7 Tips dan Alat untuk Berkomunikasi Dengan Klien dan Tim Secara Real-Time

Sebagai pekerja lepas atau pekerja jarak jauh, Anda mungkin harus bekerja dengan klien dan kolega di berbagai zona waktu. Namun, ini tidak berarti Anda harus selalu tersedia untuk respons waktu nyata, bahkan dengan mengorbankan fokus dan konsentrasi Anda.

Anda dapat menghindari kelelahan sambil menjaga hubungan yang lancar dengan pemangku kepentingan lainnya dengan menerapkan beberapa strategi. Cari tahu cara melakukannya dengan tips dan alat berikut.

1. Berbagi Keputusan/Umpan Balik tanpa Tindak Lanjut

Anda akan membutuhkan komunikasi waktu nyata ketika ada kebutuhan untuk umpan balik atau tindak lanjut segera. Komunikasi yang berlebihan dapat menghindarkan Anda dari kerumitan selalu tersedia untuk tanggapan cepat. Jika Anda memberikan semua informasi yang diperlukan kepada klien atau kolega Anda, mereka tidak perlu menindaklanjuti untuk mengklarifikasi pesan Anda.

Untuk itu, jangan segan-segan untuk menjelaskan hal-hal secara lengkap. Terkadang, umpan balik langsung tidak sesuai atau lengkap. Hal ini juga dapat menyebabkan kesalahpahaman. Umpan balik yang tertunda membantu Anda menghindari ledakan yang tidak logis dan memungkinkan Anda untuk memberikan tanggapan yang lebih bijaksana.

Dengan berkomunikasi secara menyeluruh dan jelas dengan klien dan tim Anda, bolak-balik yang tidak perlu dapat dihindari. Ada berbagai aplikasi pencatat online, seperti Supernote. Anda dapat menggunakannya untuk mencapai pesan yang hampir sempurna.

Anda dan kolaborator Anda dapat meninggalkan catatan pada file yang sama setelah melalui tanggapan satu sama lain melalui catatan dan dokumen yang dapat dibagikan.

2. Rencanakan ke Depan untuk Memungkinkan Penundaan yang Wajar dalam Waktu Respons

Beberapa proyek dan tugas mungkin memerlukan tanggapan segera dari klien atau anggota tim Anda, sedangkan balasan yang terlambat dapat mengakibatkan penundaan proyek. Ini adalah salah satu alasan utama mengapa banyak orang menganjurkan komunikasi waktu nyata saat bekerja dari jarak jauh.

Namun, komunikasi asinkron juga merupakan opsi yang layak dalam kasus ini jika Anda dapat merencanakan tugas dan subtugas. Investasikan waktu yang cukup untuk membuat alur kerja eskalasi yang memungkinkan tim Anda menangani keadaan darurat. Pertimbangkan perbedaan zona waktu dan jadwalkan tugas independen selama penundaan respons.

Akan sangat membantu untuk mengintegrasikan aplikasi kalender dengan alat manajemen tugas seperti Asana. Jadi, setiap kali Anda membuat acara, pembaruan akan tersedia di aplikasi manajemen tugas untuk diikuti semua orang.

3. Perekaman Layar/Papan Tulis Digital untuk Mendemonstrasikan Bug

Bayangkan ada bug yang kompleks dalam perangkat lunak. Sekarang, Anda perlu menjelaskan semuanya melalui tulisan ke tim jarak jauh! Belum lagi pertanyaan-pertanyaan yang muncul di antaranya dari ujung yang lain, dan Anda tersesat.

Anda dapat menghindari semua situasi rumit ini menggunakan aplikasi perekam layar. Peragakan dan rekam bug perangkat lunak menggunakan perekam layar gratis seperti ActivePresenter atau Apowersoft. Anda juga dapat menyertakan audio untuk menjelaskan masalah secara lisan untuk menghindari kebingungan.

Terkait: Perekam Layar Gratis Terbaik untuk Menyimpan Rapat Online Anda

Anda juga bisa menggunakan papan tulis online seperti Freehand untuk menjelaskan bug aplikasi atau situs web. Aplikasi ini bagus untuk kolaborasi jarak jauh. Kolega Anda dapat mengerjakan file papan tulis Anda dan meninggalkan catatan di sana sehingga Anda dapat meninjaunya saat giliran Anda.

Semakin Anda dapat mengurangi kebutuhan akan komunikasi audio/video, semakin banyak kolega dan klien yang dapat berkonsentrasi pada apa yang benar-benar penting. Saat ini, Anda dapat dengan mudah membuat alur kerja terperinci dari proyek Anda dan membuatnya dapat diakses secara digital oleh semua orang yang terlibat. Untuk melakukan itu, Anda dapat menggunakan aplikasi kolaborasi seperti Jira.

Selain mendukung alur kerja visual tugas Anda, aplikasi komprehensif ini memungkinkan Anda menambahkan komentar ke tugas. Komentar ini membantu untuk menemukan informasi yang diperlukan dengan cepat dan dengan demikian merampingkan diskusi.

Misalnya, jika klien perlu mengetahui tentang kemajuan proyek, mereka dapat melihat komentar tugas untuk mengetahui tugas yang telah diselesaikan. Ini menyelamatkan mereka dari mengirim pesan kepada Anda sambil langsung melayani mereka dengan informasi yang mereka butuhkan.

5. Buat & Tentukan Sprint untuk Proyek

Jika Anda adalah bagian dari tim yang mengikuti alur kerja gesit atau scrum, Anda tahu bahwa kolaborasi dan komunikasi waktu nyata adalah bagian tak terpisahkan dari pekerjaan Anda. Namun, Anda dapat mengurangi ketergantungan pada komunikasi langsung dengan mendefinisikan sprint dengan benar.

Saat membuat sprint, pastikan Anda menjawab pertanyaan yang jelas seperti tujuan atau sasaran, peta jalan, sumber daya, backlog, kapasitas, proses kerja, tenggat waktu, dll. Dengan demikian, penerima tugas tidak menanyakan pertanyaan itu kepada Anda dan segera mulai bekerja.

Anda juga dapat mengambil bantuan dari berbagai alat manajemen proyek gratis yang didukung Scrum seperti iceScrum. Aplikasi ini memungkinkan kerja tim Anda secara efisien dengan persyaratan minimum untuk respons mendesak.

6. Bagikan Rekaman Rapat untuk Meminimalkan Kelelahan Rapat Video

Terkadang, menjadi bagian dari tim jarak jauh berarti menghadiri serangkaian pertemuan untuk mengimbangi jarak fisik. Ini dapat menyebabkan situasi yang disebut kelelahan Zoom, yang tidak baik untuk produktivitas Anda. Sebagai gantinya, Anda dapat fokus pada saluran komunikasi alternatif dan menolak permintaan rapat selama pekerjaan terfokus.

Sangat penting untuk menghadiri pertemuan untuk diskusi strategis atau agenda terfokus. Namun demikian, Anda dapat bergantung pada komunikasi berbasis teks untuk menyelesaikan sebagian besar masalah yang tersisa. Selain itu, rekaman rapat harus menjadi kewajiban.

Jadi, siapa pun yang melewatkannya dapat memeriksa rekaman dengan nyaman untuk wawasan dan mungkin menambah nilai diskusi nanti. Anda dapat menggunakan VLC untuk merekam rapat Zoom, atau fitur perekaman Google Meet untuk merekam rapat Meet. Kedua aplikasi ini gratis, jadi tidak dikenakan biaya tambahan.

7. Memanfaatkan Kalender Digital dengan Cara yang Benar dengan Memblokir Waktu

Salah satu alasan utama untuk memilih komunikasi non-suara adalah untuk memiliki waktu produktif yang tidak terganggu. Meskipun ini membantu kami membuat kemajuan yang signifikan pada proyek atau tugas, orang tidak menandai ini di kalender seperti mereka menandai rapat atau presentasi. Akibatnya, anggota tim lain biasanya tidak mengetahuinya.

Namun, Anda dapat menandai waktu untuk beberapa pekerjaan mendalam ke dalam kalender Anda agar orang lain mengetahuinya. Spasi kalender berarti Anda bebas untuk rapat atau SMS. Jika Anda memblokir waktu di kalender, mereka akan menahan diri dari menjadwalkan rapat atau mengirimi Anda SMS pada waktu itu.

Anda dapat menggunakan alat kalender gratis seperti kalender Google atau Bersekutu untuk memblokir waktu Anda. Oleh karena itu, orang lain akan menjadi perhatian dan lebih bergantung pada komunikasi online seperti email dan saluran diskusi proyek.

Komunikasi Tidak Selalu Harus Seketika

Saat Anda bekerja dari rumah atau bagian dari tim hibrida, komunikasi waktu nyata dapat merugikan Anda.

Cobalah kiat dan alat ini untuk komunikasi online agar tidak kewalahan. Karena ini memungkinkan Anda bekerja tanpa gangguan, Anda akan melihat peningkatan produktivitas harian Anda.

9 Aplikasi Gratis Terbaik untuk Meningkatkan Produktivitas Pribadi Anda

Ada begitu banyak aplikasi dan alat produktivitas untuk dipilih. Tetapi hanya sedikit dari mereka yang fokus pada peningkatan produktivitas pribadi Anda. Periksa mereka!

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis