Mengapa Peralihan Konteks Menyabotase Produktivitas Anda (dan Apa yang Dapat Anda Lakukan Tentang Ini)

Kapan terakhir kali Anda memiliki lebih dari 30 menit fokus tanpa gangguan saat mengerjakan tugas? Bahkan, kemungkinan kami akan kehilangan Anda karena email, pesan Slack, peringatan berita terbaru, atau video YouTube sebelum Anda selesai membaca artikel ini.

Ketika Anda memecah energi Anda dan fokus pada begitu banyak tugas yang berbeda, Anda tidak bisa menjadi diri Anda yang paling produktif. Pada artikel ini, kita akan mengeksplorasi alih konteks, dan cara mengatasinya.

Apa itu Peralihan Konteks?

Peralihan konteks, pengalihan tugas, atau multitasking terjadi ketika Anda melompat dari satu tugas atau aktivitas ke tugas atau aktivitas lainnya tanpa menyelesaikan tugas sebelumnya, mengalihkan perhatian Anda dan kehilangan waktu dalam prosesnya.

Tapi, dalam arti praktis, kami percaya konteks atau pengalihan tugas adalah istilah yang lebih akurat untuk menggambarkan apa yang dianggap banyak orang sebagai multitasking. Ini karena, dalam banyak kasus, kita hanya dengan cepat mengalihkan perhatian kita dari satu tugas ke tugas lain daripada berfokus pada banyak tugas secara bersamaan, karena ini

belajar mengungkapkan bahwa otak kita tidak bisa melakukan itu.

Pergantian tugas mungkin tampak tidak ofensif di permukaan. Itu bahkan bisa menipu Anda untuk percaya bahwa itu membantu Anda menjadi lebih efektif, tetapi pengalihan konteks seperti bola perusak yang mendapatkan momentum untuk menghancurkan produktivitas Anda, karena ini riset menunjukkan.

Ini terjadi karena otak Anda melewati fase refraktori sebelum Anda kembali ke sebelumnya tugas atau mulai yang berikutnya, karena mencoba mengingat apa yang sedang Anda kerjakan atau menyesuaikan dengan yang baru aktivitas.

Oleh karena itu, pengalihan tugas pada beberapa kesempatan memberikan banyak tekanan pada kemampuan kognitif Anda. Terlebih lagi, stres gabungan dari pikiran mengganggu tentang tugas yang belum selesai yang Anda tinggalkan sebagai Efek Zeigarnik tendangan dapat menyebabkan kelebihan beban mental dan kelelahan.

Itulah waktu, konsentrasi, energi, dan kreativitas yang dapat Anda gunakan untuk bekerja secara produktif pada proyek Anda yang sia-sia. Pajak yang Anda bayar untuk pengalihan tugas adalah waktu penyelesaian yang lebih lama untuk proyek dan kemungkinan kesalahan yang meningkat.

Mengapa Kita Menjadi Korban Peralihan Konteks

Memahami mengapa begitu mudah untuk melompat dari satu tugas ke tugas lain dan begitu menantang untuk tetap fokus adalah kunci untuk membuat rencana yang efektif untuk melawan. Berikut adalah beberapa alasan Anda beralih konteks:

1. Akses cepat ke lautan informasi yang luas.
2. Otak Anda sangat membutuhkan hal-hal baru dan suka berkeliaran.
3. Alat digital dirancang untuk bersaing mendapatkan perhatian Anda.
4. Mengganggu notifikasi dari komputer dan ponsel cerdas Anda.
5. Budaya "selalu aktif" menciptakan tuntutan kerja yang berlebihan dan meningkatkan harapan untuk segera menanggapi email atau pesan lain, dll.

Cara Mengatasi Pergantian Konteks

Membuat rencana untuk menangani pengalihan tugas memungkinkan Anda memasuki keadaan aliran yang mendorong kerja mendalam, nikmati waktu penyelesaian yang lebih singkat untuk tugas dan margin kesalahan yang lebih rendah, dan kurangi bekerja dari rumah terbakar habis.

Karena itu, berikut adalah beberapa tip dan alat digital untuk membantu Anda menjadi lebih baik dalam menyusun hari Anda untuk mengatasi pengalihan tugas:

1. Gunakan Pengelola Tugas Digital

Salah satu alasan Anda cenderung beralih konteks adalah bahwa Anda mungkin secara fisik mengerjakan sebuah proyek namun secara mental berfokus pada yang lain, meningkatkan kemungkinan Anda untuk melompat ke sana. Namun, membuat rencana memungkinkan Anda membangun otot fokus untuk berkonsentrasi pada tugas di depan Anda.

Anda dapat menggunakan pengelola tugas digital seperti Trello untuk mendapatkan semua tugas yang Anda rencanakan untuk dikerjakan nanti dari pikiran Anda, memungkinkan Anda untuk fokus hanya pada satu yang ada. Akan sulit untuk benar-benar menghilangkan semua tugas itu dari pikiran Anda di awal, tetapi Anda akan menjadi lebih baik seiring waktu.

Unduh: Trello untuk Android | iOS (Gratis, versi premium tersedia)

2. Pilih Teknik Prioritas yang Tepat

Teknik penentuan prioritas adalah alat yang paling efektif untuk membantu Anda fokus pada tugas terpenting Anda sebelum pindah ke tugas berikutnya. Mereka memungkinkan Anda untuk menilai semua tugas Anda, dan mengaturnya sesuai dengan prioritas.

Anda dapat menggunakan metode MoSCoW, atau teknik prioritas lainnya ini, untuk mengatasi peralihan konteks dan meningkatkan produktivitas Anda. Memasukkannya ke dalam rutinitas Anda akan membantu Anda membedakan antara tugas bernilai tinggi—yang harus Anda fokuskan sekarang, dan tugas bernilai rendah—yang dapat Anda delegasikan kepada orang lain atau abaikan.

3. Manfaatkan Pemblokiran Waktu dan Pengumpulan Tugas

Setelah menetapkan daftar tugas dan mengatur tugas sesuai prioritas, Anda dapat menambahkan lebih banyak struktur ke hari kerja dengan memanfaatkan pengelompokan tugas dan pemblokiran waktu.

Pengelompokan tugas berarti mengatur tugas Anda dengan mengelompokkannya berdasarkan kesamaan dan menanganinya dalam blok waktu yang ditentukan, daripada melakukannya secara sporadis sepanjang hari. Misalnya, pilih blok waktu di siang hari untuk tugas yang berulang atau langsung seperti menanggapi email.

Selain itu, Anda dapat membuat blok waktu untuk aktivitas rekreasi atau tugas yang tidak terkait dengan pekerjaan Anda, seperti menelusuri umpan Twitter atau menonton video YouTube. Teknik ini akan membantu Anda menghemat waktu, mengurangi gangguan, dan menghindari pengalihan konteks.

4. Beristirahatlah Secara Teratur

Banyak orang masih menganggap istirahat sebagai kemewahan di tempat kerja, padahal tidak. Itu karena fokus yang mendalam pada tugas, atau pengalihan konteks, keduanya membutuhkan banyak energi. Oleh karena itu, istirahat adalah suatu keharusan karena memungkinkan Anda untuk beristirahat, mengisi ulang, dan mendapatkan kembali fokus Anda.

Anda dapat membiasakan untuk memasukkan jeda mikro setelah setiap blok waktu dengan memanfaatkan Metode Pomodoro untuk meningkatkan produktivitas Anda. Selama istirahat itu, Anda dapat melakukan latihan pernapasan, berjalan-jalan, meregangkan tubuh, atau melakukan aktivitas lain yang Anda sukai, untuk mengalihkan pikiran dari pekerjaan selama beberapa menit.

5. Manfaatkan Komunikasi Asinkron

Seperti yang telah kami sebutkan di atas, meningkatnya harapan untuk segera menanggapi email atau pesan lainnya adalah salah satu alasan utama orang cenderung beralih tugas. Komunikasi asinkron adalah komunikasi yang tidak terjadi secara real-time.

Jadi, untuk mengatasi pengalihan konteks, Anda dapat memanfaatkan dan mendorong komunikasi asinkron di tempat kerja Anda, terutama terkait pesan yang tidak mendesak. Misalnya, Anda dapat menggunakan Wiki internal perusahaan Anda atau papan pesan bersama untuk menerbitkan pembaruan yang dapat diperiksa oleh rekan kerja Anda saat mereka bisa.

Dapatkan Kembali Fokus dan Produktivitas Anda

Cara terbaik untuk melakukan pekerjaan Anda yang paling produktif adalah dengan berkonsentrasi pada satu hal pada satu waktu. Dengan menggunakan tips dan alat digital ini, Anda dapat melatih otak Anda untuk melakukan satu tugas, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi stres.

Cara Menguasai Single-Tasking Menggunakan Teknologi untuk Meningkatkan Produktivitas Anda

Berfokus pada satu tugas pada satu waktu membantu Anda melakukan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat. Berikut adalah beberapa tip dan alat digital untuk membantu Anda menguasai tugas tunggal.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis