Cara Mengotomatiskan Tugas Anda dengan Mudah: 5 Alat Berguna

Anda menghabiskan berjam-jam melakukan tugas sehari-hari di tempat kerja Anda. Anda pikir itu bagian dari pekerjaan Anda. Tapi bagaimana jika itu bisa dilakukan sendiri, dan Anda bisa menginvestasikan waktu penting Anda dalam berpikir kreatif atau memecahkan masalah besar lainnya? Bukankah itu bagus?

Solusi utama untuk masalah ini adalah otomatisasi tugas. Mari cari tahu tugas harian apa yang dapat Anda otomatisasi, prosesnya, dan alat mana yang dapat membantu.

Jenis Tugas Apa yang Harus Diotomatiskan

Anda harus mengotomatiskan semua tugas rutin yang Anda lakukan setiap hari yang menghabiskan banyak waktu Anda tetapi tidak selalu menambahkan sesuatu yang berharga untuk pekerjaan Anda.

Berikut adalah beberapa contoh tugas yang dapat Anda otomatisasi. Catat yang termasuk dalam daftar tugas Anda.

1. Menjadwalkan Janji Temu

salah satu dari pembuang waktu terbesar tidak memberikan nilai adalah menjadwalkan janji temu. Jadi berhentilah berbicara bolak-balik dengan klien Anda untuk menemukan waktu terbaik yang sesuai untuk Anda berdua. Sebagai gantinya, buka beberapa slot di kalender Anda dan bagikan daftar tersebut dengan mereka.

Dengan cara ini, Anda dapat mencoret semua tugas penjadwalan dari daftar tugas dan tetap mendapatkan janji tepat waktu. Alat otomatisasi dapat membantu Anda dengan integrasi aplikasi penjadwalan dan kalender.

2. Tugas Membosankan

Banyak tugas tidak memerlukan pemikiran tingkat tinggi. Seperti menyortir dan menanggapi email, pencadangan data, pembuatan faktur dan penagihan, layanan pelanggan dan keterlibatan, memperbarui informasi kontak, dll.

Jadi, alih-alih menambahkannya ke daftar tugas Anda setiap hari, pertimbangkan untuk mengotomatiskannya. Dan lihat berapa banyak waktu yang Anda sediakan untuk diri sendiri.

3. Mentransfer Informasi Di Antara Beberapa Aplikasi

Tidak ada tempat kerja yang bebas dari tugas ini. Anda selalu membutuhkan data, dan kemudian Anda perlu mentransfer data itu dari satu aplikasi ke aplikasi lain. Tapi jadilah cerdas, jangan menghabiskan waktu untuk menyalin-menempel atau mengimpor dan mengekspor banyak data yang datang kepada Anda secara teratur melalui berbagai cara. Otomatiskan tindakan ini.

4. Tugas yang Menghabiskan Waktu Penting Anda

Selain mengatur jadwal, mengirim email dan invoice, mentransfer data, dan lain-lain, ada tugas lain yang tampaknya penting—posting di media sosial. Anda tentu perlu mempromosikan merek Anda dan terlibat dengan audiens Anda, dan karenanya, tetap aktif di platform ini.

Namun, Anda mungkin harus menghabiskan waktu karena Anda berakhir dalam siklus suka, komentar, dan berbagi yang berulang tanpa henti. Jadi, otomatisasi tugas yang sangat memakan waktu ini.

5 Langkah untuk Otomatisasi Tugas

Daftar mengotomatisasi tugas Anda bisa jadi tidak ada habisnya. Dan terkadang itu bahkan tergantung pada jenis pekerjaan yang Anda lakukan, jadi kami tidak dapat membahas semuanya di sini.

Namun, kami ingin membuat seluruh ide lebih mudah untuk Anda ikuti. Jadi, inilah proses untuk otomatisasi tugas.

Langkah 1: Tulis Tugas Harian

Saat membuat daftar tugas yang harus Anda otomatisasi, mulailah dengan:

• Tuliskan tugas yang Anda lakukan setiap hari.
• Buat daftar waktu yang Anda habiskan untuk setiap tugas.
• Tambahkan frekuensi berapa kali Anda perlu melakukan tugas-tugas itu—setiap jam, harian, mingguan, bulanan, tahunan, dll.

Setelah selesai. Lihat kategori mana yang termasuk dalam kategori berikut. Apakah tugas-tugas itu adalah:

• Dilakukan secara teratur atau sesuai jadwal?
• Membosankan dan dapat dilakukan tanpa berpikir tingkat tinggi?
• Mentransfer informasi dalam aplikasi?
• Memakan waktu penting yang dapat Anda investasikan dalam proyek-proyek yang berharga?

Setelah mendaftar semuanya, ambil yang menurut Anda benar-benar harus diotomatisasi mulai sekarang.

Langkah 2: Riset

Langkah selanjutnya termasuk meneliti alat yang tepat yang dapat Anda gunakan untuk mengotomatisasi tugas Anda. Dasarkan penelitian Anda pada kebutuhan dan anggaran Anda saat ini. Misalnya, jika Anda seorang solopreneur, Anda tidak memerlukan alat otomatisasi yang dibuat untuk perusahaan. Jadi, pilihlah yang sesuai.

Langkah 3: Temukan Alur Kerja Baru

Setelah memilih alat yang akan Anda gunakan untuk mengotomatisasi tugas Anda, temukan sistem alur kerja baru yang sesuai untuk Anda, dan jelaskan bagaimana segala sesuatunya akan bergerak mulai sekarang. Pastikan semua orang di tim tahu tentang perubahan baru sehingga semuanya berjalan lancar.

Misalnya, Anda dapat menjelaskan kepada tim Anda cara menjadwalkan rapat mulai sekarang:

1. Buat profil Anda di kalender, dan pergi ke halaman rumah.

2. Jadwalkan pertemuan baru dengan mengklik Membuat.

3. Pilih durasi pertemuan Anda dari menu sebelah kiri.

4. Pilih ketersediaan waktu dengan menambahkan slot yang berbeda.

5. Publikasikan rapat Anda dengan mengklik Lanjut tombol.

6. Salin link rapat dari halaman ini.

7. Tambahkan link ke email Anda ke klien.

Setelah semua orang di tim merasa nyaman dengan prosesnya, mereka dapat mencoret penjadwalan pertemuan rutin dari daftar tugas harian untuk setiap klien. Mereka hanya dapat membagikan tautan rapat/acara yang sama dengan mereka semua. Berdasarkan berapa banyak slot yang telah diambil, seseorang dapat memilih yang gratis.

Langkah 4: Jalankan Rencana

Setelah semuanya selesai, terapkan rencana baru Anda secara efektif. Kemungkinannya adalah Anda mungkin memiliki sejumlah tugas untuk diotomatisasi, dan rencana Anda mungkin menjadi sedikit lebih rumit dari yang Anda kira. Dalam kasus seperti itu, dapatkan bantuan dari departemen TI Anda dalam membuat dan menjalankan rencana baru Anda dengan alat otomatisasi yang Anda pilih.

Langkah 5: Evaluasi dan Uji

Setelah mengotomatiskan tugas-tugas yang diperlukan, uji kelancaran rencana alur kerja baru. Temukan:

• Efektivitas tugas yang dilakukan.
• Dampaknya pada produktivitas karyawan atau anggota tim.
• Apakah semua orang nyaman menggunakan alat baru?
• Apakah waktu yang dihemat berpengaruh terhadap peningkatan pendapatan Anda? (Yang ini untuk pengusaha, pekerja lepas, dan kontraktor.)

Berikut adalah beberapa alat otomatisasi hebat dengan detail singkatnya untuk menghemat waktu penelitian Anda setelah Anda membuat daftar tugas yang akan diotomatisasi.

Ini adalah solusi perangkat lunak otomatisasi populer yang memungkinkan Anda mengintegrasikan perangkat lunak yang berbeda. Anda dapat membawa data dari satu alat ke alat lainnya dengan menggabungkan aplikasi sehari-hari Anda seperti Gmail, Dropbox, Slack, Google Kalender, Mailchimp, dll.

Dengan alat ini, Anda dapat mengotomatiskan ribuan tugas seperti menge-tweet semua posting blog Anda, menyimpan lampiran dari Gmail ke Google Drive, mencadangkan semua file G-drive Anda ke Dropbox, dan banyak lagi.

Alat ini seperti Zapier dalam hal otomatisasi. Ini membantu Anda untuk mentransfer data di antara aplikasi yang berbeda dan melakukan tugas-tugas lainnya. Tetapi versi gratis IFTTT lebih baik daripada Zapier.

Sementara perangkat lunak yang terakhir membutuhkan setidaknya 10-15 menit untuk mewujudkannya, IFTTT mengambil tindakan instan setelah pemicu ditempatkan.

Tetapi kelemahan dari alat ini adalah hanya baik untuk bisnis satu orang. Mereka tidak memiliki versi untuk tim atau beberapa karyawan. Dan jika itu kebutuhan Anda, gunakan Zapier. Anda dapat menggunakannya untuk mengatur tindakan di antara beberapa perangkat lunak berdasarkan versi berbayar yang Anda gunakan.

Ini adalah alat yang hebat untuk mengotomatisasi dan mengelola posting media sosial Anda. Mereka menyediakan opsi penjadwalan yang sangat baik dan direkomendasikan oleh merek-merek terkenal.

Jika Anda ingin menangani ribuan prospek yang datang tanpa merekrut tim penjualan yang lengkap, pertimbangkan LeadFormly. Ini membantu Anda untuk mengotomatiskan proses penjualan Anda, meningkatkan tingkat konversi Anda, mengelompokkan prospek Anda langsung dari halaman web.

Dengan cara ini, Anda hanya dapat fokus pada penutupan transaksi daripada membuang waktu dalam proses awal prospek.

Ini adalah alat otomatisasi sederhana lainnya untuk usaha kecil. Ini membantu Anda untuk membuat janji, mengatur pertemuan, dan panggilan telepon, dll.

Untuk membuatnya berfungsi, yang harus Anda lakukan adalah mengatur preferensi ketersediaan Anda di Calendly dan menambahkan tautan di email undangan rapat Anda. Klien Anda kemudian dapat memilih waktu yang sesuai dengan kebutuhan mereka dari daftar itu. Terakhir, waktu yang mereka pilih akan secara otomatis dijadwalkan di kalender Anda, dan Anda akan diberi tahu sesuai dengan itu.

Otomatiskan Tugas Rutin Anda Sekarang

Berhenti menghabiskan waktu berjam-jam untuk tugas-tugas penting tetapi monoton.

Luangkan waktu untuk mengotomatiskan semua tugas tersebut, menelusuri kategori yang baru saja Anda baca, meneliti alat yang dapat membantu, dan menghemat beberapa jam setiap hari.

5 Cara Otomatisasi Dapat Meningkatkan Produktivitas Anda

Mengotomatiskan beberapa tugas berulang yang Anda lakukan setiap hari dapat menghemat banyak waktu. Berikut adalah beberapa ide otomatisasi untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan!

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis