terbaik: Pelajari Cara Aman Saat Online

Anda harus mengatur pelatihan mendalam untuk membuat mereka menyadari akibat dari sinkronisasi data dan berbagi eksternal. Juga, ajari mereka cara memulihkan item yang dihapus dalam waktu yang ditentukan. Yang terpenting, buat mereka memahami proses kerja SharePoint sehingga mereka dapat memantau sendiri tindakan mereka.

Amankan Situs Tim Secara Efektif

Sangat penting untuk mengambil tindakan pencegahan untuk melindungi data situs tim SharePoint. Cobalah tips ini untuk meminimalkan risiko umum dan menawarkan keamanan 360° ke situs tim SharePoint Anda.

SharePoint adalah alat manajemen konten canggih yang juga membantu Anda dengan kerja kolaboratif dan manajemen proyek. Jika Anda menjaga keamanan data situs tim, Anda dapat memikirkan hal-hal yang penting alih-alih mengejar pelanggaran keamanan.

Apa itu Microsoft SharePoint? 4 Fitur dan Manfaat Menggunakannya

Microsoft SharePoint adalah alat kolaborasi dan manajemen file yang membantu produktivitas profesional dan pribadi Anda. Inilah yang perlu Anda ketahui!

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis