5 Aplikasi Penghemat Waktu untuk Memiliki Rapat yang Lebih Baik Baik Online maupun Offline

Profesional yang bekerja tidak bisa lepas dari rapat. Baik secara virtual maupun tatap muka, Anda dapat menghabiskan waktu dengan lebih efisien dan produktif jika menggunakan alat yang tepat untuk mengatur dan mengelola rapat.

Prinsip bagaimana rapat dijalankan tetap sama baik Anda melakukannya di ruang konferensi atau menggunakan Zoom untuk rapat online. Anda perlu menetapkan agenda, memiliki rencana tindakan yang jelas, memiliki alur untuk interaksi atau Tanya Jawab, dan mengambil menit untuk tindak lanjut. Aplikasi gratis ini akan membantu Anda melakukan semua itu, online dan offline.

1. Hiperkonteks (Web): Template Rapat dan Pemula Percakapan Gratis

Jika rapat Anda terlalu sering keluar jalur, Anda memerlukan Hypercontext. Ini adalah aplikasi pendamping rapat untuk manajer yang memberikan template gratis dan pembuka percakapan untuk rapat satu lawan satu dan rapat tim. Ikuti skripnya, dan Anda tidak akan pernah keluar jalur atau melewatkan sesuatu yang penting.

Setelah Anda masuk, sinkronkan kalender Anda dan buat ruang kerja baru. Setiap ruang kerja memiliki beberapa templat untuk pertemuan satu lawan satu atau tim, seperti ulasan mingguan dan bulanan, pertemuan satu lawan satu jarak jauh atau rapat tim, tinjauan kinerja, check-in, rapat standup, scrum, manajemen proyek, perencanaan triwulanan, dan sebagainya pada.

Di setiap template, Anda akan melihat serangkaian pertanyaan atau item agenda dengan slot waktu yang direncanakan. Jangan ragu untuk mengedit ini sesuai keinginan Anda. Saat rapat aktif, Anda dapat menambahkan "Langkah Berikutnya" ke setiap item, membuat daftar tugas untuk Anda sendiri. Anda juga dapat mengundang rekan kerja ke ruang kerja untuk berkolaborasi pada item tindakan ini. Ini seperti membuat notulen rapat.

Dengan akun Pro, Anda mendapatkan fitur tambahan seperti melacak Langkah Berikutnya Anda dari waktu ke waktu, menambahkan tujuan, memeriksa rapat sebelumnya, dll. Semua itu menambah nilai jika Anda ingin membayar untuk layanan tersebut. Yang mengatakan, template versi gratis adalah alasan yang cukup untuk menggunakan Hypercontext.

2. Menunda (Web): Aplikasi Catatan Rapat Gratis untuk Mengatur dan Berbagi dengan Mudah

Menetapkan agenda dan kemudian membuat risalah rapat adalah bagian penting untuk memastikan pertemuan yang bermanfaat. Jika tidak, Anda akan sering menemukan orang mengatakan bahwa mereka tidak ingat kapan sesuatu dibahas. Adjourn adalah salah satu aplikasi gratis terbaik untuk menyimpan catatan rapat Anda.

Di setiap rapat baru, Anda dapat membuat kartu terpisah untuk setiap catatan. Misalnya, Agenda Anda adalah satu kartu, sementara yang lain dapat berupa Umpan Balik, Langkah Selanjutnya, Risalah, Proposal, dan sebagainya. Setiap kartu adalah editor teks kaya sederhana yang mendukung penurunan harga dan tabel. Anda dapat menggunakan prinsip-prinsip templat notulen rapat terbaik dalam salah satu dari ini.

Di panel di sebelah kanan, Anda akan menemukan peserta lain dari rapat ini dan mengundang mereka untuk melihat atau mengedit papan Penundaan. Di Item Tindakan, Anda dapat mengatur daftar tugas dan menetapkannya ke orang dan menambahkan deskripsi. Terakhir, panel Detail Agenda keseluruhan membantu menjaga agar rapat tetap pada jalurnya. Penundaan juga memungkinkan Anda mengunggah file untuk diakses orang lain selama rapat.

Setelah rapat selesai, Anda dapat mengirimkan catatan melalui email ke semua peserta atau mengunduhnya sebagai file PDF. Versi gratis dari Adjourn membatasi berapa kali Anda dapat mengirim email, tetapi unduhan PDF selamanya gratis.

3. anggur (Web): Rapat Asinkron yang Mudah Melalui Panggilan Video

Setelah satu titik, pertemuan harian dan mingguan itu mulai tampak seperti tugas daripada kebutuhan. Plus, jika itu adalah tim jarak jauh, mengumpulkan semua orang juga merupakan tugas yang sulit. Tren yang berkembang untuk menangani pertemuan yang berlebihan adalah memilih rapat asinkron, yang masih dapat Anda lakukan melalui panggilan video.

Jika Anda tidak tahu, rapat asinkron berjalan seperti rapat biasa, tetapi tidak pada waktu yang sama. Pertama, penyelenggara rapat memulai rapat dan memaparkan agenda, semua direkam dalam pesan video, dan mengirimkannya ke grup. Kemudian, peserta kedua bebas menanggapinya dengan pesan video mereka pada waktu yang mereka pilih. Kemudian, peserta lain dapat melihat pesan-pesan ini dan merespons sesuai perintah tuan rumah yang ditentukan atau membalas seseorang di antaranya. Idenya adalah untuk membiarkan orang bekerja dengan kecepatan mereka sendiri dan tidak terjebak dalam rapat sepanjang waktu.

Cukup banyak aplikasi online yang memungkinkan rapat asinkron yang mudah melalui panggilan video. Grapevine adalah salah satu yang paling sederhana yang pernah kami lihat, memungkinkan Anda merekam pesan 15 menit melalui webcam atau rekaman layar. Anda juga dapat meninggalkan komentar dan menambahkan file ke kiriman siapa pun. Semua pesan muncul dalam timeline kronologis sederhana. Versi gratis memungkinkan hingga lima pengguna, dan Anda dapat meningkatkan untuk grup yang lebih besar.

4. Perahu nelayan (Web): Terbaik untuk Mengelola Tanya Jawab dan Interaksi Pemirsa Langsung

Dibuat oleh mantan karyawan Google, Dory adalah aplikasi web yang sepenuhnya gratis (tanpa iklan, tanpa biaya tersembunyi) untuk mengelola sesi Tanya Jawab dan interaksi audiens langsung, baik online maupun offline. Anda juga dapat menggunakannya untuk rapat virtual di seluruh perusahaan sebagai ruang bagi pendengar untuk mengajukan pertanyaan mereka.

Aplikasi ini memiliki antarmuka yang sederhana untuk membuat acara baru dan mengundang kolaborator yang memiliki hak editor yang sama dengan Anda. Acara dapat bersifat publik atau pribadi hanya bagi mereka yang memiliki tautan. Di panel utama, peserta kemudian dapat mengajukan pertanyaan, yang dapat diberi peringkat oleh moderator untuk dijawab oleh pembicara. Pertanyaan dapat disematkan, diarsipkan, dan dipilih untuk visibilitas lebih.

Dory juga menyertakan panel Notes yang praktis, yang memiliki dua bagian. Salah satunya adalah ruang Catatan bersama di mana semua penyelenggara atau editor dapat menambahkan catatan yang dapat mereka lihat semua. Yang lainnya adalah notepad pribadi, dapat diedit dan hanya terlihat oleh Anda. Ini adalah add-on yang bagus untuk menyimpan menit, menambah dan berbagi pemikiran, dan bahkan memberikan instruksi jika diperlukan.

5. Penghapus (Web): Papan Tulis, Papan Tulis, dan Template Rapat Siap Pakai

Dalam pertemuan fisik, Anda sering memiliki ruang konferensi dengan papan tulis umum dan papan tulis untuk setiap orang. Eraser menghadirkannya ke dunia virtual, memberi Anda notepad dua panel dan a papan tulis digital gratis.

Kedua alat ini cukup mudah digunakan, dan Anda dapat membagikan tautan dengan orang lain secara online untuk memulai. Notepad mendukung penurunan harga untuk pemformatan, sedangkan papan tulis dilengkapi dengan alat menggambar umum untuk bentuk, teks, dan diagram. Penghapus juga menyertakan obrolan audio jika Anda tidak ingin menggunakan aplikasi panggilan video pihak ketiga dengannya.

Bagian yang keren adalah template yang dimuat sebelumnya. Eraser akan dengan cepat menggambar seluruh papan Agile Sprint, bagan alur, bagan jalur berenang, atau sesi rapat berdiri untuk Anda kemudian mengisi nilai sesuai rapat Anda. Ini bekerja dengan baik dan akan membuat Anda lebih efisien.

Jangan Bertengkar Sepanjang Waktu

Alat dan aplikasi ini akan membuat banyak rapat Anda lebih efisien, tetapi tidak semuanya. Dan tidak apa-apa. Jangan berusaha memaksimalkan produktivitas dan efisiensi dalam setiap pertemuan, terkadang akan membosankan dan terkesan membuang-buang waktu. Bahkan jika Anda membuat setengahnya lebih efisien, Anda akan menemukan perubahan besar. Dan untuk separuh lainnya, hibur diri Anda dengan bermain Bertemu Neraka Bingo.

6 Cara Mudah Membuat Rapat Anda Lebih Produktif

Jika Anda ingin tahu bagaimana melakukan rapat tim yang sukses, lihat 6 tips penting ini yang harus Anda ikuti.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis